Внедрение системы бюджетирования на базе "1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана" для транспортной группы компаний "ТрансКом"

Автоматизированы следующие функции:

• Бюджетирование, финансовое планирование
• Планирование закупок
• Планирование с учетом отраслевой специфики

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

Группа компаний «ТрансКом» на постоянной основе предоставляют отчетность для руководства холдинга в разрезе следующих видов данных: бюджет годовой, 3-х месячный скользящий бюджет выносимый на защиту, ожидаемый факт, прогноз за 3, 6 и 9 месяцев, управленческая отчетность (факт исполнения бюджета за месяц). Т.к. в текущей учетной системе отсутствовала необходимая информация, отчетные формы формировались вручную в файлах формата MS Excel. Таким образом, для формирования необходимых бюджетных данных и пакета отчетности требовались значительные затраты трудовых ресурсов. Отсутствие единой учетной системы бюджетного планирования не позволяло формализовать и унифицировать бюджетные процессы, что в свою очередь оказывало влияние на качество бюджетного управления. В связи с этим руководством Компании было принято решение о запуске проекта «Внедрение системы бюджетирования и финансовой консолидации».

Основными целями данного проекта являлись:
- Сокращение ручного труда при подготовке бюджетов путем автоматизации процесса бюджетирования;
- Сокращение сроков формирования бюджетов и отчетности;
- Улучшение качества информации, предоставляемой для руководства;
- Оперативный доступ к актуальным данным на всех этапах.

Было принято решение о реализации проекта на базе программных продуктов:
- "1С:Бухгалтерия для Казахстана"
- "1С:Консолидация"

В периметр проекта было включено 3 компании: ТОО "ТрансКом", ТОО "ТрансРемВагон", ТОО "Береке 2004". Для работы в системе было заявлено 63 пользователя.

В качестве исполнителя для внедрения была выбрана компания "1С-Рейтинг", зарекомендовавшая себя как надежный партнер при создании сложных корпоративных систем с максимальным охватом рабочих мест.
С точки зрения реализуемых функций в рамках поставленных задач и выполняемых работ было выделено 2 подсистемы (2 уровня):

Подсистема планирования доходов, затрат, закупок и движения денежных средств подразделениями инициаторами на уровне учетной системы "1С:Бухгалтерия для Казахстана" (1 уровень) - включает в себя функции, связанные с обеспечением расчета по разработанной методике и отражения плановых и прогнозных сумм по доходам, расходам, закупкам и движению денежных средств используемых в последующем для формирования отчетных форм в "1С:Консолидация".

В рамках проекта для 1 уровня были выполнены следующие работы:
- Формализация и унификация бюджетных процессов группы, в результате был определен перечень бюджетных форм, требуемых к реализации, определена структура бюджетных форм и правила их автозаполнения
- Формулировка требований к Нормативно-справочной информации
- Разработка 57 бюджетных форм с полным/частичным автозаполнением, в том числе автоматизированы процессы:
- Регистрация входящих остатков в разрезе сценариев планирования
- Планирование объемов ремонтных работ и образования лома / запасных частей
- Планирование доходов от основной и неосновной деятельности
- Планирование прямых материальных затрат
- Планирование прочих нормируемых материальных затрат (Ремонт ОС, ГСМ, Материалы на ОТ и ТБ)
- Планирование прочих ненормируемых материальных затрат
- Планирование прямых нематериальных затрат
- Планирование прочих нематериальных затрат (Обучения и командировки, Услуги сторонних организаций, Финансовые расходы, Удорожание ТМЗ)
- Планирование выпуска продукции собственного производства (объем выпуска, затраты на выпуск, закупки)
- Планирование расходов будущих периодов
- Планирование расходов по оплате труда (зар.плата и прочие начисления работникам, отпускные, резервы по отпускам, налоги от зар.платы)
- Планирование амортизации ФА
- Планирование налогов (Имущественный, Транспортный, Земельный, Плата за загрязнение окружающей среды, НДПИ, НДС, КПН и отложенный КПН, Прочие налоги)
- Планирование закупок
- Планирование инвестиционной программы (Освоение, Финансирование, Амортизация)
- Планирование выбытий и поступлений денежных средств
- Формирование финансового бюджета в разрезе строк, с возможностью загрузки факта исполнения фин.бюджета в разрезе аналогичной аналитики (из информационной системы стороннего разработчика)
- Расчет плановой цены ремонтных работ
- Распределение плановых затрат по основной аналитике «Вида деятельности». Формирование плановой себестоимости выпуска готовой продукции
- Реализован функционал расчета средневзвешенных цен для плановых материальных расходов
Для каждого бюджетного процесса предусмотрена периодичность планирования: Год, Месяц, Прогноз 1 (9 мес.), Прогноз 2 (6 месяцев), Прогноз 3 (3 месяца), 3-х месячный скользящий. Для каждого бюджетного процесса подготовлены инструкции пользователя.
- Реализована интеграция данных с другими информационными системами: («1С:Бухгалтерия для Казахстана»; «LMS»; «ИСАП», «Куб данных»), импорт и экспорт Excel файлов
- Разработаны роли пользователей, и дополнительные регистры сведений, определяющие права и уровень доступа пользователей к информации
- Реализована обработка группового копирования документов планирования с созданием документов по новым сценариям (формирование бюджетных Раундов), с возможностью последующей корректировки созданных документов

По факту завершения работ были достигнуты основные цели проекта «Внедрение системы бюджетирования и финансовой консолидации». Автоматизация формализованных и унифицированных процессов ведет к уменьшению затрат трудовых ресурсов, сокращает время на регистрацию бюджетных данных и формирование отчетности, значительно повысилась прозрачность и точность планирования за счет использования предварительно зарегистрированных единых норм, показателей, цен и прочей нормативно-справочной информации. Единые учетные системы, для регистрации бюджетных данных позволяют получать оперативный доступ к актуальной информации на всех этапах. Предусмотренный функционал согласования, позволяет автоматически контролировать, чтобы в отчетность попадали только утвержденные данные."

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

Транспортная группа компаний «ТрансКом» входит в группу компании Eurasian Resources Group S.a.r.l. («ERG»). В рамках Евразийской Группы ERG решает все вопросы, связанные с транспортом и логистикой. Сочетает функции ж/д оператора и международного экспедитора.

Компания ТОО «ТрансКом» - логистический 3PL - провайдер. Оказывает широкий спектр транспортно - экспедиторских услуг. Имеет собственный парк ж/д подвижного состава (более 12 тыс. вагонов и контейнеров). Основана в 1991 году, с 2015 года осуществляет и управляющие функции. Под управлением ТОО «ТрансКом» находятся вагоноремонтные предприятия ТОО «ТрансРемВагон» (г. Рудный) и ТОО «Береке 2004» (г. Экибастуз). Текущая численность составляет 1 000 человек.

ТОО «ТрансРемВагон» - осуществляет капитальный и деповской ремонты грузовых вагонов широкой колеи.

ТОО «Береке 2004» - оказывает услуги по ремонту вагонов, локомотивов и путевой техники.

Группа компаний «ТрансКом» на постоянной основе предоставляют отчетность для руководства холдинга в разрезе следующих видов данных: бюджет годовой, 3-х месячный скользящий бюджет выносимый на защиту, ожидаемый факт, прогноз за 3, 6 и 9 месяцев, управленческая отчетность (факт исполнения бюджета за месяц). Т.к. в текущей учетной системе «1С:Бухгалтерия» отсутствовала необходимая информация, отчетные формы формировались вручную в файлах формата MS Excel. Таким образом, для формирования необходимых бюджетных данных и пакета отчетности требовались значительные затраты трудовых ресурсов. Отсутствие единой учетной системы бюджетного планирования не позволяло формализовать и унифицировать бюджетные процессы, что в свою очередь оказывало влияние на качество бюджетного управления. В связи с этим руководством Компании было принято решение о запуске проекта «Внедрение системы бюджетирования и финансовой консолидации».

Основными целями данного проекта являлись:
• Сокращение ручного труда при подготовке бюджетов путем автоматизации процесса бюджетирования;
• Сокращение сроков формирования бюджетов и отчетности;
• Улучшение качества информации, предоставляемой для руководства;
• Оперативный доступ к актуальным данным на всех этапах.

Было принято решение о реализации проекта на базе программных продуктов:
• «1С:Бухгалтерия для Казахстана»;
• «1С:Консолидация».

В периметр проекта было включено 3 компании: ТОО «ТрансКом», ТОО «ТрансРемВагон», ТОО «Береке 2004». Для работы в системе было заявлено 63 пользователя.
В качестве исполнителя для внедрения была выбрана компания «1С-Рейтинг», зарекомендовавшая себя как надежный партнер при создании сложных корпоративных систем с максимальным охватом рабочих мест.
Руководство проекта сформулировало следующие основные задачи перед специалистами «1С-Рейтинг»:
• Формализация и унификация бюджетных процессов группы компании;
• Формализация правил заполнения отчетности;
• Максимальная автоматизация всех бюджетных процессов (ремонтов, доходов, расходов, закупок, поступления и выбытия денежных средств) включая автозаполнение необходимых значений/параметров (цен, норм, коэффициентов, ставок и т.п.) используемых для расчета бюджетных данных и автозаполнение необходимой аналитики. Использование исторических данных;
• Реализация функционала распределения затрат по видам деятельности (Видам перевозок/Видам ремонта), с учетом разных баз распределения;
• Интеграция данных с другими информационными системами («1С:Бухгалтерия» - данные БУ; «LMS» - управленческий учет доходов и себестоимости; «ИСАП» - данные по платежам, «Куб данных» - централизованные закупки), импорт и экспорт Excel файлов;
• Осуществление контроля за вводом данных в системе (не должна быть возможность изменения ранее утвержденных данных, ограничение доступа к редактированию предварительно определенных значений), использование функционала версионирования данных;
• Разграничение прав доступа к информации;
• Проведение план - фактного анализа;
• Формирование отчетности с возможностью выбора валюты (KZT/USD) и сравнительной информации (бюджет-бюджет, прогноз-бюджет, бюджет-факт предыдущего года и др.);
• Автоматизация процесса формирования консолидированной отчетности с возможностью выверки внутригрупповых оборотов.

С точки зрения реализуемых функций в рамках поставленных задач и выполняемых работ было выделено 2 подсистемы (2 уровня):
1. Подсистема планирования доходов, затрат, закупок и движения денежных средств подразделениями инициаторами на уровне учетной системы «1С: Бухгалтерия для Казахстана» (1 уровень) - включает в себя функции, связанные с обеспечением расчета по разработанной методике и отражения плановых и прогнозных сумм по доходам, расходам, закупкам и движению денежных средств используемых в последующем для формирования отчетных форм в «1С:Консолидация»;
2. Подсистема формирования бюджетных / отчетных форм на уровне программного продукта «1С: Консолидация» (2 уровень) - включает в себя функции, связанные с обеспечением автоматического заполнения плановых, фактических и прогнозных данных в отчетных формах по разработанной методике.

В рамках проекта для 1 уровня были выполнены следующие работы:
• Формализация и унификация бюджетных процессов группы, в результате был определен перечень бюджетных форм, требуемых к реализации, определена структура бюджетных форм и правила их автозаполнения;
• Формулировка требований к Нормативно-справочной информации;
• Разработка 57 бюджетных форм с полным/частичным автозаполнением, в том числе автоматизированы процессы:
o Регистрация входящих остатков в разрезе сценариев планирования;
o Планирование объемов ремонтных работ и образования лома / запасных частей;
o Планирование доходов от основной и неосновной деятельности;
o Планирование прямых материальных затрат;
o Планирование прочих нормируемых материальных затрат (Ремонт ОС, ГСМ, Материалы на ОТ и ТБ);
o Планирование прочих ненормируемых материальных затрат;
o Планирование прямых нематериальных затрат;
o Планирование прочих нематериальных затрат (Обучения и командировки, Услуги сторонних организаций, Финансовые расходы, Удорожание ТМЗ);
o Планирование выпуска продукции собственного производства (объем выпуска, затраты на выпуск, закупки);
o Планирование расходов будущих периодов;
o Планирование расходов по оплате труда (зар.плата и прочие начисления работникам, отпускные, резервы по отпускам, налоги от зар.платы);
o Планирование амортизации ФА;
o Планирование налогов (Имущественный, Транспортный, Земельный, Плата за загрязнение окружающей среды, НДПИ, НДС, КПН и отложенный КПН, Прочие налоги);
o Планирование закупок;
o Планирование инвестиционной программы (Освоение, Финансирование, Амортизация);
o Планирование выбытий и поступлений денежных средств;
o Формирование финансового бюджета в разрезе строк, с возможностью загрузки факта исполнения фин.бюджета в разрезе аналогичной аналитики. из ИС «ИСАП»;
o Расчет плановой цены ремонтных работ;
o Распределение плановых затрат по основной аналитике «Вида деятельности». Формирование плановой себестоимости выпуска готовой продукции;
o Реализован функционал расчета средневзвешенных цен для плановых материальных расходов.
Для каждого бюджетного процесса предусмотрена периодичность планирования: Год, Месяц, Прогноз 1 (9 мес.), Прогноз 2 (6 месяцев), Прогноз 3 (3 месяца), 3-х месячный скользящий. Для каждого бюджетного процесса подготовлены инструкции пользователя;
• Реализована интеграция данных с другими информационными системами: («1С:Бухгалтерия»; «LMS»; «ИСАП», «Куб данных»), импорт и экспорт Excel файлов;
• Разработаны роли пользователей, и дополнительные регистры сведений, определяющие права и уровень доступа пользователей к информации;
• Реализована обработка группового копирования документов планирования с созданием документов по новым сценариям (формирование бюджетных Раундов), с возможностью последующей корректировки созданных документов.

В рамках проекта для 2 уровня были выполнены следующие работы:
• Формализация и унификация отчетных форм, в результате был определен перечень отчетных форм требуемых к реализации, определена их структура и состав аналитики строк;
• Формализация правил заполнения отчетных выходных форм (для видов данных: план, прогноз, факт);
• Разработано 86 форм отчетности и 105 правил их обработки;
• Реализован функционал добавления дополнительной аналитики строкам отчетов (более 5 типовых) и доработан функционал вывода аналитики в теле отчета;
• Сформированы регламенты формирования отчетности;
• Определены правила формирования консолидированной отчетности;
• Разработан отчет по сверке ВГО;
• Реализована возможность вывода информации по разным сценариям в одной форме с расчетом необходимых отклонений между сравниваемыми данными (Относительное, Абсолютное, Отклонение без учета курсовой) в форме сводной таблицы;
• Реализована возможность регистрации и хранения комментариев к отклонениям по сравниваемым данным. Возможность автоподстановки последнего сохраненного комментария в структуре ранее сохраненной сводной таблицы и возможность выбора и подстановки любого ранее зарегистрированного комментария;
• Реализован функционал деления показателей отчетов с учетом необходимого сопоставления по аналитике раскрытия;
• Разработана обработка «Рабочее место пользователя» позволяющая в удобном режиме работать пользователю с отчетностью;
• Доработан функционал и осуществлена настройка обменов между ИС «1С:Консолидация» (1 – Центральная, 2 – Подчиненные);
• Реализована возможность пересчета отдельных (выделенных) показателей отчета;
• Подготовлено руководство пользователя по работе в «1С:Консолидация».

Работы, выполненные в рамках двух подсистем:
• Проведено обучение сотрудников;
• Отработаны замечания Заказчика в рамках тестовой и опытной эксплуатации системы.

По факту завершения работ были достигнуты основные цели проекта «Внедрение системы бюджетирования и финансовой консолидации». Автоматизация формализованных и унифицированных процессов ведет к уменьшению затрат трудовых ресурсов, сокращает время на регистрацию бюджетных данных и формирование отчетности, значительно повысилась прозрачность и точность планирования за счет использования предварительно зарегистрированных единых норм, показателей, цен и прочей нормативно-справочной информации. Единые учетные системы, для регистрации бюджетных данных позволяют получать оперативный доступ к актуальной информации на всех этапах.
Предусмотренный функционал согласования, позволяет автоматически контролировать, чтобы в отчетность попадали только утвержденные данные.

В ходе внедрения были выявлены дополнительные задачи, требующие реализации в рамках реализуемым подсистем. Для реализации данных задач, а также для усовершенствования разработанного функционала на 2017 год запланированы работы по развитию системы.

Начиная с 01.01.2017 года, система работает в режиме промышленной эксплуатации.

На текущий момент система находится на пост - проектном сопровождении, для данных работ создана рабочая группа, которая осуществляет консультации пользователей и производит оперативную отработку замечаний, по ранее разработанным объектам.