ОТЗЫВ

О внедрении программного решения

«1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси»

на ООО «Авансум»

ООО «Авансум» – производитель современных светопрозрачных конструкций, использующий долговечные материалы от ведущих мировых брендов. Компания специализируется на производстве изделий из ПВХ и алюминия с 2008 года и на сегодняшний день является крупнейшим производителем окон и дверей в Республике Беларусь, выпуская более 1500 изделий в сутки.

Предприятие работает со всеми участниками строительного рынка – от частных заказчиков до крупных строительных компаний – выполняя заказы любой сложности, от остекления балконов до сложнейших конструкций витражного и купольного остекления, выполняемых по индивидуальным проектам. Компания активно ведет подрядную и строительную деятельность в Республике Беларусь и за рубежом, подтверждая соответствие требованиям необходимыми сертификатами. Современное производство, качественное сырье и комплектующие, а также квалифицированный персонал гарантируют продукцию, соответствующую мировым стандартам качества, экологичности и долговечности.

Проанализировав имеющийся уровень автоматизации, руководство ООО «Авансум» приняло решение о внедрении единого программного продукта с комплексным подходом к управлению предприятием, предоставляющего широкие возможности для управления всеми аспектами его деятельности – от планирования производства до контроля складских запасов и управления персоналом.

Причинами инициации проекта автоматизации послужили:

1. Отсутствие единой информационной системы и использование разрозненных систем (Avansum.su, Wintecs, Битрикс24, 1С: Управление нашей фирмой 8.3, Ввод ДПУ, Google Docs и Microsoft Word/Excel) и, как следствие, отсутствие возможности оперативного получения информации и последующей консолидации данных. Наличие двойного ввода информации по производственным операциям в разных системах учета, использование большого объема бумажных носителей и ручного труда.
2. Необходимость анализа фактических и плановых потребностей в товарах на складах и производстве, а также планирования их обеспечения.
3. Потребность в оперативном получении актуальных данных о наличии товаров на складах и их движении.
4. Необходимость автоматизации расчета и план-фактного анализа себестоимости выпущенной продукции, сокращения сроков ее расчета, своевременного расчета плановой стоимости сырья, материалов, продукции.

С целью сбора информации о текущих и проектируемых процессах на предприятии, определения возможностей их автоматизации и предварительного объема разработки программного обеспечения, учитывающего специфику работы предприятия и взаимодействия между участками, специалистами Частного сервисного унитарного предприятия «Академ и К» было проведено обследование участков планируемой автоматизации.

В ходе обследования были изучены основные алгоритмы организации производственной деятельности, определены функции подразделений и существующие и будущие информационные взаимосвязи между ними. Также был проанализирован существующий и проектируемый уровень автоматизации, включая перечень используемых подсистем, состав автоматизированных рабочих мест и круг решаемых задач с целью определения функциональной полноты системы и автоматизации учетных функций. На основании собранной информации был построен прототип основного бизнес-процесса предприятия для выявления особенностей его оперативного учета.

В результате проведенного обследования была определена оптимальная схема автоматизации предприятия на базе программного обеспечения «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси», выявлены «узкие места» автоматизации. Именно это программное решение было рекомендовано задействовать в качестве единой системы автоматизации для основных бизнес-процессов: управленческого, производственного, оперативного учета, а также кадрового и бухгалтерского учёта. Выбор данного программного продукта также был основан исходя из его уникальности и одновременно широкой распространенности. В качестве фирмы-интегратора выступил партнер компании «1С» в Беларуси – Частное сервисное унитарное предприятие «Академ и К», г. Гродно.

Целями внедрения программного продукта «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси» на предприятии ООО «Авансум» обозначены:

• консолидация данных в единой экосистеме: устранение разрывов между «1С:Предприятие 7» и разрозненными системами (от Wintecs и Битрикс24 до Excel) для создания единого источника достоверной информации;
• переход к сквозному планированию: создание системы оперативного планирования производства, способной эффективно распределять нагрузку при выпуске более 1500 изделий в сутки;
• глубокий контроль себестоимости: внедрение детального учета фактических затрат на каждом производственном участке для выявления и устранения скрытых потерь;
• обеспечение сквозной прозрачности прохождения заказов: оперативный мониторинг каждого изделия на всех этапах жизненного цикла – от проектирования и запуска в работу до фактической отгрузки заказчику;
• оптимизация складской логистики и маркировки: автоматизация адресного хранения и адресного отбора комплектующих с использованием мобильных решений и штрихкодирования;
• сокращение сроков расчета себестоимости;
• сокращение времени и трудозатрат на получение оперативных данных.

Специалистами Частного предприятия «Академ и К» выполнены работы:

- консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;

- продажа выбранных программных продуктов;

- сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;

- планирование этапов работ, составление календарного плана работ;

- методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации);

- создание интерфейсов и наборов прав пользователей;

- техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация);

- интеграция с другими системами на базе «1С: Предприятие»;

- начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;

- ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков;

- перенос данных из предыдущих систем автоматизации;

- индивидуальное обучение в офисе заказчика;

- обучение в группе в офисе заказчика;

- дистанционное обучение пользователей.

В ходе внедрения проекта были автоматизированы функции следующих участков:

1. «Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками».

Автоматизированы следующие функции участка: оформление заказов поставщикам; учет прихода ТМЦ; формирование графика оплаты поставщикам; взаиморасчеты с поставщиками; управление цепочками поставок.

Подсистема «Учёт закупок» запущена в строгом соответствии с бизнес-процессом предприятия, что обеспечило оперативный учет и финансовую дисциплину в работе с поставщиками. Реализованы схемы учета заказов поставщикам, приобретения товаров на территории Республики Беларусь и за ее пределами. Организован учет материалов, поступающих и отданных на ответственное хранение, а также закупок услуг и внеоборотных активов.

2. «Склад и логистика».

Автоматизированы следующие функции участка: управление ордерным складом; логистика адресного склада; комплектация и разукомплектация ТМЦ; подключение складского оборудования.

На базе платформы «1С:Предприятие 8» и специализированного ПО «AcademyKa Inventory Control» (AIC) реализована система адресного хранения материалов и готовой продукции.

Для организации складского учета готовой продукции с учетом системы штрихкодирования был установлен и адаптирован модуль «Расширенное штрихкодирование». С помощью AIC автоматизированы процессы сборки комплектации по заказам клиента по отгрузке готовой продукции и комплектующих со склада учета готовой продукции, а также операции приемки, отгрузки и перемещения продукции между ячейками. Внедрена система визуализации и автоматического формирования упаковочных листов на собранную по заданию комплектацию. Обеспечен учет остатков готовой продукции.

Складской учет материалов также организован с учетом системы штрихкодирования. Согласно разработанным схемам всех ключевых операций склада реализованы процессы приемки, отгрузки, перемещения продукции между ячейками, упаковка товара, а также учет остатков.

3. «Продажи (сбыт), сервис, маркетинг».

Автоматизированы следующие функции участка: оформление заказов покупателей; ценообразование, прайс-листы; формирование графика поступления оплат.

Реализована бесшовная интеграция с ПО «Wintecs», что позволило мгновенно загружать заказы и спецификации готовых изделий в единую систему.

Разработана многоуровневая система прайс-листов, учитывающая региональную специфику (Беларусь, Россия, Казахстан) и индивидуальные условия работы с контрагентами.

Внедрена возможность включения в заказы сопутствующих услуг (монтаж, замер, доставка) и многооборотной тары, что обеспечило полноту первичной документации.

Автоматизирован зачет платежей и формирование графиков поступления денежных средств, что повысило точность финансового планирования.

4. «Управление персоналом и кадровый учет (HRM)».

Автоматизированы следующие функции участка: кадровый учет, подбор кадров, анализ кадрового состава; учет рабочего времени.

Обеспечен полный учет движений персонала (прием, переводы, увольнения) в строгом соответствии с законодательством Республики Беларусь. Реализовано оперативное формирование всей регламентированной отчетности и хранение истории кадровых изменений в единой базе.

5. «Производство, услуги».

Автоматизированы следующие функции участка: управление данными о составе и структура изделия; учет затрат на производство; расчет нормативной себестоимости; учет основных средств, расчет амортизации; планирование потребности в материалах; цеховое (посменное) планирование производства; учет деятельности вспомогательных производств; учет производственных заказов.

Центральным звеном проекта стала автоматизация производственного цикла, обеспечивающая точность списания затрат и планирования ресурсов:

• реализована интеграция со сторонним ПО для автоматической загрузки спецификаций. Это позволило формировать ресурсные спецификации с указанием точных норм расхода материалов;
• организован учет выпуска полуфабрикатов и готовой продукции. Списание материалов на выпуск происходят автоматически в строгом соответствии с установленными нормами;
• внедрена система расчета нормативной себестоимости и планирования потребности в материалах;
• настроены механизмы формирования графиков работы подразделений.

6. Дополнительные функциональные блоки.

Для создания комплексной системы управления предприятием были автоматизированы сопутствующие направления:

• Транспортная логистика: реализован учет собственного автопарка и диспетчеризация грузоперевозок. Система позволяет контролировать состояние подвижного состава и эффективность работы транспорта.
• Маркировка продукции: выполнен полный цикл автоматизации маркировки – от подключения торгового оборудования и работы с устройствами VSTEK до учета маркированных остатков на складах в соответствии с законодательством.
• Интеграция с внешними ПО: настроены бесшовные обмены данными с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков.

Специализированные рабочие места (АРМ).

Для повышения производительности персонала и объединения разрозненных данных в единые интерфейсы были разработаны и внедрены специализированные рабочие места:

• АРМ «Комплектовщик» предназначено для автоматизации процессов сборки заказов на складе. Система оптимизирует маршруты комплектации, позволяет группировать заказы по контрагентам и рейсам, а также автоматически формирует и выводит на печать этикетки упаковочных листов. Реализован оперативный контроль наличия товаров на складах в момент сборки.
• АРМ «Кладовщик» обеспечивает эффективное управление движением товаров и адресным хранением. Инструмент позволяет оптимально размещать ТМЦ с учетом их характеристик, автоматически проводить операции отбора фурнитуры и готовой продукции. Важной функцией является встроенный контроль оплат: система блокирует отгрузку заказа клиенту при наличии задолженности.
• АРМ «Логист» – инструмент для оперативного планирования и контроля доставки. АРМ позволяет распределять заказы по рейсам, транспортным средствам и зонам доставки. Система автоматически рассчитывает весогабаритные характеристики изделий (вес, площадь), обеспечивает порядок согласования заказов и мгновенное формирование транспортной документации.
• АРМ «Технолог» служит для управления инженерными данными и производственными процессами. Позволяет разрабатывать технологические карты, нормировать затраты на материалы и оплату труда, планировать загрузку мощностей и осуществлять контроль качества продукции в едином интерфейсе, интегрированном с другими модулями системы.
• АРМ «Выпуск» обеспечивает полный цикл фиксации выпуска готовой продукции: от сканирования штрихкодов до автоматического списания материалов и перемещения изделий на склад. Система поддерживает учет дополнительной комплектации, имеет гибкие механизмы подбора серий материалов и позволяет автоматически формировать упаковочные листы прямо на производственной линии.
• АРМ «Маркировка» автоматизирует процессы идентификации продукции в соответствии с законодательными требованиями. Интерфейс обеспечивает генерацию штрихкодов, печать этикеток для различных типов изделий и бесшовную интеграцию с маркировочным оборудованием (VSTEK), обеспечивая прозрачный складской учет маркированного товара.
• АРМ «Накладные к оформлению» – специализированный интерфейс для отдела сбыта, предназначенный для оперативного формирования документов реализации.

Разработка новых и доработка существующих АРМ позволила оптимизировать работу персонала, повышая производительность, снижая количество ошибок и обеспечивая оперативный контроль над процессами «в одном окне».

Автоматизация регламентных операций

Дополнительно в системе реализован ряд регламентных заданий, исключающих ручной труд:

• Автоматическая загрузка данных: настроен фоновый импорт заказов клиентов, ресурсных спецификаций и штрихкодов готовой продукции из внешних систем, включая ПО «Avansum.su».
• Управление статусами и сериями: система автоматически актуализирует статусы документов «Заказ клиента», что обеспечивает корректный подбор серий номенклатуры для терминалов сбора данных и своевременную передачу заданий на терминалы склада.

На текущем этапе проект перешел в фазу активного использования. Ключевые функциональные участки и специализированные АРМ, описанные выше, успешно введены в промышленную эксплуатацию. Персонал предприятия прошел необходимое обучение и ведет ежедневный учет в системе «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси».

Внедрение программного продукта позволило руководству и профильным специалистам ООО «Авансум» перейти от оперативного реагирования к стратегическому управлению. Использование расширенной аналитики позволяет оперативно принимать взвешенные решения в работе с контрагентами, ускоряет обработку заказов и гарантирует жесткий контроль качества на каждом этапе производства.

Ключевые результаты и эффекты внедрения:

• Ликвидация «цифрового хаоса» и двойного ввода: благодаря объединению всех контуров учета в «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси», данные вводятся один раз. Информация о заказе из ПО «Wintecs» автоматически становится основой для производства, закупок и логистики.
• Повышение производительности труда персонала: разработка и запуск профильных автоматизированных рабочих мест (АРМ «Выпуск», «Комплектовщик», «Логист», «Маркировка») позволили сотрудникам выполнять операции в режиме «одного окна», значительно сократив время на обработку документов.
• Оптимизация складских операций и учета ТМЦ: внедрение специализированных АРМ и модуля AIC обеспечило автоматизацию процессов приемки, отбора и отгрузки. Достигнута высокая точность комплектации заказов и минимизирована пересортица.
• Усиление контроля себестоимости и материальных потоков: автоматизирован учет выпуска полуфабрикатов и списание материалов согласно ресурсным спецификациям, что обеспечило прозрачность затрат на каждом этапе изготовления продукции.
• Эффективная логистика и диспетчеризация: АРМ «Логист» позволил централизованно управлять рейсами, контролируя вес, площадь изделий и зоны доставки. Это сократило время на формирование транспортной документации и оптимизировало загрузку автопарка.
• Ликвидация «слепых зон» в производственном цикле: достигнута полная прослеживаемость заказов. Система позволяет в режиме реального времени контролировать статус каждого изделия на любом производственном участке.

Для реализации проекта была выбрана «Технология быстрого результата». Данный подход позволяет предприятию получать практическую пользу от системы поэтапно, не дожидаясь завершения всех циклов автоматизации. Это минимизирует организационные риски и обеспечивает плавную адаптацию персонала к новым инструментам управления.

Параллельно с развитием уже запущенных модулей, команда «Академ и К» осуществляет плановую автоматизацию следующих направлений:

• Бухгалтерский и налоговый учет;
• Оперативное планирование производства;
• Управление взаиморасчетами с поставщиками и клиентами.

Такой гибридный метод внедрения позволяет ООО «Авансум» получать реальный управленческий эффект от функционирования «цифрового ядра» уже сегодня, продолжая планомерное развитие системы.

В планах по дальнейшему расширению функциональных возможностей системы обозначены:

• переход на полный регламентированный учет в единой информационной базе;
• настройка механизмов автоматизированного расчета полной себестоимости продукции;
• внедрение инструментов глубокого управления позаказным производством.

Поэтапный ввод системы в эксплуатацию подтверждает оправданность выбранной стратегии: предприятие получает работающие инструменты контроля «здесь и сейчас», создавая надежный фундамент для комплексной цифровой экосистемы.