Автоматизация процесса планирования закупок и мониторинга договоров в компании АО "НМСК "Казмортрансфлот" на базе ПП "1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана".

Автоматизированы следующие функции:

• Взаиморасчеты с поставщиками
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Планирование с учетом отраслевой специфики
• Учет прихода ТМЦ
• Формирование отраслевой отчетности

Описание

Компания "City Soft" завершила процесс автоматизации планирования закупок в АО "НМСК "Казмортрансфлот" на базе оригинальной подсистемы "Планировани закупок и мониторинг договоров" для "1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана".
Акционерное общество "Национальная морская судоходная компания "Казмортрансфлот" создано постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 декабря 1998 года. Главной целью деятельности АО "НМСК "Казмортрансфлот" является создание национального морского торгового флота Республики Казахстан и организация международных морских перевозок отечественных грузов собственными силами.
В рамках подсистемы был разработан следующий функционал:
- Отражения потребностей департаментов в формировании/корректировке годового плана закупок;
- Согласование заявок департаментов на формирование/корректировку годового плана закупок с ответсвеными департаментами (финансовый блок, департамент закупок и материально технического снабжения);
- Регистрация годового плана закупок и корректировок к нему;
- Регистрация спецификаций поставок (аналог документа "Заказ поставщику");
- Регистрация договоров и дополнительных соглашений;
Подсистема позволяет:
- Заполнять годовой план закупок на основании согласованных заявок на формирование от департаментов Общества;
- Организовать рассылки уведомлений о состоянии согласования документов на электронною почту инициаторов и согласующих;
- Отслеживать состояние текущего освоения годового плана закупок, в том числе в разрезе статей бюджета;
- Формировать комплект регламентованной отчетности о закупках для предоставления в компетентные органы;
- Формировать комплект управленческой отчетности о состоянии освоения договоров как в суммовом так и натуральном выражении;
Специалистами компании разработана подробная инструкция по работе с подсистемой и проведено обучение пользователей в городах Актау и Астана.

Отзыв клиента

Директору
ТОО «City Soft»
Сыздыкову А.А.


О Т З Ы В


Акционерное общество «Национальная морская судоходная компания «Казмортрансфлот» создано постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 декабря 1998 года.
Главной целью деятельности АО «НМСК «Казмортрансфлот» (далее – КМТФ) является создание национального морского торгового флота Республики Казахстан и организация международных морских перевозок отечественных грузов собственными силами.
Деятельность КМТФ регулируется международными конвенциями и национальными нормативными актами.
Основной стратегической целью «Казмортрансфлота» является создание эффективной системы морской транспортировки, что предполагает:
• Развитие транспортных коридоров через казахстанские порты в Каспийском море для организации перевозок казахстанского углеводородного сырья, с дальнейшей интеграцией в систему транспортировки на Черном, Средиземном и Балтийском морях, а также в Персидском заливе при использовании географических преимуществ каспийского региона по добыче и транспортировке нефти;
• Создание условий по увеличению грузопотока через порт Актау генеральных грузов казахстанского происхождения для расширения и стимулирования экспорта основных товаров (металлы, зерно, асбест и др.), а также транзитных грузов в рамках общей политики по использованию преимуществ Казахстана как транспортного государства;
• Увеличение масштабов присутствия национального морского перевозчика при операциях по освоению казахстанского сектора Каспийского моря.
В рамках проекта автоматизации планирования закупок и мониторинга договоров были определены следующие цели:
• Систематизация сбора потребностей в корректировке годового плана закупок от департаментов Общества;
• Оптимизация процесса согласования заявок на формирование и корректировку годового плана закупок;
• Создание общедоступного инструмента мониторинга освоения договоров;
• Автоматизация процесса сбора пакета отчетности по закупкам товаров, работ, услуг для АО «Самрук - Казына Контракт» и Агентства РК по борьбе с экономической и коррупционной преступностью (АБЭКП) предоставляемых на ежемесячной основе.
В АО «НМСК «Казмортрансфлот» в качестве учетной системы используется «1С: Бухгалтерия для Казахстана8 + Корпоративный менеджмент». Для решения поставленных задач использовалась авторская конфигурация, встраиваемая в учетную систему.
Основные направления учета:
• Регистрация в системе годового плана закупок и его корректировок в течение года;
• Регистрация закупок способом конкурса (сравнение ценовых предложений, открытый тендер) и прямой закупки (из одного источника);
• Регистрация заключенных договоров с учетом технических спецификации.
До старта проекта пользователями учетной системы являлись представители финансово - экономического блока (Департамент бухгалтерского учета и Департамент бизнес - планирования и экономического анализа). На данный момент доступ к подсистеме «Планирование закупок и мониторинг договоров» имеют все департаменты Общества. Для представительства в городе Астана организовано 5 рабочих мест средствами терминального подключения.
Подсистема проектировалась и разрабатывалась исходя из стратегии максимальной простоты и наглядности как при регистрации данных, согласовании документов и анализа отчетности.
В планах развития системы предусмотрена интеграция с системой технического менеджмента флота «AMOS BS» с позиции подсистемы планирования закупок.
В данный момент ведутся работы по технической поддержке подсистемы в следующих направлениях:
• Расширение и совершенствование пакета управленческой отчетности охватывающей все этапы планирования закупок и мониторинга освоения годового плана закупок;
• Введение дополнительных контрольных процедур на всех этапах регистрации данных для исключения возможности искажения отчетности по закупкам.
Компанией «City Soft» предоставлена бесплатная техническая поддержка внедренной подсистемы до конца первого квартала 2012 года. Что характеризует компанию как добросовестного и честного партнера.
По результатам внедрения все поставленные задачи ТОО «City Soft» были выполнены. Потребности и ожидания КМТФ от внедрения были удовлетворены ТОО «City Soft» полностью.
За время работы осуществления процесса внедрения сотрудники компании «City Soft» зарекомендовали себя, как квалифицированные, компетентные специалисты, готовые оказать консультативную помощь сотрудникам КМТФ, постоянно поддерживали рабочие контакты с сотрудниками КМТФ и все возникающие вопросы, в том числе, внесение предлагаемых изменений в систему, разрешали в оперативном порядке.
В 2011 году дан старт проектам автоматизации разделов бюджетного планирования, централизованного казначейства и формирования пакета консолидированной управленческой отчетности по ключевым показателям хозяйственной деятельности. Переход на следующий качественный этап автоматизации подтверждает долгосрочную стратегию партнерства.