Переход с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 в производственной компании

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ кадрового состава
• Кадровый учет
• Применение различных мотивационных схем
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

С чего все начиналось

Наш клиент в начале 2022 года вёл учёт заработной платы и кадров по пяти юридическим лицам в исторической системе «1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 2.5». В виду того, что в скором будущем историческая система прекращала свою поддержку поставщиком продукта, было принято решение перейти на новую, поддерживаемую систему «1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1» с июня 2023 года.

Так же клиент поставил ещё две дополнительных задачи на переход:

- Все актуальные доработки исторической системы перенести в новую систему;

- Объединить 5 разрозненных исторических систем по пяти организациям в одну новую систему и привести все разрозненные процессы к единому виду.

Кто наш клиент?

Наш клиент – Группа Компаний, основана в 2006 году. Но ее корни уходят глубоко в историю развития добывающей отрасли страны. Становление Компании связано с предприятием, которое занималось геолого-разведкой и разработкой месторождений Ямало-Ненецкого автономного округа на заре становления советской промышленности.

Сегодня эта Группа Компаний осуществляет полный цикл строительства нефтяных и газовых скважин любой сложности, конструкций и назначений: поисковых, разведочных, эксплуатационных, в том числе скважин с большим отходом от вертикали и многоствольных скважин.

Наш клиент также оказывает услуги по перевозке грузов автомобильным транспортом и предоставляет в аренду спецтехнику.

В портфеле услуг Группы Компаний и технологические сервисы в бурении: цементирование обсадных колонн скважин, услуги по наклонно-направленному бурению, включая каротаж во время бурения, а также сервисы по приготовлению и сопровождению буровых промывочных жидкостей.

Среди заказчиков Компании такие мастодонты нефтегазового сектора как «НОВАТЭК», «ГАЗПРОМ», «Газпром нефть», «Роснефть» и пр.

Какие вводные?

Общие вводные следующие:

- В Группе Компаний работает 1615 сотрудников на разных должностях, каждая должность обладает своими условиями расчёта заработной платы.

- В исторической системе работает 52 пользователя с разными уровнями доступа. Некоторые профили доступа не являются типовыми, в связи с этим необходимо доработать новую систему для предоставления соответствующих прав отдельным пользователям.

- Историческая система серьёзно кастомизирована, в исторических системах каждой компании, входящей в Группу Компаний, свои, отдельные доработки. Необходимо все эти доработки учесть в общей, новой информационной системе.

- Историческая система имеет 18 обменов с разными прочими системами. Необходимо разработать и настроить все 18 обменов с новой системой.

- Запуск работы в новой системе должен состояться не позднее 01.06.2023 года.

С чего мы начали?

Проведены следующие работы:

Обследование проекта:

- Интервьюирование пользователей, описание текущих бизнес-процессов.

- Изучение исторических систем по пяти организациям. Описание перечня не типового, доработанного функционала.

- Определение с ключевыми пользователями списка актуального доработанного функционала, исключение из потребностей не актуальных доработок.

Описание и согласование следующих документов:

- Реестр функциональных доработок;

- Реестр функциональных дефицитов;

- Реестр внешних отчётов и обработок;

- Реестр интеграционных потоков;

- Реестр ролей и полномочий;

- Устав проекта;

- Отчёт об обследовании Проекта.

Концептуальное проектирование:

- Проработка исполнения всех текущих бизнес-процессов на новой системе.

- Описание решения по каждому шагу из бизнес-процессов. Определение какие шаги будут решаться типовым функционалом новой системы, а какие доработками функциональности.

- Согласование с клиентом изменения бизнес-процессов в случае расхождения процессов по разным организациям Группы Компаний.

Описание концепции проекта.

Описание Технического задания проекта.

Разработка:

Подготовка миграции данных из исторических систем в новую систему.

Разработка всей необходимо функциональности согласно реестрам на разработку.

Внутреннее тестирование разработанного функционала.

Подготовка тестового стенда для сквозного тестирования всего функционала по бизнес-процессам с участием пользователей.

Написание инструкций пользователя по разработанному функционалу в новой системе.

Опытная эксплуатация:

- Обучение пользователей.

- Сквозное тестирование всего функционала по бизнес-процессам с участием пользователей.

- Исправление выявленных ошибок.

Промышленная эксплуатация:

- Запуск новой системы в промышленную эксплуатацию.

- Поддержка пользователей на начальном этапе и на этапе подготовки и сдачи отчётности.

- Оперативное исправление выявляемых пользователями ошибок.

- Доведение всех процессов до рабочего результата.

Подготовка к внедрению

Для подготовки к внедрению были проведены следующие работы:

- Согласование сроков переноса данных и настройки новой системы. Срок: с 01.01.2023 до 05.01.2023.

- Согласованы отключения всех регламентных заданий на сервере клиента на время миграции данных.

- Проведён финальный тестовый прогон миграции данных из исторических систем в новую систему, произведены замеры выгрузки данных по каждому из объектов метаданных.

- Согласованы сроки сдачи внутренней отчётности. Сроки были официально сдвинуты в связи с переходом.

- Произведена проверка работоспособности технической инфраструктуры.

- Проработан запасной вариант сервера, на котором будут производиться работы в случае отказа текущей технической инфраструктуры.

- Согласовано участие команды перехода в работе на праздничные дни при необходимости.

Сложности, с которыми мы столкнулись

В начале 2023-го года был официально изменён способ подхода расчёта НДФЛ. Эти сложные новые изменения не входили в план нашего проекта. Для нас это был «Чёрный лебедь», с которым нужно было считаться, иначе бы переход не состоялся.

Не все проработанные на бумаге решения оказались подходящими по результатам тестирования пользователями. Приходилось согласовывать и прорабатывать новые решения, что увеличивало темп работы в виду сжатости сроков.

Объединение нескольких исторических систем в одну новую систему вызвало целый ряд трудностей в виду разрозненности данных в исторических системах и в связи с тем, что у каждой системы были свои обмены с прочими системами и ключи связи объектов обмена везде отличались. Необходимо было найти такое решение при проработке Интеграционных потоков, чтобы все обмены после объединения Исторических систем работали корректно.

Что же получил клиент?

На выходе клиент получил полную рабочую систему «1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1» со всем важным для него функционалом. Поддержка системы поставщиком продолжается, что даёт возможность своевременно обновлять систему в связи с требованиями законодательства. Так же клиент не потерял ни одной важной для него доработки, но в то же время и не приобрёл ни одной доработки, которой бы он не пользовался, удалось избавиться от архаизмов, которые тянулись годами в исторической системе.

В данный момент клиент продолжает успешно вести кадровый учёт и учёт заработной платы, в системе, на которую наша компания перевела его в 2023-м году.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика