1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом

Учетная компонента (конфигурация "Инвентаризация и управление имуществом"), реализует функции учета имущества и получения отчетности. Учетная компонента не является самостоятельным программным продуктом, для ее работы необходимо наличие установленной платформы "1С:Предприятие 8.3".

Мобильное приложение (МП), позволяет автономно совершать наиболее актуальные операции с имуществом посредством радиотерминала сбора данных (ТСД), в т. ч. оснащенного аппаратными средствами для автоматической идентификации – сканером штрих-кодов или RFID-считывателем.

Обмен данными между МП и информационной базой решения реализован на базе веб-сервиса, что позволяет ТСД взаимодействовать с конфигурацией по каналу Wi-Fi, через Интернет.

Мобильное приложение предназначено для использования на ТСД или мобильных устройствах, работающих под управлением ОС Android, а также приложение для ТСД работающих под управлением MS Windows CE/Mobile (лицензии с привязкой к устройству).

Учетная и мобильная компоненты могут быть использованы как вместе, так и по отдельности. Например, если учет имущества в компании уже ведется в "1С:ERP Управление предприятием", но при этом требуется применение мобильных средств и средств автоматической идентификации (RFID и штрихкодирование), то возможно внедрение только мобильной компоненты и интеграция ее с учетной системой. Если же по каким-либо причинам не требуется внедрение мобильных технологий и технологий автоматической идентификации, то возможно внедрение только учетной компоненты.

Нормативно-справочная информация (НСИ) включает в себя набор классификаторов, справочников, словарей, стандартов, регламентов, используемых предприятием. Нормативно-справочную информацию в системах автоматизации деятельности компании можно считать самостоятельной компонентой — подсистемой, требующей своего управления. Ведение справочников подсистемы возможно как на стороне учетной компоненты, так и с помощью импорта централизованных справочников из учетных систем 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP Управление предприятием. Сама учетная система может в свою очередь выступать в роли мастер-системы для других информационных баз. Ведение справочников Типы имущества и Места расположения позволяет гибко структурировать и классифицировать информацию об используемом имуществе и аналитике его хранения для последующих инвентаризаций и операций перемещения. Благодаря возможности разделения имущества по счетам учета обеспечивается интеграция учетной части с системами регламентированного учета, в которых имущество разделяется на основные средства, материалы и инвентарь, как на балансе, так и за балансом.

Подсистема Управление имуществом позволяет вести единый учет всех объектов имущества, с контролем количества, типов, ответственных, статусов и т.д.; получать актуальную информацию об объектах имущества и выполнять ее оперативное обновление в соответствии с требованиями.

Подсистема предоставляет пользователю возможность регистрации в системе процессов, связанных с управлением имуществом.

Такими процессами являются:

• Регистрация имущества;
• Возврат имущества;
• Выдача имущества;
• Передача имущества
• Списание имущества;
• Выбытие имущества.

Система предоставляет пользователю возможность регистрации операций, связанных с управлением имуществом, таких как регистрация имущества, выдача в подразделения, возврат на склад, списание и т.п. Перечень возможных операций с имуществом может быть гибко настроен самими пользователями системы в зависимости от внутренних бизнес-процессов. Возможности настройки позволяют изменять реквизитный состав операций, фильтры отбора объектов имущества, обязательность заполнения и предопределённые значения реквизитов.

Существует возможность задания произвольных атрибутов для каждого типа имущества. К каждому объекту имущества может быть привязана дополнительная информация в виде правоустанавливающих документов, свидетельств, лицензий, гарантий и т.п.

В системе реализован сквозной учет всего имущества с возможностью использования префиксов инвентарных номеров для разных типов имущества. Для учета старых объектов имущества, уже имеющих неструктурированные инвентарные номера, имеется возможность быстрого подбора как по старому инвентарному номеру, так и новому, присвоенному учетной системой.

С помощью отдельного документа ввода начальных остатков можно быстро загрузить данные об уже имеющемся имуществе. В документе имеется возможность загрузки данных из табличных документов (например, MS Excel), а также сохранения идентификаторов объектов имущества для целей интеграции со смежными системами.

В системе ведется вся история по каждому объекту имущества.

Все операции связанные с перемещением имущества (возврат, выдача, передача, а также списание) осуществляется в системе с помощью документа Перемещение имущества.

Имущество может перемещаться между организациями, подразделениями, МОЛ, местами расположения и ответственными держателями. Также с помощью документа Перемещение имущества может быть изменен статус объекта имущества.

Документ Перемещение имущества в зависимости от типа операции трансформируется в соответствующий документ согласно выбранному типу операции. Состав реквизитов также предопределяется согласно выбранному типу операции перемещения.

В рамках мобильного приложения реализована возможность выполнять операцию Перемещения имущества с помощью ТСД, посредством автоматической идентификации (штрихкодирование или RFID).

Выбытие имущества – это операция, при которой объект имущества перманентно уходит с остатков в системе.

Средства автоматической идентификации - штрихкодирование и радиочастотная идентификация (RFID) предназначены для автоматизации операций с объектами имущества, снижения влияния «человеческого фактора» и повышения производительности труда операторов системы.

Регистрация в системе нового штрих-кода и/или RFID метки производится в системе с помощью документа Назначение ШК и RFID.

В системе предусмотрена возможность ведения реестра карточек документов, относящихся к объектам имущества (разрешительные, правоустанавливающие, технические и прочие относящиеся к имуществу документы). На каждый такой документ в системе создается электронная карточка, имеющая уникальные для данного типа документа поля.

К карточке документа могут быть привязаны файлы. Например, скан-копии документов. Зарегистрированный документ может быть связан с одним или несколькими объектами имущества в Реестре имущества.

В системе может быть проведена процедура изменения инвентарных номеров. Причины изменения инвентарных номеров могут быть различны: ошибочно указан инвентарный номер при регистрации имущества (в случае ручного ввода), слияние организаций с приведением инвентарных номеров к единому шаблону, по имуществу, по которому велся количественный учет, теперь будет вестись пообъектный учет и т.д.

В системе предусмотрена печать этикеток для маркировки объектов имущества. Печать этикеток можно осуществить из различных мест в системе:

• с Рабочего стола;
• из реестра имущества (форма списка справочника Имущество);
• из карточки объекта имущества (форма элемента справочника Имущество).

Система предоставляет пользователю возможность проводить регулярные инвентаризации имущества. В ходе процесса инвентаризации производится автоматическое сопоставление данных, соответствующих последней инвентаризации с актуальным состоянием. По результатам инвентаризации могут быть распечатаны все необходимые регламентированные формы. Также при необходимости можно быстро и удобно создать документы перемещения и выбытия по результатам инвентаризации с помощью механизма ввода на основании.

Для максимальной эффективности процесса инвентаризации рекомендуется выполнять данную задачу с применением мобильного терминала сбора данных, оснащенного RFID-считывателем. Для этого в мобильном клиенте предусмотрена соответствующая функциональность. По результатам работы оператора ТСД табличная часть документа Инвентаризация заполняется из мобильного клиента.

Для интеграции с системами регламентированного учета предусмотрено автоматическое разделение документов инвентаризации по организациям, подразделениям, складам и материально-ответственным лицам.

Для различных мест хранения можно указывать отдельные опции инвентаризации (частота проведения, ответственные лица, включения в плановые значения объектов имущества, находящихся в дочерних местах расположения и т.д.). Сотрудники могут создавать задания на инвентаризацию с указанием сроков проведения и возможностью проверки результатов ее проведения.

Регистрация результатов инвентаризации по каждому объекту имущества производится в документе Инвентаризация. При проведении инвентаризации учетные данные по каждому объекту имущества сравниваются с фактическими данными, полученными в результате инвентаризации.

Диагностические осмотры имущества проводятся с целью контроля значений показателей по каждому объекту имущества и анализа отклонений. По результатам анализа могут быть приняты какие-либо решения, например, отправки объекта имущества в ремонт.

В системе реализованы следующие функции:

• проведение осмотра состояния имущества, с указанием значений каждого контролируемого показателя как на экране мобильного терминала сбора данных, так и непосредственно в учетной компоненте;
• регистрация данных по диагностическим осмотрам в системе.

Состав показателей определяется для каждого объекта имущества (типа имущества). Максимальная эффективность данной операции достигается при использовании мобильного терминала сбора данных, оснащённого RFID-считывателем. 

Данная функциональность служит для регистрации потребностей подразделений в необходимом имуществе, а также для формирования заказов на закупку поставщикам имущества и контроля их исполнения.

Потребности в имуществе могут удовлетворяться путем закупки нового имущества у поставщика или из имеющихся запасов (со склада). Также существует возможность отклонения потребностей.

Заказы на закупку оформляются на основании введенной информации о потребностях и могут проходить процедуру согласования. Потребность в имуществе и статусы заказов на закупку могут контролироваться с помощью аналитических отчетов.

В программе представлен набор различных видов отчетов, позволяющих осуществлять разносторонний анализ в отношении эксплуатации имущества организации.

В конфигурации имеются широкие возможности настройки каждого отчета. Причем, в зависимости от настроек, форма отчета также может меняться.

Все отчеты, представленные в конфигурации, можно экспортировать в таблицу MS Excel и использовать вне информационной базы.

В системе пользователь может сформировать отчет с предложенными системой настройками или установить свои настройки.

Обеспечивается интеграция с внешними программами отечественных и зарубежных разработчиков (например, системами управления ресурсами предприятия, бухгалтерскими системами) и оборудованием (например, терминалов сбора данных, принтеров этикеток) на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных, поддерживаемых платформой "1С:Предприятие 8.3".

В "1С:Инвентаризация и управление имуществом" предусмотрен обмен данными с типовыми решениями "1С:Бухгалтерия предприятия 3.0" и "1С:ERP Управление предприятием 2.4, 2.5 ". Обмен данными осуществляется с помощью механизма файлового обмена в формате XML. В конфигурации предусмотрен двусторонний обмен данными, который может выполняться автоматически (по заданному расписанию) или вручную по требованию пользователя.

Решение "1С:Инвентаризация и управление имуществом" разработано на современной технологической платформе "1С:Предприятие 8.3", которая позволяет:

• обеспечить высокую надежность, производительность и масштабируемость системы;
• организовать работу с системой через Интернет, в режиме тонкого клиента или веб-клиент (через обычный интернет-браузер), в том числе в "облачном" режиме;
• создавать мобильные рабочие места с использованием планшетов и иных мобильных устройств;
• настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей с учетом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек.