Автоматизация формирования отчетности на базе ПП "1С:Свод отчетов 8 ПРОФ" в Министерстве образования Красноярского края

В ООО ”Государственные проекты 1С-Рарус”
от Министерства образования Красноярского края

Создание единой системы учета финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений образования Красноярского края

Министерство образования Красноярского края осуществляет государственную политику и нормативное правовое регулирование в сфере образования края, науки, государственной поддержки инновационной деятельности, а также в сфере защиты прав и основных гарантий ребенка, а также осуществляет полномочия и функции учредителя в отношении подведомственных организаций.

Компания “1С-Рарус” и Министерство образования Красноярского края создали ведомственную информационную систему «Бюджетный учет системы образования» (ВИС БУСО), объединяющую 158 краевых учреждений системы образования. Система обеспечивает работу 760 пользователей из 26 населенных пунктов Красноярского края. Архитектура системы построена на платформе «1С:Предприятие 8 КОРП» и технологии «1С:Фреш». В функционал ВИС БУСО входят подсистемы, построенные на базе типовых программ “1С”, а также специально разработанные подсистемы аналитической отчетности в части оплаты труда, проведения государственных итоговых аттестаций (ГИА), учета взаиморасчетов с опекунами, усыновителями, приемными родителями, детьми-сиротами, учет премиальных и стипендиальных выплат. Для обеспечения контроля количественных и качественных показателей работы пользователей создан монитор контроля качества ведения бюджетного учета и расчета заработной платы подведомственных учреждений. Разработаны и применены механизмы формирования отчетов о времени работы пользователей в системе, количестве созданных ими документов, ошибок технологического анализа данных бухгалтерского учета в разрезе видов проверок и учреждений, итогов сдачи регламентированной отчетности.

Ситуация до начала проекта:
1. Разветвленная организационная структура.
Территориально учреждения распределены по 26 населенным пунктам Красноярского края, что осложняло коммуникации, взаимодействие и работу каналов связи между ними надлежащим образом.
2. Сбор и консолидация регламентированной отчетности.
Процесс выполнялся в специально выделенной локальной информационной базе, большая часть проверок выполнялась вручную, исправление ошибок требовало дополнительных итераций и согласований с бухгалтерами учреждений. Отчетность предоставлялась в разных форматах, унификация ее занимала длительное время.
3. Расчет компенсаций по проведению государственных итоговых аттестаций.
Этот процесс сопровождается сбором и подготовкой 7 видов документов по каждому работнику, а также 3 видам документов по каждому ППЭ. Все они составлялись и обрабатывались вручную, затем на бумажных носителях передавались в КГСБУ «Территориальная централизованная бухгалтерия» для перечисления денежных средств.
4. Взаиморасчеты с опекунами и попечителями.
Персонифицированная отчетность по 20 000 опекунам и попечителям формировалась вручную, отсутствовала автоматическая проверка первичной информации и итоговых расчетов, не поддерживались изменения законодательства.
5. Учет премиальных и стипендиальных выплат.
Текущая система расчета выплат не позволяла автоматически загружать данные в АЦК-Финансы, пользователи вручную дублировали данные в две системы.
6. Контроль количественных и качественных показателей работы пользователей
Разветвленная система учреждений, их территориальная удаленность, наличие различных программных продуктов требовала обеспечить надлежащий контроль качества ведения бюджетного учета и расчета заработной платы подведомственных учреждений. До старта проекта было выявлены следующие факты:
● контроль ведения бюджетного учета осуществляется в основном на этапе сбора и консолидации регламентированной отчетности, либо во время проведения проверок ведения учета в отдельных учреждениях, что приводило к расхождению между отчетами текущего и предыдущих отчетных периодов.
● недостаточное количество инструментов для оперативного контроля качества ведения бюджетного учета в подведомственных учреждениях.

Результаты проекта:
● Автоматизирована деятельность 760 пользователей в 158 учреждениях образования Красноярского края.
● Использование облачных сервисов обеспечило прозрачность ведения бюджетного учета и расчета заработной платы подведомственных учреждений.
● Автоматическая проверка на стадии формирования отчетных форм снизило количество ошибок и повысило качество сбора регламентированной отчетности.
● Автоматизирован процесс планирования, проведения ЕГЭ, ОГЭ, ГВЭ и начисления компенсаций 26 000 работникам, работающим в 580 пунктах проведения экзаменов. Процесс учета переведен в единую базу данных, что позволило сократить трудозатраты на ввод первичной информации, повысить скорость расчета, начисления и выплаты.
● Обеспечена прозрачность расчетов, повышено качество проверок и скорость формирования отчетности по взаиморасчетам с 20 000 опекунами и попечителями.
● Обеспечен контроль работы пользователей и качество ведения бюджетного учета в подведомственных учреждениях министерства образования Красноярского края за счет мониторинга ошибок ведения учета, времени работы и количества действий пользователей в системе.
● Сокращены трудозатраты на ручное дублирование данных во внешние информационные системы и подсистемы ВИС БУСО путем разработки соответствующих интеграций.
● Руководство министерства обеспечено автоматизированным инструментом контроля и анализа деятельности подведомственных учреждений путем создания специализированных подсистем, что позволило своевременно выявлять недочеты и повысить качество учета в подведомственных учреждениях.
● Согласно проектной технологии для управления процессом перехода учреждений в ВИС БУСО созданы органы управления проектом: управляющий комитет и тематические рабочие группы.
● Разработаны специализированные подсистемы «Реестр сотрудников», «Учет компенсаций по ГИА», «Опека и попечительство», «Учет премиальных и стипендиальных выплат».

Ушакова Марина Николаевна, Начальник отдела финансового учета и отчетности министерства образования Красноярского края:
“Министерство образования Красноярского края создало ведомственную информационную систему «Бюджетный учет системы образования» (ВИС БУСО), объединяющую в единое информационное пространство 158 краевых учреждений системы образования. Система обеспечила прозрачность ведения бюджетного учета и расчета заработной платы подведомственных учреждений. Повысилось качество регламентированной отчетности за счет уменьшения ошибок и автоматических проверок. В итоге, формирование и получение регламентированной отчетности ускорилось на 70%”.

Информационная система эксплуатируется с июля 2020 г.

Компания «1С-Рарус» обеспечила оформление и заключение платного договора 1С:ИТС, подключение интернет-версии и интернет-сервисов ИТС. Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С».

Результат внедрения оправдал наши ожидания, главная цель по созданию ведомственной информационной системы «Бюджетный учет системы образования» (ВИС БУСО) – достигнута.

Мы рекомендуем коллегам использовать решения фирмы “1С” для создания эффективных управленческих инструментов.

Мы рекомендуем сибирский филиал «1С-Рарус» как компетентного надежного партнера в области автоматизации на базе программных продуктов фирмы 1С.

Мы готовы оценить его соответствие нашим потребностям на «5» по пятибалльной шкале, удобство работы с ним – на «5». Услугами партнера довольны и оцениваем их также на «5» баллов.

На данный момент в Министерстве образования Красноярского края работает 608 человек. Информационная система используется на 760 рабочих мест.