Автоматизация документооборота на базе "1С:Документооборот КОРП" редакция 3.0 в АО "Находкинский завод минеральных удобрений"

Задачи:

• Детализировать требования,
• Сформировать Техническое задание на разработку и настройку системы,
• Подготовить прототип системы,
• Обучить пользователей,
• Перенести разработки и настройки из прототипа системы на продуктивную среду,
• Отладка системы и адаптация пользователей при работе в системе.

Основные этапы проекта:

1. Обследование и проектирование,
2. Разработка и настройка прототипа системы,
3. Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации системы,
4. Опытно-промышленная эксплуатация системы.

Ситуация до внедрения

НЗМУ — это один из крупнейших инвестиционных проектов на Дальнем Востоке России.

До старта проекта, в АО "НЗМУ" использовалась система электронного документооборота стороннего вендора на устаревшей платформе, которая имела ограничения по развитию функционала. Процессы были ограничены до простых с одним типом задач. Интеграция с оператором электронного документооборота не позволяла подписывать документы с использованием МЧД (механизма цифровой подписи). Также отсутствовала интеграция с учетными системами "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Бухгалтерия" в группе компаний.

Уникальность и инновационность проекта

• Реализован функционал интеграции со сторонней системой электронного документооборота с использованием фонового подписания документов без необходимости авторизации в сервисе ЭДО. Реализована возможность подписания УКЭП ФЛ с использованием МЧД. Ранее такой функционал не реализовывался сотрудниками компании "1С-КПД".
• Реализован функционал автоматического принятия правок в файлах формата doc/docx перед формированием подписной версии.
• Реализован функционал парафирования документов.

Публикации о проекте

• Автоматизация документооборота на базе 1С:Документооборот КОРП редакция 3.0 в АО "Находкинский завод минеральных удобрений"

Результаты проекта

В результате реализации проекта были настроены все процессы, которые ранее существовали в старой СЭД, в процессе внедрения частично они были оптимизированы:

Кадровые приказы

• Настроена интеграция между 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Документооборот, теперь после создании в 1С:ЗУП приказ автоматически передается в СЭД, формируется его карточка;

• Добавлено разделение на тематики (11 штук), в зависимости от тематики строится маршрут обработки.

Должностная инструкция

• Выделена в отдельный вид документа, настроен свой маршрут обработки

Извещение о командировке

• Выделено в отдельный вид документа, настроен свой маршрут обработки;
• Автоматизирован расчет суточных;
• Добавлена возможность указания командировочных расходов.

Авансовые отчеты

• Настроено автоматическое создание карточки АО на основании согласованного извещения о командировке;
• При проведении АО бухгалтером происходит автоматическая передача файла АО в карточку СЭД, т.е. бухгалтеру не нужно прикреплять его вручную;
• АО разделен тематиками: по командировкам и хоз.нужды со своими маршрутами обработки.

Служебные записки

• Добавили 4 тематики: СЗ общая, Заявка на хоз. нужды, СЗ о закупке ТРУ и СЗ о корректировке или отмене закупки ТРУ. Каждая из СЗ имеет свои маршруты обработки;
• Добавили отдельный вид документа – заявка на выдачу сим-карты со своим маршрутом обработки.

Входящие письма

• Реализация отчета "Поручения по входящим документам".

Исходящие письма

• Создали два отдельных вида: Исходящее письмо и Запрос ТКП (для всех структурных подразделений);
• Настроены маршруты согласования для каждого вида документа;
• Автоматизировали заполнение реквизитов из карточки в документ в каждом маршруте.

ОРД

• Автоматизировали заполнение в шаблонах регистрационного номера и даты документа.

ЛНА

• Разделили на 3 тематики, для каждой автоматизировали заполнение в шаблоне регистрационного номера и даты документа;

• Настроили для каждой тематики свой маршрут согласования.

Служебная записка о закупке товаров, работ, услуг

• Настроен отдельный вид служебной записки с маршрутом обработки в соответствии с Положением о закупках.

Закупки: Исходящее письмо - Запрос технико-коммерческого предложения (ТКП)

• Выделен в отдельный вид документа. Настроен маршрут обработки документа в соответствии с Положением о закупках;

• Настроена возможность создать данный документ на основании ранее согласованной СЗ о закупке ТРУ, при этом документы будут связаны друг с другом.

Закупки: Тендерная таблица

• Выделена в отдельный вид документа. Настроен маршрут обработки документа в соответствии с Положением о закупках;
• Настроена возможность создать данный документ на основании ранее согласованной СЗ о закупке ТРУ и/или Запрос ТКП, при этом документы будут связаны друг с другом;
• Реализация отчёта "Отчет по закупкам".

Доверенности

• Созданы два отдельных вида документов: Заявка на выдачу доверенности и Доверенность;
• Настроены маршруты обработки каждого вида документа;
• Настроены уведомления ответственных об окончании срока действия доверенности.

Договоры/ДС

• Разделили договоры на два вида: Типовой и Нетиповой;
• При согласовании нетипового договора добавлено разделение на этапы: согласование проекта договора, согласование подписной версии;
• Добавлены укороченные отдельные маршруты для согласования Типового договора и Дополнительного соглашения;
• Загружены в систему шаблоны Типовых договоров;
• Реализация функционала по автоматическому принятию правок в файле формата doc/docx.;
• Введен новый этап – Парафирование, по итогам выполнения которого происходит проставление кода "Парафировано" в лист согласования и в сам договорной документ;
• Добавлен новый этап "Передача документа в архив";
• Добавлена возможность подписания документов ЭП через сторонне ПО ЭДО;
• Разработан новый вид листа согласования;
• Доработан отчёт "Список заключенных договоров".

Первичные учетные документы

• Настроена возможность обмена неформализованными документами с контрагентами через сторонне ПО ЭДО;
• Настроено авто создание карточек входящих документов, автозагрузка файлов, подписание/отклонение из типовой задачи "1С";
• Появилась возможность пакетной обработки сканов бумажных документов.

В ходе проекта был выполнен перенос исторических данных из старой СЭД в новую:

• Приведено в соответствие порядка 120 реквизитов - многие поля в старой СЭД и 1С:ДО имеют разные названия;
• Исключены дубликаты 17 965 документов с помощью программного робота (не создавали отдельные карточки для одних и тех же документов в 1С:ДО);
• Программный робот ~87 тысяч раз нажал кнопку сформировать лист согласования в старой СЭД и приложил их к документам для последующей загрузки в 1С:ДО (листы согласования в старой СЭД формируются только при нажатии кнопки сотрудников);
• Менее 1% исторических файлов не загрузились с первого раза, были догружены.

Экономический эффект от внедрения

• сокращение операционных и административных расходов: 96%