Автоматизация складского учета на базе «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» в ООО ТД «Бьюти Эксперт»

Нет! Управление складом должно быть автоматизировано

Немного о нашей деятельности

Мы -  компания Beauty Expert (Бьюти Эксперт), крупнейший поставщик товаров и услуг в сфере эстетической и антивозрастной медицины.

Наша клиническая лаборатория тестирует всю продукцию на предмет ее безопасности и реальной эффективности. Наш обучающий центр проводит семинары и всегда открыт для профессионалов в сфере эстетической и антивозрастной медицины в качестве ключевой точки обмена опытом в мировом масштабе. Мы предлагаем уникальную систему образования косметологов, позволяющую обучить искусству биорепаративных методов коррекции возрастных изменений лица и тела. Бьюти Эксперт ратует за развитие цивилизованного рынка косметологических услуг, позволяющие косметологам самосовершенствоваться, образовываться и обмениваться опытом.

Наша служба маркетинга мониторит мировые тенденции и предлагает передовые технологии и средства для профессиональной деятельности. Наша служба снабжения занимается оптимизацией розничных цен и стабильностью складского запаса. Наша служба логистики осуществляет доставку продукции в любую точку страны. Каждый день товары нашего интернет-магазина «разлетаются» в разные города и страны.  

В нашей компании работает, включая филиалы, около 100 сотрудников. Генеральный офис группы компаний "Бьюти Эксперт" и склады находятся в Москве в Сокольниках, а филиалы в разных регионах РФ.

Склады продукции занимают площадь порядка 500 м2.  3 склада, содержащие 12-15 стеллажей каждый, с ассортиментом продукции более 3000 позиций. Со склада производятся отгрузки оптовым и розничным клиентам в разные города и страны.

Как мы пришли к автоматизации

Складской учет вели типовыми средствами 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)  - приемка товара, списание (продажи), учет котловым методом. Взаимодействие с клиентом – типовая CRM в 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM). Также в течение дня информация велась в excel. 

С таким учетом, учитывая большие объемы складских запасов и ежедневное распределение запасов по клиентам, находящимся в разных городах и странах, возникали проблемы: «Что на складе сейчас?», «Чей заказ?», «Где товар?», «Почему не успели вовремя собрать заказы?», «Почему не хватает продукции?», «Все ли мы отгрузили?» и т.п.  Необходимы были огромные временные затраты на формирование заказа и отгрузку продукции.  В сложившейся ситуации, задача развития бизнеса, расширения складов и увеличения складских запасов не может быть решена. 

Нами была определена основная проблема – теряется товар.

Чтобы решить данную проблему, мы приняли решение об автоматизации.

Задача стояла просто: необходимо автоматизировать склады:

• Ускорить процесс инвентаризации
• Ускорить сборку заказа
• Получить оперативную информацию об остатках на складах
• Адресное хранение на складах

В целом, мы подошли к проекту уже готовые морально и функционально.

Начало автоматизации

Выбирая программный продукт для автоматизации, мы искали в интернете информацию о различных проектах, о том, какие программные продукты и в каких отраслях лучше работают.  Поиск в интернете помог нам определиться с подрядчиком – это 1С франчайзи Компания «АртАйТи», которая имеет успешный опыт автоматизации складов на базе 1С:Управление торговлей.

В результате первой встречи и экскурсии по нашим складам, было принято решение начать сотрудничество, где первым этапом будет функциональная модель. Встреча состоялась в октябре, а запуститься нам необходимо было до нового года! Специалисты Компании «АртАйТи» продемонстрировали нам план разработки и внедрения автоматизированной системы маркировки и прослеживания  на базе системы материального учёта  «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)», по которому необходимо было нам всем двигаться в процессе автоматизации и благодаря которому, проект был успешно внедрен и в срок.

1. Обеспечение учета движения ТМЦ в рамках наших бизнес-процессов, с одной точкой ввода информации:
• поступление;
• перемещение;
• реализация;
• комплектация;
• возврат ТМЦ на склад;
2. Формирование методики маркировки различных типов ТМЦ в зависимости от их весогабаритных характеристик, условий хранения, минимальной отгрузочной единицы и комплектности.
3. Реализация учета движения ТМЦ в текущей учетной системе.

Проект был реализован в следующем порядке:

Результат – сбор и анализ требований к функционалу системы автоматизации процессов, входящих в периметр проекта. В результате выполнения этих работ формируется документ «Функциональная модель». В этом документе подробно описаны все бизнес процессы, входящие в периметр проекта, требования к функционалу системы с предполагаемым перечнем доработок.

2. Проектирование технического задания.

Результат – проектирование на основании согласованного документа “Функциональной модели” функционала, выходящего за рамки типового функционала системы. В процессе выполнения этих работ формируется Техническое задание на доработку под требования Заказчика.

3. Конфигурирование учетной системы в соответствии с техническим заданием (ТЗ).

На данном этапе  доработана система в соответствии с согласованным ранее техническим заданием; специалистами подрядчика произведена разработка функционала, отчётов, была введена топология склада. Так же на данном этапе система тестировалась, устранялись все выявленные недочёты и была разработана необходимая документация.

4. Поставка оборудования.

На данном этапе мы получили всё необходимое оборудование для работы с будущей системой.

5. Настройка системы.

Вместе с ответственным за приёмку системы сотрудником, проходим сквозной пример, который подтверждает готовность системы к опытно-промышленной эксплуатации.

6. Инвентаризация и проведение опытно-промышленной эксплуатации

На данном этапе проведено обучение пользователей работе в новой системе, проведена инвентаризация складов и маркировка продукции/мест хранения, согласно утверждённой топологии.

На мой взгляд, после внедрения новой системы стоит обратить внимание на  важный момент -  это обучение. Обучение нужно обязательно!

Специалисты подрядчика на этапе внедрения обучали ключевых пользователей, на этапе опытной эксплуатации - обучали каждого пользователя и показывали функционал, который касается конкретно его. После этого система начала работу в рамках опытно-промышленной эксплуатации, в рамках которой были устранены оставшиеся замечания.

Результат данного этапа  - рабочая система и обученные пользователи!

При заключении договора у нас были опасения по поводу работы с подрядчиком из другого региона. Но несмотря на расстояние (мы находимся в Москве, а наш подрядчик в Санкт-Петербурге), все задачи решались очень оперативно, практически в режиме реального времени. Внедрение прошло гладко и быстро: и мы, и «АртАйТи» очень хорошо подготовились, все были нацелены на результат.

Автоматизация складского учета помогла достичь нам следующих результатов:

• точное ведение всей складской документации
• быстрое формирование и отправка заказов клиентам
• своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек)
• оперативный учет остатков, инвентаризация без остановки работы склада
• анализ складского процесса и выбор лучшего варианта организации бизнес-процессов, увязанных со складом
• отслеживание результатов работы склада и анализ товаропотока
• повышение производительности работников склада
• повышение качества выполнения складских операций за счёт высокой точности обработки и значительного сокращения человеческого фактора
• сбор и обработка данных по складским операциям и возможность воздействия на управление складом (мотивация и проч.).

 

Левина Любовь Владимировна,

начальник склада «Бьюти Эксперт»