Автоматизация учета в автосервисе на базе ПП "1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана"

Наша компания – ТОО "Автоцентр NORD MMC" специализируется на реализации транспортных средств и услуг технического обслуживания на территории г. Петропавловск и Северо-Казахстанской и Акмолинской областей. На данный момент у нас действует головной офис и филиал в г. Кокшетау, мы являемся дилерским центром торговых марок Ravon, Hyundai, Subaru, Ford, Jac и д.р.

Мы стремимся обеспечить наших клиентов своевременным и качественным обслуживанием автотранспортных средств и предоставить большой выбор современных автомобилей различных моделей и марок, обеспечить в дальнейшем сервис по гарантийному обслуживанию. На наших станциях можно не только выполнить ремонт своего автомобиля, но и перекусить, утолить жажду, приобрести приятные мелочи для себя и полезные для своего авто, посетив магазин при нашем автосервисе.

Конечно, за процессом обслуживания населения стоит учет, контроль и анализ всего происходящего. Наша организация это уже не одно маленькое СТО, это два крупных автоцентра оснащенных современным оборудованием, профессиональными специалистами, отвечающими за качество выполняемых работ, а также два крупных автосалона, за оборотами, которых можно было бы следить на бумаге и в Excel, но это достаточно тяжело. С открытием филиала в г. Кокшетау резко стали ощущаться проблемы в работе с документами, с клиентами, следить за поступлением товара и расходами, контролировать весь процесс осуществления деятельности автоцентра было сложно: необходимо было оперативно принимать данные от всех станций и вносить их в нашу учетную базу. Работа проводилась силами бухгалтеров, и с ростом оборотов автоцентра вносить данные день в день уже получалось с трудом. Сказывались и задержки документов из филиала в головную организацию и, конечно, не исключалась возможность ошибок по невнимательности. Вследствие, сложно было получить актуальную картину состояния головного автоцентра и филиала на каждый день, а без этого сложно прогнозировать и вносить какие-то коррективы в торговый процесс, следить за поступлением автомобилей, необходимых запасных частей и оборудования, анализировать спрос.

Мы не единственный автосервис и автосалон в регионе, поэтому, конкуренция, конечно, существует, и чтобы клиент выбирал тебя, нужно всегда давать клиенту именно, то в чем он нуждается. Хотелось быть достойными предстателями своей ниши, но как улучшать качество своих услуг, если большая часть сотрудников погрязла в бумагах?

В какой-то момент руководством было принято решение автоматизировать учет работы всей нашей организации. Так как наша основная деятельность связана все-таки с автотранспортными средствами, мы стали перебирать варианты среди предложений по автоматизации этой сферы. Кроме того, уже были идеи по развитию бизнеса и хотелось найти решение с прицелом на будущее.

Мы обратились за советом в фирму «Арида-Софт", которая занималась поддержкой нашей бухгалтерии. На тот момент наши бухгалтера работали в программе "1С:Бухгалтерия для Казахстана", но использовать эти продукты можно было только для бухгалтерии, а нам необходимо было автоматизировать всю работу в единой системе как для бухгалтера, так и для менеджеров. Специалисты этой фирмы каждый день сталкиваются с вопросами автоматизации, и мы надеялись получить от них, если не готовый продукт для нашей компании, то хотя бы просто авторитетное мнение, какой-то дельный совет.

ТОО «Арида-Софт» предложили нам доработать 1С по специфике СТО, с обменом по филиалам. 

Были выполнены следующие доработки:

• Документ для ведения учета по заказ-нарядам, с выбором видов оказанных услуг.
• Справочники для учета автомобилей.
• Отчеты для оценки затрат и вывода детальной информации по оказанным услугам.
• Отчет по табелям учета рабочего времени организации.
• Дополнительные печатные формы документов. 

Что из этого получилось:  

Теперь на каждом СТО мы имеем компьютер с установленной 1С и Центральную базу в головном офисе, в которой в режиме "онлайн" видим все продажи со всех торговых точек, налаженные постоянные обмены данными.

• Уменьшение рутинной работы;
• Повышение прозрачности учета;
• Сокращение ручных операций;
• Управление производственными операциями (процессами); 

В результате внедрения доработки значительно ускорилась работа  с документами и снизилось количество ошибок. Появилась возможность оперативно владеть всей информацией по филиалам.