Внедрение кадрового учета и расчета заработной платы в группе компаний Воронеж-Аква

ООО «Воронеж-Аква» -  признанный эксперт в области комплексного решения вопросов водоподготовки и водоочистки промышленных и гражданских объектов.

Приоритетом Группы Воронеж-Аква является качественная реализация проектов в установленный срок и в рамках утвержденного бюджета. Внедряемые решения позволяют сократить издержки предприятия, связанные с водоподготовкой и водоочисткой, повысить эффективность, надежность и срок службы технологического оборудования Заказчика.

С момента основания в 1995 г. Воронеж-Аква реализовала более 200 проектов. Системы Воронеж-Аква с производительностью от сотен до тысяч м3/час успешно эксплуатируются на ведущих предприятиях России.

В ООО «Воронеж-Аква» работает около 500 сотрудников. 

Краткое описание проекта

В группу «Воронеж-Аква» входит несколько юридических лиц с различным количеством сотрудников. Расчет зарплаты и учет рабочего времени ранее велись в решении «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» в нескольких информационных базах.

В конце 2016-го года было принято решение об автоматизации проектной деятельности и бизнес-процессов Компании, а также о переводе основных учетных систем компаний, входящих в группу на флагманское решение «1С:Предприятие 8. ERP+PM Управление проектной организацией 2». Кроме того, фирма «1С» объявила о прекращении поддержки и развития версии «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5».

В совокупности оба этих фактора, а также рекомендации специалистов 1С:Франчайзи повлияли на принятие решения об унификации процессов учета персонала, учета рабочего времени и расчета заработной платы в группе и внедрение программы «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» версии 3.1. 

Цели проекта

• Автоматизация процедур расчёта заработной платы и табельного учёта с учётом отраслевых и организационных требований.
• Интеграция с системой управленческого и регламентированного учета с целью формирования затрат на ФОТ в разрезе проектов и проектных задач.
• Оперативное формирование отчётности для своевременного принятия эффективных управленческих решений и контроля за их исполнением.
• Повышение эффективности управления затратами на персонал.

Задачи проекта

• Внедрение системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
• Объединение части информационных баз в одну с разграничением по организациям.
• Обучение персонала работе с решением.
• Интеграция с системой управленческого и регламентированного учета.
• Интеграция с системой документооборота Компании.

Ситуация до старта проекта

В ООО «Воронеж-Аква» для ведения кадрового учета и расчёта заработной платы использовалось программное обеспечение 1С предыдущих версий. Для каждой компании группы использовалась своя информационная база. В группе не отслеживались версии и релизы ПО.

Решение об автоматизации бизнес-процессов группы привело к необходимости унификации процедур кадрового учета, учета рабочего времени и расчета заработной платы. 

Требование учета затрат на ФОТ в разрезе проектов и задач проектов, а также тренд на сокращение трудозатрат на ведение учета требовало пересмотра общей архитектуры ИТ-решения. Возникла необходимость построить новую систему расчёта заработной платы. 

Выбор нашей Компании в качестве партнера по внедрению программных продуктов «1С» был обусловлен наличием в ней высококвалифицированных специалистов, обладающих знаниями как самих программных продуктов, подтвержденных наличием соответствующих сертификатов фирмы «1С», так и высокой методологической подготовкой. Наличие у специалистов Компании большого опыта по адаптации типовых и отраслевых решений также послужило дополнительным стимулом для принятия решения о выборе поставщика услуги. 

Архитектура решения и масштаб проекта

Для реализации поставленных целей был использован программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», который был частично адаптирован. Были полностью автоматизированы следующие функции:

• управление персоналом и кадровый учёт;
• учёт рабочего времени;
• расчёт зарплаты;
• регламентированная отчётность;
• выгрузка данных расчета ЗП в систему документооборота, а также в систему управленческого и регламентированного учета.

Построенная система содержит следующие модули:

• «Кадровый учет»
• «Использование рабочего времени»;
• «Расчет заработной платы и отчетность»
• «Налоги и налоговая отчетность»;
• «Обмен данными со смежными системами».

Общее количество автоматизированных рабочих мест и одновременно работающих клиентов – 5.

В системе используются более 50 справочников, более 60 видов документов и отчётов. Количество вводимых документов за день – 15. Разграничены права доступа и роли.

Для целей попроектного учета добавлена дополнительная аналитика в типовых документах:

• «Отражение зарплаты в регламентированном учете»;
• «Начисление оценочных обязательств по отпускам»;
• «Договор (работы, услуги)».

Система внедрена в головном предприятии группы и в зависимых дочерних обществах.

Проведена интеграция со смежными системами:

• автоматизирована загрузка данных о распределении заработной платы сотрудников по проектам и проектным задачам из программного продукта 1»С:Предприятие 8. ERP+PM Управление проектной организацией 2»;
• автоматизирована выгрузка данных об отражении в бухгалтерском учёте сумм начисленной заработной платы, оценочных обязательствах, резервах и соответствующих налогах и взносах в программный продукт «1С:Предприятие 8. ERP+PM Управление проектной организацией 2»;
• автоматизирован обмен справочной информацией (НСИ) с «1С:Предприятие 8. ERP+PM Управление проектной организацией 2»;
• автоматизирована выгрузка данных табельного учета в систему документооборота Компании.

Результаты проекта

Информационные базы части ДЗО группы объединены в единую информационную базу.

Создано единое информационное пространство для сотрудников отдела кадров и расчетчиков.  Обеспечена работа в современной информационной системе, отвечающей всем требованиям группы и обеспечивающей целостность учётных данных, используемых кадровыми и управленческими службами во всех предприятиях группы.

Создание единого информационного пространства предприятия и объединение части ДЗО в единую информационную базу позволило унифицировать и упорядочить кадровую документацию, сократить трудоёмкость рутинных операций и избавиться от многократного ввода информации.

ООО «Воронеж-Аква» повысила надёжность и достоверность кадровой информации, получила возможность учета трудозатрат сотрудников Компании в разрезе проектов и проектных задач, своевременно формировать необходимую аналитическую отчётность в требуемых разрезах, что в совокупности способствовало повышению эффективности деятельности предприятия в целом.