Переход на программный продукт "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", редакция 3.1 в ООО "Красноярская Теплоэнергетическая Компания"

В ногу со временем. ООО «Красноярская Теплоэнергетическая Компания» ведет свою деятельность в сфере электроэнергетики, достаточно объемной и неоднолинейной. Компания «КрасТЭК» обеспечивает теплом более 1,5 тыс. объектов города, в числе которых многоквартирные дома и частный сектор, а также административные и производственные помещения. Количество произведенной нами тепловой энергии в год составляет в среднем 710 тыс. Гкал. Протяженность тепловых сетей – 175 км. На сегодняшний момент «КрасТЭК» является одним из крупнейших поставщиков тепла в дома красноярцев. Мы гордимся данным статусом и стараемся поддерживать его, качественно выполняя свою работу. Грамотно выстраивая и оптимизируя рабочий процесс, мы можем повышать качество и наших услуг.

По итогам 2003 года компания заняла призовое место во Всероссийском конкурсе на лучшую организацию, предприятие в сфере ЖКХ по эффективности в новых экономических условиях. Мы как никто другой понимаем значимость оптимизации своих процессов при помощи современных IT-технологий.

Один в поле – не воин. Для решения наших задач мы остановились на IT-компании «АБС», с которой мы сотрудничаем уже более десяти лет и считаем их надежным партнером в рамках решения вопросов по автоматизации бизнес-систем. К тому же, компания имеет более сотни проектов по реальной автоматизации и заслужила хорошую репутацию на рынке.

О наболевшем. Для начала хотелось бы сказать пару слов о том, как мы пришли к внедрению 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. К началу 2018 года на предприятии сложилась ситуация, при которой расчет и выплата заработной платы сотрудникам вызывал большие проблемы и часто происходил с опозданием, в некоторых случаях заминка была на более чем две недели. При этом, на предприятии уже на тот момент существовало три отдела, ответственных за подготовку сведений по заработной плате и ее начислении: кадровая служба, планово-экономический отдел и расчетная группа. Баланс нагрузки между подразделениями был распределен неравномерно и таким образом, что за большинство операций отвечала расчетная группа. Объем работы не позволял сотрудникам данного подразделения своевременно и качественно обрабатывать поступающие данные. Кроме того, специалистам приходилось вручную проводить некоторые операции, что значительно тормозило работу и также страдала оперативность. Как следствие, в адрес расчетной группы со стороны других подразделений постоянно были обращены претензии и нарекания. Рост конфликтов между подразделениями был на лицо.

Наверное не нужно объяснять насколько отсрочки выплаты заработной платы влияют на мотивацию сотрудников, производительность труда и общую эффективность работы предприятия. В компании работает более 700 сотрудников и своевременное, точное начисление выплат для нас в определённый момент стало приоритетным.  

Нам требовалась программа с расширенным функционалом. Предыдущие конфигурации и их версии не отвечали нашим запросам.

На фоне всех этих факторов было принято стратегическое решение о внедрении 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Цели автоматизации были выбраны следующие:

• Сокращение времени на расчет и выплату заработной платы.
• Предоставление данных о затратах в бухгалтерию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным.
• Распределение нагрузки между подразделениями согласно должностным обязанностям их сотрудников, а именно: перераспределить критичную, исторически сложившуюся, нагрузку на расчетные группы, кадровую службу и планово-экономический отдел.
• Настройка механизма работы расчетной группы таким образом, чтобы снизить количество ручных операций и повысить точность сведений для дальнейшего финансового анализа бухгалтерией.

То есть, предстояло как увеличить количество разрезов, так и сократить время на формирование сведений в информационной базе. Проще говоря, данных становилось больше, но обрабатывать их необходимо было быстрее и проще. Нам необходим был не просто готовый инструмент, а, доработанная под наши нужды, конфигурация 1С.

Поезд встал на рельсы. Специалистами компании «АБС» было предложено перейти на программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8» с доработками. Система была введена в промышленную эксплуатацию в июле 2018 года, и мы уже можем оценить последствия нашего решения. Перечислим наиболее важные на наш взгляд результаты:

• Разработана подсистема формирования шаблонов настроек выгрузки в финансовый учет. Подсистема позволяет формировать шаблоны настроек проводок, используемых при отражении конкретных затрат для выгрузки в систему финансового учета.
• Разработана подсистема по расчёту сверхурочных часов, отвечающая требованиям нестандартных бизнес-процессов заказчика, принятых на предприятии. Специально для этих целей разработано автоматизированное рабочее место для ввода показателей и контроля корректности расчета сверхурочных часов.
• Разработана витрина данных, позволяющая пользователям в расчетном листке увидеть все промежуточные показатели своего расчёта для целей проверки правильности начисления их заработной платы. Сделан шаг к формированию портала самообслуживания пользователя.
• Распределился баланс нагрузки между существующими подразделениям. Устранена возможность переноса задач и ответственности на другое подразделение. Кадровики взяли на себя решение вопросов в рамках своих должностных обязанностей. Планово-экономический отдел самостоятельно стал выгружать данные и брать необходимые сведения из программы. Расчетная группа своевременно стала начислять выплаты за счет уменьшения нагрузки и освободившегося временного ресурса. 
• Выдача заработной платы производится вовремя, а в некоторых случаях даже и раньше. Это безусловно влияет на лояльность сотрудников к компании.
• Сократилось время на выполнение рутинных операций, что повысило качество работы персонала, и в целом увеличило эффективность подразделений.
• Более того, отчетность в бухгалтерию стала приходить своевременно и в более качественном виде. В рамках проекта, также был настроен обмен с программой 1С:Бухгалтерия 7.7. То есть в результате внедрения, выровнялась работа не только по кадровым вопросам, но и бухгалтерии в целом. 
• Разработано несколько уникальных рабочих мест по принципу - решение всех задач в одном месте. Созданы рабочие места с понятным и дружелюбным интерфейсом. Мы высоко оцениваем как соответствие программы заявленным требованиям, так и то, насколько комфортно работать в ней. За счет удобного интерфейса высоко нагруженные сотрудники могут выполнять свою работу быстрее и без привлечения дополнительных специалистов. Это безусловно привело к лояльности коллектива к программе. Можно сказать, программа проработана на перспективу - при вводе нового сотрудника обучение его работе в ней, надеемся, будет проходить быстрее и уже своими силами.
• Автоматизировано формирование первичной документации для кадровой службы и планово-экономического отдела. Все принятые в компании шаблоны документации перенесены в электронный вид и выгружены в программу. Соответственно время на формирование приказов и других документов сократилось с более часа до 10-15 минут работы специалиста.
• Благодаря программе улучшилась и стала более детальной, целостной аналитика и отчетность деятельности компании. Это отчасти привело к оперативности принятия решений, что может являться причиной проактивности бизнеса в целом. Касательно отчетности, предоставление сведений в отчетные органы вместо нескольких дней занимает теперь несколько часов.
• Также был проведен ряд индивидуальных обучений на нашей территории. Отдельно акцентируем на этом внимание, и призываем тех, кто задумался об автоматизации своего бизнеса, не принижать значение этого этапа. Внедрить и доработать продукт под  нужды компании – это 50% от объема всех работ. Чтоб система эффективно работала, пользователи должны понимать как она функционирует и осознавать свою сопричастность к этой системе. Сотрудники компании «АБС» детально и понятным языком объяснили: как работать в программе, на что обращать внимание, какие моменты принципиальны в работе.

В итоге для достижения поставленных целей был внедрен программный продукт 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и произведено в среднем 20% дополнительных разработок, связанных с простотой введения данных и увеличением скорости расчета.  В целом прирост эффективности работы предприятия в результате внедрения мы оцениваем не менее 30%.

Завершающий лайфхак. Мы благодарим за сотрудничество партнера-франчайзи 1С – компанию «АБС».  Считаем, что когда к процессу автоматизации привлекается компания, уже знакомая с деятельностью заказчика или имеющая опыт внедрения проектов, подобных запросу, – то результат будет намного качественнее и выше. Уже имея понимание особенностей нашей деятельности, специалистам «АБС» не пришлось тратить излишнее время, чтоб разобраться в нашей специфике, а сразу приступить к изучению наших потребностей и выработке решений.