Автоматизирован учет в билетных кассах с интеграцией в систему бухгалтерского и регламентного учета Международного автовокзала г,Семей

Посчитай свой бизнес и откроются новые горизонты

Международный автовокзал г.Семей был открыт в 2008 году и в настоящее время является одним из важных транспортных узлов для пассажирских перевозок региона. Широкий выбор направлений автобусных перевозок, отправляющихся отсюда включает маршруты по всем городам Казахстана, в Китай и города Российской Федерации.

Длительное время учет продаж автобусных билетов был автоматизирован отдельным решением, где регистрировались билеты на маршруты, возвраты билетов не отражались, отчеты перевозчику строились в электронных таблицах Excel, сверки взаиморасчетов не имели детализации по оказанным услугам и проводились только на основании данных бухгалтерского учета.

В результате сложившейся ситуации возникали кассовые разрывы между учетом продаж и бухгалтерией, сложности по взаиморасчетам с перевозчиками, как следствие - проблемы с кадрами и оплатой агентского вознаграждения.

В 2017 году было принято решение о необходимости интеграции учетных систем бухгалтерии и учета продаж в единую систему. Фирма «SoftKey» была привлечена сначала в качестве консультанта, затем решено было доверить реализацию проекта специалистам этой компании. Перед разработчиками была поставлена задача по устранению кассовых разрывов, интеграции системы продаж  предприятия с имеющейся системой бухгалтерского и налогового учета, созданию механизмов получения оперативной отчетности.

За основу было принято типовое программное обеспечение «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» редакции 3.0, уже используемое на предприятии, что позволило сэкономить время на подготовке сотрудников. В типовом решении необходимо было построить подсистему для билетных касс предприятия, которая бы реализовала возможность формирования и регистрации электронных документов «Билет на автобус», печатной формы билета, учета продаж в разрезе рейсов, перевозчиков, транспортных средств, осуществляющих рейсы. Информационная система должна предоставить возможности:

• контроля соответствия поступления оплаты за проданные билеты и их расчетной стоимости;
• автоматизировать начисления комиссии в разрезе перевозчиков, договоров, рейсов;
• включать оперативную отчетность о продажах в разрезе рейсов, перевозчиков, договоров, транспорта, осуществляющего перевозки;
• формирование и контроль посадочных ведомостей;
• поиска и идентификации зарегистрированных ранее пассажиров по штриховому коду, считанному с удостоверения личности;
• исключить возможность посадки на территории автовокзала безбилетных пассажиров и включения их в посадочную ведомость.
  

Согласно поставленной задачи составлена смета и план-график реализации проекта, где были оговорены сроки поставки необходимого оборудования, сроки разработки подсистемы для билетных касс, ее интеграции с используемым программным обеспечением, период обучения пользователей и период пилотного тестирования.На основании представленной документации был заключены соответствующие договоры на поставку оборудования, разработку программного обеспечения и начаты работы по проекту.

Поставка торгового оборудования включала в себя принтеры для печати билетов, сканеры штрих-кодов для считывания данных с удостоверений личности пассажиров и была проведена вместе с установкой оборудования в кратчайшие сроки.

Разработка программного обеспечения была завершена в срок, настроены права пользователей и проведено обучение персонала.

Основная проблема, с которой пришлось столкнуться на этапе внедрения программного обеспечения - неготовность и нежелание персонала к работе в новых условиях полного контроля. Проблема была быстро купирована административными методами.

28 июня 2017 года учетная система была принята в самостоятельную эксплуатацию.

Результатом внедрения новой информационной системы стало:

• отсутствие кассовых разрывов,
• отсутствие безбилетных пассажиров,
• снижение времени продажи,
• полный контроль за поступлением и выбытием  денежных средств,
• прозрачность взаиморасчетов с перевозчиками,
• автоматизация начисления агентского вознаграждения,
• автоматическое отражение в регламентном учете информации о доходах  при закрытии расчетного периода,
• наличие аналитики о востребованности маршрутов и направлений по сезонам
  
  

В настоящее время ведутся переговоры о возможности вывода продаж на интернет-площадки.

Директор ТОО "ПРОФИАВТО", Столярова Р.И.