Экспресс-запуск масштабируемого кадрового ЭДО: опыт внедрения сервиса "1С:Кабинет сотрудника" на "Калужском турбинном заводе"

Автоматизированы следующие функции:

• Кадровый ЭДО с помощью 1С:Кабинета сотрудника
• Подключение сотрудников к 1С:Кабинету сотрудника

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ

Описание

Бизнес?задачи:
Кадровый ЭДО (далее КЭДО) на предприятии на момент старта проекта уже частично работал в во внешней системе "HRlink", но только для ~200 сотрудников и только по отпускам. Заказчику требовалось решение, которое:
работает в едином контуре с кадровой учетной системой "1С:Зарплата и управление персоналом";
поддерживает больше типов документов (отпуска, донорские дни, справки, изменение личных данных и др.);
позволяет поэтапно перевести на КЭДО персонал завода, не ломая существующие процессы.

Проектное решение:
В основе проекта лежал поэтапный переход на КЭДО на базе сервиса «1С:Кабинет сотрудника» (локальная версия), интегрированного с рабочей базой "1С:Зарплата и управление персоналом".

Ключевые особенности проектного подхода:
детальное обследование и формализация требований в документе «Функциональные рамки проекта» с дорожной картой;
запуск через фокус?группу (8 сотрудников HR и ИТ) с отработкой полного цикла КЭДО;
аккуратная настройка сервиса сразу на рабочем контуре 1С:ЗУП, без “игрушечной” тестовой базы;
сильный акцент на передачу компетенций: инструкции, обучение, подготовка администраторов на стороне заказчика.

Этапы проекта:
1. Обследование и проектирование:
Определена фокус?группа из 8 сотрудников, на которой отрабатывались все процессы КЭДО в сервисе "1С:Кабинет сотрудника".
Проведены интервью с сотрудникам Дирекции по персоналу и Управления информационными технологиями, описаны действующие процессы кадрового документооборота в "HRlink" и на бумаге.
Сформирован перечень документов и маршрутов согласования (отпуска, донорские, справки, изменение личных данных) для "переноса" их в сервис "1С:Кабинет сотрудника".
Зафиксированы функциональные разрывы между ожиданиями со стороны Заказчика и типовым функционалом «1С:Кабинет сотрудника» для формирования бэклога для возможной реализации уже за рамками текущего проекта.
2. Внедрение и настройка сервиса:
Установлен и настроен сервис «1С:Кабинет сотрудника» на рабочей базе "1С:Зарплата и управление персоналом" (без параллельной тестовой «песочницы» — сразу в боевом контуре, но с аккуратным запуском на фокус?группе).
Выгружены данные в сервис по фокус?группе из "1С:Зарплата и управление персоналом", опубликованы кабинеты, отправлены приглашения, сотрудники авторизованы, согласия получены и проверены, созданы электронные подписи.
Настроены шаблоны документов, а также маршруты согласования для подразделений, к которым относятся участники фокус-группы. В том числе:
-доработаны тексты приглашений по SMS и email;
-адаптирован шаблон согласия на присоединение к ЭДО под требования Заказчика;
-изменены шапки типовых шаблонов под принятые в организации;
-созданы дополнительные шаблоны (донорские, дополнительный отпуск по коллективному договору, перенос за месяц до основного, разделение отпуска, отзыв из отпуска).

Настроены электронно-цифровые подписи в "1С:Зарплата и управление персоналом", для лиц, подписывающих кадровые документы.
Проверена и приведена в порядок оргструктура организации в системе.
Запущен пилот по полному циклу работы с документами по отпуску для участников фокус-группы: заявление ? табельщик ? руководитель ? кадровик ? приказ ? подпись начальника отдела кадров ? подписание приказа сотрудником в кабинете.
Выгружены данные в сервис по всем сотрудникам организации, планирующих к переводу на кадровый электронные документооборот (более 3000 человек). Опубликованы кабинеты, отправлены приглашения, сотрудники авторизованы, согласия получены и проверены, созданы электронные подписи.
3. Обучение и методическая поддержка
Выбранный проектный подход делал ставку на масштабируемость — то есть не просто настроить сервис "1С:Кабинет сотрудника" Заказчику, но и передать ответственным лицам компании компетенции, которые позволят им по завершению проекта успешно работать в сервисе и развивать КЭДО далее.

В ходе этапа обучения было
подготовлено 16 детальных инструкций: для сотрудников, руководителей, кадровиков, бухгалтерии и администраторов сервиса.
проведены онлайн?сессии по:
-обработке заявлений на отпуск;
-работе с шаблонами и маршрутам;
-обработке запросов 2?НДФЛ;
-работе со справкой с места работы
-базовыми настройками сервиса.

В разрезе бизнес-задач переход на кадровый электронный документооборот на базе сервиса "1С:Кабинет сотрудника" для Заказчика означает:
Единый контур КЭДО на базе программных продуктов "1С": сервис «1С:Кабинет сотрудника» связан с основной кадровой учетной системой "1С:Зарплата и управление персоналом".
Готовая модель тиражирования КЭДО на всю организацию по цепочке фокус?группа - пользователи "HRlink" - сотрудники организации с доступом через ПК - сотрудники организации без доступа через ПК.
Снижение операционной нагрузки на сотрудников HR и табельщиков за счет автоматизации процесса подачи кадровых документов, прозрачных маршрутов и уведомлений.
Контроль и управляемость: формализованный реестр функциональных разрывов и дорожная карта развития решения, а также полный комплект инструкций и подготовленные внутренние эксперты на стороне самого Заказчика.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Консультация клиента об этапах перехода на кадровый ЭДО
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка работы с УКЭП на компьютерах пользователей, имеющих право подписи документов
• Настройка списка ответственных за обработку заявлений сотрудников
• Оформление заявки на поставку локальной версии сервиса
• Первичная настройка публикации кабинетов сотрудника в программе
• Первичное обучение по работе с основными функциями сервиса
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Предоставление образцов приказов, которые необходимо принять для перехода на КЭДО
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Составление перечня документов, которые организация переводит в электронный вид
• Установка и настройка локальной версии 1С:Кабинет сотрудника на сервере заказчика силами специалистов партнера, осуществляющего внедрение
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика