Автоматизация учета на базе ПП "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП" в ООО "Спецпромсервис"

Автоматизированы следующие функции:

• Кадровый учет
• Кадровый ЭДО с помощью 1С:Кабинета сотрудника
• Обучение персонала
• Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
• Подключение сотрудников к 1С:Кабинету сотрудника
• Расчет зарплаты
• Расчет зарплаты и кадровый учет
• Регламентированная отчетность
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

ООО «Спецпромсервис» оказывает услуги по строительству и обслуживанию скважин, обеспечивая полный комплекс нефтесервисных работ: освоение, текущий и капитальный ремонт, консервацию и ликвидацию объектов.

Предпосылки проекта

Производственная специфика требует постоянного контроля рабочего времени сотрудников, оперативного ведения кадрового учета и точного распределения затрат на заработную плату сотрудников по направлениям деятельности. Рост количества объектов и регулярные перемещения сотрудников между бригадами и территориями привели к необходимости создать единую систему кадрового и табельного учета. Компании было важно синхронизировать кадровые процессы, процессы учета рабочего времени, расчета заработной платы и производственную аналитику в едином цифровом пространстве.

По итогам тендера победителем стал самарский филиал «1С-Рарус», обладающий опытом реализации комплексных проектов в производственных и нефтесервисных компаниях. В рамках проекта подрядчик обеспечил разработку и внедрение информационных систем, включая доработку функциональности и миграцию ключевых процессов учета, настройку интеграций.

Цели проекта

Цель проекта: создание единой цифровой среды для автоматизации кадровых процессов, учета рабочего времени и расчета заработной платы в соответствии со спецификой производственной деятельности и вахтового метода работы.

Основные задачи проекта:
· Внедрить «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» («1С:ЗУП КОРП») для комплексного кадрового учета и расчета заработной платы.
· Разработать систему для оперативного учета рабочего времени «Табели и Графики». Автоматизировать контроль соответствия кадрового и табельного учета.
· Внедрить сервис «1С:Кабинет сотрудника» для упрощения кадрового электронного документооборота (КЭДО) и эффективного взаимодействия с сотрудниками в программах 1С.
· Перевести управленческую отчетность из внешних файлов в систему 1С.
· Обеспечить интеграцию «1С:ЗУП КОРП» с бухгалтерской системой и внешними сервисами.

Архитектура решения

Архитектура HR-системы построена на основе четырех взаимосвязанных контуров, обеспечивающих сквозной процесс учета рабочего времени и отражения затрат:
1) Контур кадрового учета и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».

В контуре реализованы:
· кадровый учет и электронный документооборот, включая работу через сервис «1С:Кабинет сотрудника»;
· расчет заработной платы и проверка соответствия кадрового и табельного учета;
· отражение зарплаты в бухгалтерском учете с распределением затрат по скважинам, этапам работ и статьям затрат;
· расчет резервов на ежегодные отпуска и годовую премию.

2) Контур оперативного учета рабочего времени на базе системы «Табели и Графики».

Система «Табели и Графики» разработана самарскими специалистами «1С-Рарус» на платформе «1С:Предприятие» и обеспечивает:
· формирование индивидуальных графиков работы сотрудников;
· автоматическое создание табелей на основании утвержденных графиков;
· контроль переработок, отпусков, неявок и не внесенных в табель сотрудников;
· поэтапное согласование документов;
· пакетную печать табелей и графиков по корпоративным формам.

3) Контур кадрового электронного документооборота и взаимодействия сотрудников на базе сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис интегрирован с «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» и обеспечивает:
· получение расчетных листков в электронном виде;
· подачу кадровых заявлений через личный кабинет;
· оперативное взаимодействие сотрудников с кадровой службой;
· автоматический обмен данными с системой кадрового учета;
· сокращение объема бумажного документооборота предприятия.

4) Интеграция «Табели и Графики» и «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
Между системами реализован автоматический обмен:
· нормативно-справочной информацией;
· кадровыми данными;
· табелями учета рабочего времени с автоматической проверкой на соответствие данным кадрового учета.

Интеграции с прочими системами
· Реализована двусторонняя интеграция с локальной информационной системой 1С. В «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» загружается производственная аналитика для распределения затрат, а в бухгалтерскую систему передаются сведения о сотрудниках, а также данные об отражении заработной платы и резервов в бухгалтерском учете.
· Настроен обмен данными с внешними системами:
o Электронное хранилище данных (ЭХД) — реализована интеграция с системой ЭХД для автоматической загрузки свободных штрихкодов в «1С:ЗУП КОРП». Загруженные штрихкоды присваиваются документам кадрового учета и расчета заработной платы и выводятся в их печатных формах. При достижении минимального порога доступных штрихкодов выполняется автоматическая загрузка новой партии.
o Система синхронизации пользовательских данных (ССПД) — по запросу из ССПД из «1С:ЗУП КОРП» выгружаются данные организационной структуры предприятия и сведения о сотрудниках, включая ФИО, табельный номер, должность, подразделение и другие необходимые кадровые данные.
o Банковские сервисы — для формирования реестров на перечисление зарплаты в банк и перечисления удержаний по исполнительным листам.

Результаты проекта
· На 10% сокращены трудозатраты подразделений, отвечающих за кадровый учет, организацию труда и производственный учет, благодаря автоматизации процессов управления персоналом, учета рабочего времени и распределения затрат.
· Благодаря внедрению сервиса «1С:Кабинет сотрудника» часть кадровых процессов переведена в электронный формат, сокращен объем бумажного документооборота и повышена оперативность взаимодействия сотрудников с кадровой службой. Сотрудники получили возможность без задержек получать расчетные листки и направлять онлайн кадровые заявления через личный кабинет.
· В 3 раза сокращены сроки контроля норм рабочего времени и переработок. Это стало возможным за счет загрузки табелей из «Табели и Графики» в «1С:ЗУП КОРП» с контролем расхождений между кадровым учетом и данными табелей. На 99% снизилось количество ошибок между данными табельного и кадрового учета.
· На 15% ускорено получение управленческой отчетности за счет централизации кадрового, табельного и расчетного учета в единой информационной системе, автоматизации расчета резервов и распределения затрат по производственной аналитике.
· В 2 раза сокращены затраты на оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений за счет унификации кадрового документооборота предприятия.
· В 2 раза ускорено оформление кадровых переводов сотрудников между бригадами и территориями благодаря автоматизации процесса на основе данных табельного учета.
· Повышена точность кадрового учета и расчета начислений за счет автоматизации расчета дополнительных ежегодных отпусков для сотрудников, работающих вахтовым методом.
· Усилена информационная безопасность кадрового учета за счет разграничения прав доступа к данным сотрудников из числа высшего руководства.

Выполнены следующие работы:

• Аудит и оптимизация настроек системы
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Внедрение локальной версии 1С:Кабинет сотрудника
• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Консультация клиента об этапах перехода на кадровый ЭДО
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Настройка работы с УКЭП на компьютерах пользователей, имеющих право подписи документов
• Настройка списка ответственных за обработку заявлений сотрудников
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Оформление заявки на поставку локальной версии сервиса
• Первичная настройка публикации кабинетов сотрудника в программе
• Первичное обучение по работе с основными функциями сервиса
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Повышение производительности системы
• Повышение стабильности работы и устойчивости системы
• Подключение к сервису 1С:Кабинет сотрудника
• Предоставление образцов приказов, которые необходимо принять для перехода на КЭДО
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Составление перечня документов, которые организация переводит в электронный вид
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка локальной версии 1С:Кабинет сотрудника на сервере заказчика силами специалистов партнера, осуществляющего внедрение
• Установка и настройка сервера СУБД