СОЗДАНИЕ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В КОМПАНИИ "DHL" С ПОМОЩЬЮ ЭКСПЕРТОВ "МИКРОТЕСТ" и решения "1С:Зарплата и управление персоналом 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ кадрового состава
• Кадровый учет
• Обучение персонала
• Оценка и аттестация персонала
• Оценка эффективности службы персонала и аналитическая отчетность
• Подбор кадров
• Применение различных мотивационных схем
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность
• Учет рабочего времени

Описание

ТРЕБОВАНИЯ БИЗНЕСА ЗАКАЗЧИКА
Целью запуска проекта стала необходимость создания единой информационной системы по управлению персоналом в представительстве DHL в России, учитывающей корпоративные стандарты компании. Используемая ранее система уже не соответствовала потребностям компании и ограничивала развитие работы с персоналом.
В качестве основных бизнес-задач, которые необходимо было решить на проекте, заказчик назвал необходимость автоматизации следующих процессов:
• Ведение регламентированного кадрового учета в соответствии с российским законодательством;
• Учет персонала в соответствии с корпоративными стандартами;
• Формирование аналитической кадровой отчетности, в том числе
и на английском языке;
• Табельный учет рабочего времени сотрудников с функцией загрузки заполненных табелей из подразделений;
• Расчет заработной платы с учетом специфики требований головного офиса;
• Возможность загрузки некоторых видов начислений из внешних файлов;
• Расчет налогов и других обязательных взносов во внебюджетные фонды, формирование налоговой и другой отчетности, предусмотренной российским законодательством;
• Формирование проводок по РСБУ, формирование и выгрузка в SUN проводок IFRS.
Целью автоматизации этих задач было уменьшение трудозатрат, связанных с ведением учета персонала и расчетом заработной платы в компании и повышение прозрачности учета.
РЕШЕНИЕ
Для решения этих задач руководство компании DHL приняло решение о проведении тендера на внедрение решения по управлению персоналом и расчету заработной платы. В качестве партнера для выполнения проекта была выбрана компания «Микротест», обладающая значительным опытом работы с международными компаниями, и как результат, понимающей сложности и специфику учета персонала в представительстве.
В качестве платформы для разработки решения компания «Микротест» предложила программный продукт «1С:Зарплата и Управление Персоналом версия 8», выбор которого был обоснован соответствием требованиям DHL к функциональности и техническим характеристикам решения:
• Максимальное соответствие требований DHL функционалу типового решения;
• Открытый код решения для обеспечения возможности дальнейшего развития системы;
• Высокие показатели быстродействия платформы;
• Широкие возможности по интеграции с решениями других производителей.

Для получения рабочего решения в максимально сжатые сроки специалисты «Микротест» использовали технологию быстрого внедрения, в рамках которой проект был разделен на два этапа:
• 1. Быстрый ввод в эксплуатацию стандартного функционала с минимальными изменениями.
• 2. Расширение функционала решения.
Несмотря на большое количество требований к решению, такой подход позволил сотрудникам DHL начать использовать решение в режиме опытной эксплуатации уже через три месяца после запуска проекта, и в режиме промышленной эксплуатации - через пять.
В ходе проектных работ специалисты компании «Микротест» разработали и внедрили решение, охватывающее все заявленные перед началом проекта задачи компании DHL.
При этом были автоматизированы следующие процессы:
• ведение штатного расписания, формирование приказов об изменении штатного расписания, учет вакансий, формирование специализированного отчета «Штатная расстановка»;
• формирование различных вариантов печатных форм трудового договора, дополнительного соглашения, кадровых приказов по корпоративным шаблонам DHL;
• формирование, выгрузка и загрузка специализированных табелей, контроль пересечения периодов кадровых событий;
• формирование специализированной формы графика работ, графика сменности;
• учет и анализ остатков отпусков - ежегодных основных и дополнительных;
• формирование специализированных и аналитических отчетов по учету рабочего и неотработанного времени (отчетность по FTE, отчеты MARS);
• формирование корпоративной и специализированной отчетности по кадрам, в том числе по дополнительным аналитикам: Grade, Location, Career level, Function;
• автоматическое формирование платежных ведомостей на выплату зарплаты в разрезе различных способов выплаты (касса/банк), различных валют, лицевых счетов сотрудников и типов выплат (аванс/зарплата/отпускные/расчет при увольнении);
• Расчет заработной платы, формирование корпоративной и специализированной отчетности по расчетным данным;
• формирование проводок как по РСБУ, так и по IFRS (включая перенос данных в программы SunSystems, SunAccounts).
Общее количество пользователей системы составило 20 человек.
ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Важным результатом проекта стала автоматизация всех задач компании DHL, связанных с управлением персоналом и расчетом заработной платы, в едином решении, учитывающем корпоративные требования.
В результате реализации проекта сотрудники DHL получили такие преимущества, как:
- единое информационное пространство для управления персоналом и расчета заработной платы;
- уменьшение ошибок ввода информации (вывод диагностических сообщений);
- повышение эффективности управления персоналом;
- упрощение работы со структурой компании;
- значительное увеличение скорости получения сводной информации, отчетов;
- сокращение сроков расчета заработной платы и увеличение возможностей по ее учету;
- автоматизация формирования проводок в соответствии с международными стандартами IFRS.
Благодаря автоматизации данных задач были достигнуты следующие результаты:
• на 30% снижены временные затраты на планово-учетные операции;
• до 1-2 дней сокращены сроки расчета заработной платы;
• с нескольких часов до 5-10 минут увеличена скорость формирования отчетов.