Дата Софт: Миграционный учет. Расширение для 1С:Университет ПРОФ

Продукт «Дата Софт: Миграционный учет. Расширение для «1С:Университет ПРОФ» предназначен для автоматизации процессов миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства, обучающихся в образовательной организации.

Продукт «Дата Софт: Миграционный учет. Расширение для «1С:Университет ПРОФ» представляет собой отдельную подсистему для конфигурации «1С:Университет ПРОФ», реализованную в виде расширения.

Подсистема обеспечивает централизованное управление документацией, связанной с пребыванием иностранных студентов, в строгом соответствии с законодательством РФ (Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ, Федеральный закон от 18.07.2006 № 109-ФЗ, приказы МВД России) и обеспечивает:

Стандартизацию и унификацию процессов формирования комплекта документов для территориальных органов МВД России;
Повышение качества и систематизацию деятельности международных служб, деканатов и иных подразделений вуза, задействованных в сопровождении иностранных обучающихся;
Всесторонний учет нормативных требований при оформлении визовых приглашений, продлении виз и сроков пребывания;
Формирование визовых анкет и ходатайств различных видов (об оформлении приглашения на въезд в РФ, о продлении учебной визы, о продлении срока пребывания, о постановке на миграционный учет и др.);
Формирование уведомлений о завершении или прекращении обучения, а также о предоставлении академического отпуска иностранным гражданам;
Автоматизацию заполнения печатных форм документов данными из единой информационной базы вуза (ФИО, паспортные данные, данные учебных планов);
Анализ выданных документов и получение сводной отчетности (Отчетность: Отчет по визовым анкетам, Отчет по ходатайствам и др.).

Разработка программного продукта основывалась на учете требований нормативной документации:

Федеральный закон от 25.07.2002 № 115 «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 18.07.2006 №109 «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации»;
Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 29.09.2020 № 677 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче приглашений на въезд в Российскую Федерацию иностранных граждан и лиц без гражданства»;
Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации, Министерства иностранных дел Российской Федерации от 27.04.2017 № 233/235/7018 «Об утверждении формы визовой анкеты, представляемой иностранным гражданином или лицом без гражданства в Министерство внутренних дел Российской Федерации для получения государственной услуги по оформлению, выдаче, продлению срока действия либо восстановлению визы».
Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 24.11.2023 № 904 «Об установлении порядка подачи образовательной или научной организацией уведомления о предоставлении иностранному гражданину (лицу без гражданства) академического отпуска, о завершении или досрочном прекращении обучения иностранного гражданина (лица без гражданства)... и формы указанного уведомления».

Одной из основных задач вуза при работе с иностранными студентами является своевременное и корректное оформление документов для органов МВД. Ключевая проблема указанного процесса заключается в отсутствии централизованного хранилища данных и автоматизированных печатных форм, соответствующих актуальным требованиям ведомств, что приводит к ошибкам ручного ввода и рискам нарушения миграционного законодательства. Решением указанной проблемы является автоматизация процессов создания документационного обеспечения миграционного учета.

Программный продукт позволяет автоматизировано подготовить пакет актуальных документов для МВД (как в печатном, так и в электронном виде). В подсистеме возможна подготовка следующих документов:

Визовая анкета;
Гарантийное письмо;
Ходатайство об оформлении приглашения на въезд в РФ;
Ходатайство о продлении учебной визы;
Ходатайство о продлении срока пребывания;
Ходатайство о постановке на миграционный учет
Ходатайство на академический отпуск;
Ходатайство на отчисление и выпуск
Ходатайство на продлении регистрации после выдачи новой визы
Ходатайство оформлении приглашения;
Уведомление о завершении или прекращении обучения иностранного гражданина.

Программный продукт позволяет реализовать:

доступ к данным и формированию документов в соответствии с разграничением прав (на основе ролей и профилей доступа);
вывод на печать унифицированных форм, соответствующих требованиям МВД (визовые анкеты, ходатайства, уведомления);
автоматический учет персональных данных студента из карточки физического лица и данных об обучении из учебного плана в формах документов;
получение отчетной информации о сформированных визовых анкетах и ходатайствах в разрезе периодов и видов документов;
контроль наличия действующей визы при формировании отчетности;
централизованное хранение справочных данных, специфичных для миграционного учета (подразделения полиции, руководители МВД, вакцины и др.).

Хранение справочных данных

В подсистеме заложена возможность ведения специализированных справочников, обеспечивающих единообразное заполнение документов и хранение актуальной информации:

Адреса регистрации для МВД: хранение информации об адресах регистрации иностранного гражданина для использования в документах.
Вакцины: Ведение перечня наименований профилактических прививок, используемых при оформлении сведений о вакцинации в разделе «Информация о здоровье» карточки физического лица.
Подразделения полиции: хранение перечня наименований отделений полиции, требуемых при заполнении ходатайств и анкет.
Руководители МВД: хранение информации о руководителях территориальных подразделений МВД (ФИО в именительном и дательном падежах, звание), с возможностью указания сотрудника по умолчанию для автоматической подстановки в печатные формы.
Должность подписания ходатайств: настройка значения по умолчанию для должности ответственного лица вуза при подписании ходатайств.

Формирование документов

Подсистема позволяет формировать ключевые документы миграционного учета непосредственно из карточек иностранных студентов или списков, используя централизованные справочные данные вуза.

Визовая анкета

Позволяет формировать анкеты для получения визы с указанием кратности (однократная/многократная), категории визы, действий с визой и маршрута предполагаемого пребывания. Доступна печатная форма документа для подачи в органы МВД.

Ходатайство

В подсистеме реализованы различные виды ходатайств, настраиваемые выбором соответствующего типа документа. В зависимости от выбранного вида открывается специализированная форма с набором полей, соответствующих регламенту МВД.

Ходатайство об оформлении приглашения

Формирование документа для вызова иностранного гражданина с указанием даты въезда в РФ.

Ходатайство о выдаче приглашения для въезда в РФ

Детализированная форма, включающая сведения об ОВД/МВД, принимающей и приглашающей стороне, целях и сроках поездки, а также о приеме и получении готовых документов.

Ходатайство о продлении многократной учебной визы

Формирование ходатайства для продления визы на основании текущего обучения. Данные о сроке обучения заполняются автоматически из учебного плана.

Ходатайство о продлении срока пребывания

Аналогично продлению визы, но с дополнительным указанием адреса пребывания и автоматическим расчетом сроков обучения.

Ходатайство (академический отпуск)

Формирование документа в связи с оформлением студенту академического отпуска, с указанием данных приказа и периода отпуска.

Уведомление о завершении или прекращении обучения

Позволяет сформировать обязательное уведомление в органы МВД о завершении/прекращении обучения или предоставлении иностранному гражданину академического отпуска.

Формирование отчетов по выданным документам

Данные формирующихся в информационной базе документов позволяют получать актуальную аналитику по работе с миграционным учетом за произвольный период. В подсистеме возможно формирование следующих отчетов:

Отчет по визовым анкетам. Отображение данных по всем проведенным визовым анкетам за период с указанием наличия или отсутствия действующей визы у студента;
Отчет по ходатайствам. Получение сводных данных по выбранному виду ходатайств за указанный период, что позволяет контролировать количество и статус поданных документов.

Итоги внедрения подсистемы "Миграционный учет":

Создание единой информационной базы данных по миграционным документам иностранных студентов, интеграция с основными данными контингента;
Автоматизированное формирование документационного обеспечения для органов МВД (визы, приглашения, уведомления); преобразование деятельности международных отделов и деканатов;
Упорядочивание процесса сопровождения иностранных граждан, уменьшение количества рутинных, механических операций и ошибок ручного ввода;
Выполнение требований миграционного законодательства РФ вузом. Соответствие документов актуальным регламентам МВД России;
Оперативность изменений форм документов при обновлении нормативной базы и конфигурации;
Оперативный анализ и контроль статусов выданных ходатайств и визовых анкет. Отпадает необходимость в ведении параллельного учета в электронных таблицах;
Снижение рисков, связанных с нарушением сроков пребывания иностранных граждан и порядка предоставления отчетности в надзорные органы.