Автоматизация деятельности на базе ПП 1С:Предприятие 8. Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия в ЗАО "СХП "Урожайное"

Я работаю главным бухгалтером в ЗАО "СХП "Урожайное" второй год. Наша организация является частью большого Агрохолдинга (торговая марка "Гудвилл"), являющегося крупнейшим производственным предприятием по выращиванию и переработке зерна, работающее по принципу "от поля до торговой полки". Используются новейшие передовые технологии и качественное отобранные семена для выращивания зерновых культур. Применяем современную сельскохозяйственную технику. Наша организация делает большой вклад тем, что урожайность и производственные мощности возрастают с каждым годом! Совокупная площадь земель сельскохозяйственного назначения Агрохолдинга составляет 46500 Га, тертья часть из которых приходится на нашу организацию.

Наша организация давно уже использует в своей работе программы фирмы 1С. У нас автоматизирован учет ведения кадрового учета и расчета заработной платы, учет взвешивания зерна, есть розничный магазин, где кроме продовольственных товаров и продуктов питания мы продаем собственную продукцию Агрохолдинга из убранного нами зерна, такую как крупы, хлопья и мука. Но до сих пор не было современной программы, которая была бы создана для работы бухгалтерии и ведения учета сельскохозяйственного вспомогательного производства (тракторный парк и автопарк), выпуска продукции с полей. 

Поэтому я обратилась в 1С:Франчайзи "ПрофЦентр", чтобы автоматизировать учет по путевым листам и учетным листам тракториста-машиниста, а также адаптировать и автоматизировать обмен с уже купленными и внедренными программами 1С - Розница и Зарплата и управление персоналом, под нужды нашей организации. 

Специалист фирмы 1С:Франчайзи "ПрофЦентр" нам посоветовал программу "1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия". Когда я увидела ее функционал в части ведения вспомогательного производства - автопарк и тракторный парк, я была приятна удивлена! Все, что нам нужно в ней есть! А главное, она может обмениваться с программами 1С, которые у нас уже есть. Раньше у нас была самописная программа, в которую информацию по учету розничных продаж и расчету заработной платы вносилась вручную, путевые листы и учетные листы тракториста-машиниста не были реализованы вообще, а велся реестр путевых листов и печатные формы вручную. Также был усложнен процесс закрытия месяца по вспомогательным производствам, много приходилось делать руками. И новая программа стала просто решением всех проблем! НО! Ведь не все напишешь подо всех, поэтому и эта программа не стала исключением, и я поняла, что без специалиста фирмы 1С:Франчайзи "ПрофЦентр" нам не обойтись! 

Итак расскажу обо всем по порядку. Когда я увидела документ "Учетный лист тракториста-машиниста", я была рада, что не нужно заносить руками столько много информации, есть отраслевые печатные формы (Форма 411-АПК), но ее необходимо доработать с учетом необходимости вывода в автоматическом режиме некоторых данных, т. к. алгоритм расчета показателей у нас немного отличается, то расскажу подробнее.

В типовом решении основные показатели в тракторных нарядах рассчитываются по следующим формулам:

• СменныхНорм = ВНатуре / НормаВыработки;
• ОплатаОсновная = Расценка * СменныхНорм;
• ОплатаДополнительная = Окр(ОплатаОсновная * ПроцентОплатаДополнительная / 100, 2,1);
• ГорючееПоНорме = РасходГорючегоПоНормеНаЕдиницу * ВНатуре;
• СменнаяЭталоннаяВыработка = Смена * КоэфПереводаУслТрактор, где Смена - это смена работы тракторов в часах, которая задается в настройках конфигурации, а КоэфПереводаУслТрактор - коэффициент перевода в УГа, который задается в справочнике "Марки сельхоз техники";
• УГА = СменныхНорм * СменнаяЭталоннаяВыработка ;

Нужно сказать, что нам в строках табличной части документа необходимы два показателя "Дата табеля" - один документ вносится по каждому комбайну, на котором ездил определенный комбайнер, поэтому в строках разносятся даты табеля по дням месяца, чтобы затем посчитать расценки по заработной плате, и "Намолочено" - количество намолоченного зерна в разрезе полей и другой аналитики. Соответственно, специалист нам реализовал алгоритм расчета для комбайнеров так: 

Если Намолочено=0, тогда

СменнаяЭталоннаяВыработка = 0;

УГА = Внатуре;

Если НормаВыработки <> 0 Тогда

Окр(ТекущаяСтрока.Расценка*(ТекущаяСтрока.ВНатуре/ТекущаяСтрока.НормаВыработки),2,1)

Иначе, если указано количество «Намолочено», то:

СменнаяЭталоннаяВыработка = 1;

УГА = СменныхНорм;

Добавлено дополнительное свойство документа РасходГорючегоПоФактуГСМИтого, в котором указывается итоговый фактический расход ГСМ по всему документу, а затем по строкам высчитывается РасходГСМПоФакту по следующей формуле: 

РасходГСМПоФакту = Окр(РасходГорючегоПоНорме*РасходГСМПоФактуИтого/РасходГСМПоНормеИтого,3,1); 

Добавлен расчет показателя ОтработаноЧасов: 

ОтработаноЧасов = 8*Внатуре/НормаВыработки; 

Далее изменен алгоритм следующих показателей: 

Если Намолочено=0, тогда

Если НормаВыработки <> 0 , тогда

СуммаЗаРаботуВВалютеРасценкиОсновная = Окр(Расценка*(ВНатуре/НормаВыработки),2,1)

Иначе СуммаЗаРаботуВВалютеРасценкиОсновная = 0;

Иначе

Если Субконто3 = Тип("СправочникСсылка.схСтруктураПосевныхПлощадей") 

Если НормаСГА <> 0 Тогда Внатуре=Намолочено/НормаСГА(новый дополнительный реквизит, который указан в справочнике "Структура посевных площадей");

СуммаЗаРаботуВВалютеРасценкиОсновная=ЦенаЗаЕденицу(новый дополнительный реквизит, который указан в справочнике "Структура посевных площадей")*Намолочено; 

Алгоритм расчета в документе «Путевой лист трактора» также изменен: 

ГорючееПоНорме = РасходГорючегоПоНормеНаЕдиницу * ОтработаноЧасов; 

где РасходГорючегоПоНормеНаЕдиницу берется из реквизита справочника "Технологическая операция". 

Далее внесены еще изменения в алгоритм закрытия 23 счета по автопарку и тракторному парку, чтобы в течение месяца была возможность предварительного помесячного закрытия этих счетов, чтобы себя проверить, перед тем, как будет закрываться в целом себестоимость за год. 

Затем у меня возникла проблема обмена с 1С:Розницей. Типовой обмен меня не устраивал тем, что мне не нужна вся информация по номенклатурным позициям розничного магазина. Зачем мне более двадцати тысяч позиций номенклатуры розничных товаров в бухгалтерии? Тем более эта информация перегрузит базу данных. Поэтому решено было загружать информацию в свернутом виде в разрезе ставок НДС, номеров ГТД в следующих документах:

• Поступление товаров и услуг;
• Переоценка товаров в рознице;
• Возврат товаров поставщику.

Документ "Отчет о розничных продажах" соответственно не выгружается, а загружаются документы в разрезе ставок НДС:

• Поступление наличных;
• Операции по платежным картам.

Еще у нас в 1С:Рознице реализована розничная продажа сотрудникам по корпоративным картам под зарплату, которая осуществляется в 1С:Рознице с помощью документа Реализация товаров. Эти продажи тоже нужно было перенести в бухгалтерию. Но как? Опять решение нашел специалист фирмы 1С:Франчайзи "ПрофЦентр" - модернизировал отраслевой документ "Реализация товаров в счет заработной платы списку сотрудников", добавив возможность продажи с розничного склада НТТ. Далее при загрузке из 1С:Розницы в 1С:Бухгалтерию табличная часть "Товары" заполняется предопределенными элементами справочника "Номенклатура", "Розничный товар 18%" или "Розничный товар 10%", а табличная часть "Контрагенты" заполняется одним обобщенным элементом справочника "Сотрудники" - "Сотрудники по списку" Таким образом, удалось избежать множества строк в документе. Тем более загружается всего один документ реализации в день вместо нескольких документов. В 1С:Рознице по каждой покупке сотрудника создается документ, а при загрузке все реализации за день сворачиваются в один документ и загружаются в 1С:Бухгалтерию, что позволило снизить размер книги продаж. 

Так как у нас ведется учет по путевым листам, то они соответственно раз в месяц выгружаются в программу по расчету заработной платы в разрезе каждого водителя, чтобы начислить заработную плату по сдельным нарядам. Затем после начисления заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом раз в месяц в 1С:Бухгалтерию загружаются проводки, причем загрузка происходит в разрезе каждого сотрудника для того, чтобы в проводках по начислению заработной платы по путевым листам встала правильная аналитика в разрезе структуры посевных площадей или транспортных средств в документе "Зарплата (ЗУП 2.5, Зик 7.7)". В итоге получается очень много строк, больше двух тысяч проводок в месяц. А расчетчику необходимо корректировать эти проводки, что сделать вручную достаточно трудоемко. Необходимо было:

1. Менять субсчета по расходам предстоящих расходов;
2. Корректировать аналитику по расходам будущих периодов;
3. Производить замену нескольких подразделений на одно обобщенное в бухгалтерии, по которой собираются затраты и происходит закрытие месяца ( в зарплате ведется более детальный учет по подразделениям), для этого в справочнике Подразделения было добавлено Дополнительное свойство с типом значения Подразделение, на которое необходимо потом будет сделать замену;
4. Так как из 1С:Розницы удержание по приобретенным товаром происходит в виде обобщенного "Сотрудника по списку", а начисленные удержания из "1С:ЗУП" выгружаются по конкретным сотрудникам, чтобы закрыть счет 73.03, нужно этих сотрудников заменить на обобщенных.

Всю эту проблему с корректировкой счетов и аналитики решила обработка заполнения табличной части, написанная специалистом 1С:Франчайзи "ПрофЦентр", что существенно снизило время расчетчика по учету проводок в бухгалтерии и он может заняться отчетностью, чем просто механически вручную изменять каждую запись. 

В результате автоматизации, сделанной в нашей бухгалтерии, производительность работы бухгалтеров повысилась, у них есть время на более глобальные вещи, такие как поиск ошибок в учете, ежемесячная и квартальная отчетность и просто анализ информации!

Автоматизация позволила:

1. В путевых нарядах и тракторных листах изменить алгоритм расчета показателей, добавить свои новые, соответственно, не нужно вручную рассчитывать и проставлять их, и избежать ошибки нажатия кнопки "Рассчитать", после нажатия на которую все ручные исправления затираются, а это огромный труд бухгалтера снова все рассчитать, тогда как документов очень большое количество, особенно в уборочную пору;
2. Уменьшить объем справочника "Номенклатуры" от ненужных позиций розничных товаров, информация в базу попадает в максимально сжатом виде в разрезе ставок НДС и ГТД, и это позволило рагрузить книгу продаж по розничным продажам сотрудником по картам под зарплату;
3. Избежать ненужной ручной работы по корректировке проводок, загруженных из зарплаты;
4. Реализовать пакет печатных форм для специфики бухгалтерского учета и отраслевых форм.

Я очень рада, что в короткий срок мы смогли автоматизировать несколько участков бухгалтерии! Но это только начало! Мы на этом не остановимся и продолжим сотрудничать с фирмой, которая помогла нам повысить производительность труда бухгалтерии! Поэтому не понадобилось создавать дополнительные рабочие места в бухгалтерии, сэкономив при этом на заработной плате и налогах.