Разработка и внедрение автоматизированной системы заработной платы и управления персоналом в филиалах ФГУП «Почта России»

Отзыв клиента

ФГУП "Почта России"
Москва, Октябрь 2012

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 6000

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 50

Автоматизированы следующие функции:

  • Кадровый учет
  • Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
  • Расчет зарплаты
  • Регламентированная отчетность
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Внедрение автоматизированной системы зарплаты и управления персоналом (АСЗУП) во ФГУП «Почта России» осуществлено в рамках крупномасштабного проекта ФГУП «Почта России», стартовавшего в 2010 г. Проект включал автоматизацию бизнес-процессов кадрового учета и расчета заработной платы, бухгалтерского и налогового учета, коммерческого (оперативного) учета.
В результате конкурсного отбора для выполнения проектов по разработке тиражных конфигураций и их последующему внедрению был выбран исполнитель — компания ALP Group.
Система АСЗУП была реализована на базе типовой конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» платформы «1С:Предприятие 8», которая была доработана проектными командами ALP Group с учетом специфики и требований ФГУП «Почта России». Разработка тиражной версии системы была завершена в IV квартале 2010 г.
Проект включал следующие этапы:
• разработка и пилотное внедрение, (2 филиала) — январь – февраль 2011 г.;
• пилотное тиражирование, 1 очередь (14 филиалов) — февраль – апрель 2011 г.;
• пилотное тиражирование, 2 очередь (8 филиалов) — февраль – октябрь 2011 г.;
• тиражирование, 1 очередь (18 филиалов) — апрель – август 2011 года;
• тиражирование, 2 очередь (20 филиалов) — октябрь 2011 г. – сентябрь 2012 г.;
• тиражирование, 3 очередь (7 филиалов) — октябрь 2011 г. – октябрь 2012 г.
В период реализации проектов специалистами ALP Group осуществлялись масштабные программы подготовки и технической поддержки пользователей и специалистов. Проводились учебные семинары и конференции, оказывалась централизованная техническая и методическая поддержка. Осуществлялась активная поддержка пользователей систем в периоды расчета заработной платы и формирования отчетности. По итогам опытно-промышленной эксплуатации филиалами были успешно осуществлены закрытия расчетных периодов по заработной плате, подготовлена и сдана регламентированная отчетность в фонды и налоговые органы, произведены расчеты по налогам и взносам.
Внедрение АСЗУП позволило ФГУП «Почта России» решить следующие задачи:
• унифицировать бизнес-процессы в части кадрового учета и расчета заработной платы во всех 69 филиалах;
• централизовать функции управления НСИ на уровне АУ ФГУП;
• повысить достоверность учетных кадровых данных филиалов;
• снизить трудозатраты на ведение кадрового учета и расчет оплаты труда;
• снизить трудоемкость сбора и обобщения данных кадрового учета территориально-распределенных участков предприятия;
• сократить трудоемкость, связанную с подготовкой и сдачей отчетности в фонды и налоговые органы.
Разработан и введен в действие регламент взаимодействия по сопровождению программных продуктов. В 2011 г. введена в эксплуатацию автоматизированная система управления инцидентами (СУИ) — собственная разработка компании ALP Group. Эта система представляет собой центр взаимодействия на проектах внедрения и сопровождения тиражного решения и включает в себя Service-Desk, блок проектного планирования и контроля над ходом внедрения. В рамках СУИ сформирована база знаний по проекту (инструкции, методические рекомендации). На текущий момент в базе знаний содержится около 15 000 документов.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка и настройка сервера СУБД
  • Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв о разработке и внедрении автоматизированных систем кадрового учета и расчета заработной платы, коммерческого учета, бухгалтерского и налогового учета в филиалах ФГУП «Почта России»

Федеральное государственное унитарное предприятие «Почта России» (ФГУП «Почта России») предоставляет услуги почтовой связи на всей территории Российской Федерации. Сегодня «Почта России» включает в себя 84 филиала, около 42 000 объектов почтовой связи, оказывающих услуги почтовой связи на всей территории Российской Федерации. В «Почте России» работает около 415 000 сотрудников.
В 2010 г. ФГУП «Почта России» приступила к реализации крупномасштабного проекта по автоматизации бизнес-процессов кадрового учета и расчета заработной платы, бухгалтерского и налогового учета, коммерческого учета.
Выполнение проекта включало разработку и последующее внедрение в филиалах ФГУП «Почта России» комплекса автоматизированных информационных систем, которые представляют собой интегрированное тиражное решение, включающее:
• автоматизированную систему зарплаты и управления персоналом (АСЗУП), выполненную на базе конфигурации «1C:Зарплата и управление персоналом»;
• автоматизированную систему бухгалтерского и налогового учета (АСБНУ), выполненную на базе конфигурации «1C:Бухгалтерия 8»;
• автоматизированную систему коммерческого учета (АСКУ), выполненную на базе конфигурации «1C:Управление Торговлей 8».
Основными целями проекта являлись:
• внедрение единой учетной политики кадрового учета и расчета оплаты труда, принятие оптимальных решений в процессе управления кадрами как основным ресурсом предприятия на основе полной, оперативной и достоверной информации о персонале;
• унификация программного обеспечения в части оперативного учета предприятия, решение задач оперативного учета, учета торговых операций;
• оптимизация процессов сбора и обобщения данных бухгалтерского и налогового учета территориально-распределенных участков ФГУП «Почта России», сокращение сроков подготовки регламентированной, бухгалтерской и финансовой отчетности.
В результате конкурсных отборов для выполнения проектов по разработке тиражных конфигураций и последующему их внедрению был выбран исполнитель — компания ALP Group.
Общий организационный объем внедрения составляет 69 филиалов ФГУП «Почта России». Внедрение компонент тиражного решения предполагает комплексную автоматизацию финансово-хозяйственной деятельности филиалов, включая аппарат управления и обособленные структурные подразделения УФПС — почтамты.
Периметр внедрения:
• более 300 000 лицевых счетов сотрудников;
• более 700 почтамтов;
• около 20 000 автоматизированных рабочих мест.
Для выполнения проектов компанией ALP Group была создана команда более чем из 30 высококвалифицированных специалистов.
Этапы проекта:
• разработка и пилотное внедрение автоматизированных систем АСЗУП, АСКУ и АСБНУ (2010–2011 гг.);
• тиражирование АСЗУП (2011–2012 гг.);
• тиражирование АСКУ и АСБНУ (2012–2014 гг.).
Этап разработки и пилотного внедрения автоматизированных систем включал:
• проектирование автоматизированных систем АСЗУП, АСКУ, АСБНУ;
• разработку прототипов тиражных конфигураций АСЗУП, АСКУ и АСБНУ;
• подготовку и проведение опытно-промышленной эксплуатации АСЗУП, АСКУ, АСБНУ в филиалах-лидерах пилотной зоны (2 филиала).
Разработка и апробация тиражной версии АСЗУП была завершена в IV квартале 2010 г., тиражной версии АСБНУ — в III квартале 2011 г., тиражной версии АСКУ — в IV квартале 2011 г.
Внедрение и перевод системы АСЗУП в промышленную эксплуатацию во всех 69 филиалах ФГУП «Почта России» завершены 1 октября 2012 г. Количество автоматизированных рабочих мест пользователей в системе на этапе перевода системы в промышленную эксплуатацию — 6000.
Внедрение и перевод АСКУ и АСБНУ в промышленную эксплуатацию в 27 филиалах соответственно завершился 31 декабря 2013 г. Количество автоматизированных рабочих мест пользователей в системе на этапе перевода системы в промышленную эксплуатацию составило в АСКУ 7553 пользователей, в АСБНУ 4371 пользователей.
Этап внедрения и тиражирования АСЗУП включал в себя:
• разработку и пилотное внедрение (2 филиала) — январь – февраль 2011 г.;
• пилотное тиражирование, 1 очередь (14 филиалов) — февраль – апрель 2011 г.;
• пилотное тиражирование, 2 очередь (8 филиалов) — февраль – октябрь 2011 г.;
• тиражирование, 1 очередь (18 филиалов) — апрель – август 2011 г.;
• тиражирование, 2 очередь (20 филиалов) — октябрь 2011 г.– сентябрь 2012 г.;
• тиражирование, 3 очередь (7 филиалов) — октябрь 2011 г. – октябрь 2012 г.
Внедрение и тиражирование АСКУ и АСБНУ включает в себя:
• разработку и пилотное внедрение (2 филиала) – декабрь 2010 г. – июль 2011 г.;
• пилотное тиражирование, (5 филиалов) — март - ноябрь 2012 г.;
• тиражирование, 1 очередь (10 филиалов) — декабрь 2012 г. – апрель 2013 г.;
• тиражирование, 2 очередь (10 филиалов) — апрель – декабрь 2013 года;
• тиражирование, 3 очередь (5 филиалов) — октябрь 2013 г. – январь 2014 г.;
• тиражирование, 4 очередь (16 филиалов) — ноябрь 2013 г. – май 2014 г.;
• тиражирование, 5 очередь (21 филиал) — май - ноябрь 2014 г.

Работам по внедрению информационных систем предшествовало выполнение консалтинговых работ. Консалтинговые работы были направлены на выработку методик ведения бухгалтерского, налогового, оперативного и кадрового учетов и обеспечение внедрения единой учетной политики для всех подразделений предприятия. Результаты работ были использованы при разработке тиражных конфигураций автоматизированных систем.
В рамках консалтинговых работ были выполнены следующие задачи:
• проведен анализ НСИ (анализ номенклатуры филиалов, разработка и утверждение номенклатурных групп, унификация и нормализация данных по контрагентам и договорам; формирование единой центральной базы федеральных контрагентов и их договоров на сервере ФГУП);
• осуществлен анализ бизнес-процесса «Розница»;
• проведен анализ и оптимизация структуры складского хозяйства (максимальная централизация функций сортировки товаров);
• осуществлена подготовка к формированию остатков в отделениях почтовой связи (ОПС), повышение достоверности данных (внезапные инвентаризации, хронометраж процедур пересчета, выбор способов инвентаризации);
• проведено упорядочивание картотеки договоров, организация ведения учета в разрезе договоров;
• проведен анализ технической инфраструктуры ФГУП «Почта России»;
• проведена реструктуризация информационных потоков автоматизированных бизнес-процессов.
Итогами консалтинговых работ стали структуризация и описание информационных потоков бизнес-процессов филиалов, проработка комплекса вопросов, связанных с формированием финансовой отчетности, а также разработка следующих стандартов, методик и рекомендаций:
• стандарты коммерческого учета в части технологии розничных продаж (уже введены в действие на предприятии);
• методика внедрения тиражного решения в части оперативного, бухгалтерского и налогового учетов (АСКУ, АСБНУ);
• методика внедрения тиражного решения в части управления персоналом и расчета заработной платы (АСЗУП);
• методика проведения инвентаризации товаров;
• рекомендации по проектированию и построению ИТ-инфраструктуры филиальной сети ФГУП «Почта России» с учетом требований к производительности и отказоустойчивости внедряемых систем.

В процессе разработки, внедрения и сопровождения проведена серьезная доработка прототипов тиражного решения — типовых компонент под требования бизнеса:
• проведена унификация и нормализация сетевых контрагентов и договоров — сформирована единая база, интегрированная с базами данных тиражного решения в филиалах и базами данных учетных систем АУ ФГУП;
• проведена нормализация сведений по контрагентам и договорам регионального уровня;
• проведена унификация аналитических разрезов субсчетов БУ;
• разработано централизованное управление нормативно-справочной информацией в рамках тиражного решения;
• обеспечено централизованное управление номенклатурными группами товаров, материалов и услуг;
• обеспечена детализация учета по товарам до «штрих-кода»;
• разработан формат информационного обмена с поставщиками товаров, введен стандарт электронных накладных;
• оптимизированы процессы движения товаров и складского учета — реализованы механизмы сортировки товаров, пакетного формирования складских документов;
• разработаны механизмы информационного обмена с ПО уровня отделений почтовой связи в части учета товаров, учета хозяйственных операций отделения почтовой связи, учета выработки сотрудников в соответствии с действующими на предприятии стандартами, методиками и положениями;
• разработан механизм по отражению хозяйственных операций по учету доходов, расходов и движений в операционных кассах в разрезе самого низшего элемента организационной структуры в АСКУ с последующим гибким вариантом загрузки этих данных в АСБНУ;
• разработаны механизмы сверки и синхронизации данных между системами АСКУ и АСБНУ;
• выполнена адаптация функционала учета по разделу «Внеоборотные активы» (разработаны отчеты по имуществу, полученному в лизинг, а также отчет для нужд МСФО; автоматизирован механизм начисления налога на имущество; доработан двусторонний обмен АСКУ–АСБНУ по объектам ОС);
• реализованы положения методики раздельного учета доходов и расходов;
• существенно переработаны механизмы закрытия месяца и формирования финансового результата;
• реализованы дополнительные механизмы кадрового учета в части штатного расписания, в соответствии с действующей на предприятии методикой;
• реализованы механизмы учета выработки и расчета сдельной оплаты труда сотрудников филиала;
• реализованы механизмы информационного обмена с единой информационной системой казначейства в части банковских операций и движений по операционным кассам;
• реализован блок в АСБНУ, в состав которого вошли макеты корпоративных отчетов, используемых в филиалах предприятия;
• реализован механизм автоматического расчета ежемесячной доплаты до МРОТ с учетом отработанного времени, районных коэффициентов и северных надбавок;
• реализован механизм расчета сетевых и квартальных премий, а также бонуса, рассчитываемого на основании Регламента бонусов;
• существенно доработан и дополнен блок по расчету сдельной оплаты труда;
• существенно доработан и дополнен механизм ведения штатного расписания;
• реализованы механизмы учета специфических номенклатурных групп: знаки почтовой оплаты, газетно-журнальная продукция, периодические печатные издания; реализованы единые учетные принципы;
• обеспечена синхронизация данных между компонентами тиражного решения в филиалах и на центральном уровне в части НСИ;
• обеспечено автоматическое отражение операций в подсистеме БУ и НУ (АСБНУ) посредством информационного обмена в части хозяйственных операций с подсистемами оперативного учета (АСКУ) и подсистемой зарплаты и управления персоналом (АСЗУП);
• реализованы механизмы пакетного формирования учетных документов;
• сформирована база данных объектов внеоборотных активов всего предприятия и интегрирована в компоненту тиражного решения центрального уровня —автоматизированную систему консолидации отчетности (АСКО);
• на базе типовой компоненты «1С:Консолидация 8» реализованы механизмы сбора отчетности по РСБУ и ее трансформации в отчетность по МСФО (АСКО); в рамках системы АСКО реализован полноценный учет движений и расчет амортизации внеоборотных активов в соответствии с учетной политикой по МСФО.
Технологии и компетенции, используемые ALP Group при внедрении:
• технология удаленного внедрения (методика внедрения, удаленное управление, удаленное обучение и семинары, видео-инструкции);
• автоматизированный центр взаимодействия (управление инцидентами, база знаний, контроль внедрения);
• центр компетенции на площадке заказчика (архитекторы, методологи);
• централизованная разработка (хранилище конфигурации, база НСИ);
• сценарное тестирование, центр управления производительностью (APDEX);
• механизм распределенных информационных баз «1С: 8»;
• центр компетенции ALP Group.

В период реализации проектов в пилотных зонах специалистами ALP Group осуществлялись масштабные программы по подготовке и технической поддержке пользователей и специалистов на местах. В частности, проводились учебные семинары и конференции, оказывалась централизованная техническая и методическая поддержка, активная помощь пользователям систем в периоды формирования отчетности. По итогам опытно-промышленной эксплуатации пилотными филиалами было успешно осуществлено закрытие отчетных периодов за месяц и квартал.
Текущие итоги проекта по автоматизации бизнес-процессов кадрового учета и расчета заработной платы, бухгалтерского и налогового учета, коммерческого учета:
• все 69 филиалов эксплуатируют АСЗУП в промышленном режиме, осуществляется централизованное сопровождение данной системы;
• осуществлен перевод в промышленную эксплуатацию АСКУ и АСБНУ в 27 филиалах.
Результаты комплексного проекта внедрения автоматизированных систем (АС), полученные ФГУП «Почта России»:
• повышение достоверности сведений, предоставляемых в рамках ведения учета;
• унификация существующих учетных бизнес-процессов с учетом стандартов предприятия;
• нормализация и унификация справочных данных в соответствии с корпоративными стандартами предприятия;
• единая конфигурация АС, централизованное сопровождение и техническая поддержка конфигурации программного комплекса;
• сокращение расходов на сопровождение и техническую поддержку учетных систем в филиалах ФГУП «Почта России»;
• получение достоверных и унифицированных данных для консолидации учета предприятия по стандартам РСБУ и МСФО.
Параллельно с процессом внедрения осуществляется сопровождение системы в филиалах, в которых система уже переведена в промышленную эксплуатацию. Сопровождение включает, в частности, развитие внедренных компонент системы в части функционала и масштабируемости. Проводится администрирование процесса управления изменениями и консультирование специалистов первой линии поддержки филиалов. Для оказания услуг сопровождения компанией ALP Group развернута централизованная служба сопровождения, в задачи которой входит разработка нового и доработка существующего функционала системы. В службу сопровождения привлекаются квалифицированные сотрудники ALP Group: руководитель проекта, системный архитектор, программисты, консультанты и методологи. Разработан и введен в действие регламент взаимодействия по сопровождению программных продуктов. В 2011 г. введена в эксплуатацию автоматизированная система управления инцидентами (СУИ) — собственная разработка компании ALP Group. Эта система представляет собой центр взаимодействия на проектах внедрения и сопровождения тиражного решения и включает Service-Desk, блок проектного планирования и контроля над ходом внедрения. В рамках СУИ сформирована база знаний по проекту (инструкции, методические рекомендации, стандарты, регламенты, технические задания, отчетные материалы по проекту). На текущий момент в базе знаний содержится порядка 15 000 документов.
Отмечаем оперативную работу, умелое применение консультантами и менеджерами АLР Group накопленного опыта внедрения корпоративных систем и опыта управления проектами, глубокое знание методологии и законодательства в области бухгалтерского, налогового и оперативного учета, расчета заработной платы, понимание специфики ФГУП «Почта России». Всё это обеспечило выполнение поставленных задач на высоком профессиональном и организационном уровне.


Приложение к отзыву о разработке и внедрении автоматизированных систем кадрового учета и расчета заработной платы, коммерческого, бухгалтерского и налогового учетов в филиалах ФГУП «Почта России» на 1 листе.