В ассоциации ТМТМ исключены кассовые разрывы, построена прозрачная финансовая система благодаря внедрению БИТ.Финанс

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ данных и прогнозирование
• Банк и касса
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Завершение периода
• Казахстан
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Налоговый учет
• Нематериальные активы
• Основные средства
• Расчет зарплаты и кадровый учет
• Расчеты с контрагентами
• Регламентированная отчетность
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управленческий учет
• Финансовый анализ

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В компании ТМТМ идет финансирование со стороны участников Ассоциации: членов, партнеров, учредителей. Мы долго искали решение по автоматизации бюджетирования, рассматривали разные доработки, чтобы осуществлять непрерывный контроль поступления и распределения средств по статьям, а также для точного отображения в режиме реального времени план-фактного анализа.
Особенностью планирования является то, что оно ведется в долларах США, а фактические поступления в тенге. Поэтому была необходимость в конвертации валюты в отчетных формах, чтобы данные отражались в единой валюте.

Также были и другие процессы, требующие автоматизации. Например, фактические данные за прошлые периоды не поступали в базу. Платежный календарь не был автоматизирован, данные вносили в Excel. Согласование заявок на оплату, планирование по статьям велось в бумажном варианте со сбором живых подписей руководителей. Казначейство выгрузку/ загрузку вели в Excel.
Учет вели в «1С:Бухгалтерия 8.3», при этом планирование не велось, отражались только фактические затраты и поступления. Необходимые отчеты возможно было формировать только по факту поступивших средств без детализации из «1С:Бухгалтерия 8.3.»
Чтобы решить все задачи и максимально автоматизировать бизнес-процессы в Ассоциации, пригласили специалистов Первого Бита. ТМТМ с 2017 года сотрудничают с компанией ИТ-интегратором, поэтому выбор был сделан в пользу проверенного поставщика услуг.
Описание проекта
Эксперты проанализировали состояние дел и предложили внедрить решение БИТ.Финанс Стандарт
Установили систему и настроили блоки Бюджетирования и Казначейства.

В ходе работ:
Ввели все статьи оборотов заказчика (300 статей оборотов), создали 2 вида бюджетов (БДР И БДДС).
Установили зависимые обороты, чтобы при заполнении бюджета доходов и расходов, автоматически записывались данные по бюджету денежных средств.
• По финансовым стандартам бюджет доходов и расходов ведется без учета НДС, а бюджет движения денежных средств ведется с учетом НДС. Например, прошла закупка на 1 млн. тенге, БДДС учитывает НДС и сумма уже составит 1 120 тыс. тенге. Чтобы вручную не вбивать в БДР 1 млн тенге, а в БДДС 1 120 тыс. тг. с учетом разницы, установили зависимые обороты к определенным статьям, теперь цифры автоматически настраиваются по формуле.
• В компании ТМТМ один центр финансовой отчетности и сейчас стало удобно отчеты формировать в разрезе проектов.
Эксперты настроили платежный календарь с датами планируемых затрат и поступлений по дням. Сейчас Финансовый директор видит план, факт поступлений и оперативно реагирует на отклонение в случае необходимости.
Специалисты также настроили правила согласования и визирования внутренних документов.
Согласование заявок по планируемым поступлениям и затратам:
• Со стороны заказчика, например, менеджера, идет формирование заявки на расходование денежных средств, выбирается статья, идет проверка по лимитам и проходит согласование по структуре маршрута.
• Со стороны Финансового директора формируется реестр платежей на основании заявок на расходование денежных средств, проходит согласование и формируется платежное поручение на оплату.

Сотрудников ТМТМ обучили работе в программе, научили устанавливать лимит по статьям. Теперь по необходимости на каждую статью можно сделать допустимый процент превышения.
Если, к примеру, по определенной статье затрат выделено в первом квартале 1 млн. тг., есть возможность установить лимит, допустим 900 000 тг. и при достижении этой суммы, далее выписывать счета на оплату по данной статье будет невозможно.
Специалисты Первого Бита произвели бесшовную интеграцию БИТ.Финанс Стандарт с «1С:Бухгалтерия для Казахстана 8.3.»
• Настроили автоматически сбор факта, начиная с 2017 года по текущий период, сейчас все данные отображаются в план-фактном анализе.
Отчетность формируется с любыми финансовыми показателями и разрезами: по контрагентам, статьям, проектам, ЦФО и т.д.
Настроена детализация сведений до уровня первичной документации

Ключевые результаты проекта

• В режиме онлайн финансовый директор видит отклонение планируемых показателей от фактических по приходу ДС. Например, Руководитель видит отклонение сколько денежных средств должно поступить от той суммы, которая по факту поступила.
• Возможность формирования бюджетов автоматически на основании свода по фактическим данным.
• Экономия временных ресурсов на 30% благодаря автоматизации согласования платежей.
• Сохраняется полная история согласования документов.
• Контроль бюджетов и недопущение превышения по планированию.
• Анализ в режиме реального времени в единой системе.
• Сохраняется история фактических данных за прошлые периоды
• Отчеты отображаются в единой казахстанской валюте, с учетом того, что планирование идет в долларах.
• Исключены кассовые разрывы.
• Исключены риски, когда платежи ошибочно запланированы на определенный срок, а суммы к оплате нет в кассе и на расчетных счетах.
• Благодаря платежному календарю можно видеть в какой день поступят средства, какой остаток имеется в наличие и от этого планировать свои затраты
• Возможность ведения анализа, актуализации бюджета, по определенным статьям, и если намечается экономия, то можно перераспределить средства на другие статьи.
• Теперь финансовый директор из отчетов может перейти в первичный документ. Например, по суммам он видит отклонения, далее можно в системе «провалиться» в документы к исполнителю, или видит большое количество документов, «проваливается» в данные и видит назначение платежей и прочие нужные данные.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента