Автоматизация предприятия общественного и специализированного питания на базе конфигурации "1С-Рейтинг: Общепит для Казахстана"

Как автоматизация общепита позволила производить ежедневные распродажи продукции с 50% скидкой, увеличив при этом доходность предприятия

О Компании

Банкетный комплекс «Золотая Орда» представляет собой современное предприятие общественного и специализированного питания, которое начало работу с 2012 года. Деятельность предприятия условно разделена на три основных направления. Одно из основных направлений - оказание услуг специализированного и диетического питания. За время существования «Золотая Орда» стала абсолютным лидером в сфере специализированного питания организаций здравоохранения города Усть-Каменогорск. Ежедневно свыше трёхсот (а в период пандемии свыше семисот) пациентов и сотрудников больниц и родильных домов по всей территории города получают индивидуально подобранное специализированное и диетическое питание, доставленное в пищеблоки учреждений здравоохранения по всем санитарно-эпидемиологическим нормам. Еще одним видом деятельности компании является предоставление услуг общественного питания в кафе самообслуживания, находящегося в здании банкетного комплекса. Ежедневная численность клиентов заведения – свыше пятисот человек. Помимо этого, предприятие оказывает услуги проведения банкетных, поминальных и торжественных мероприятий.

Проблемы до автоматизации

К моменту первой встречи с нашими специалистами в компании вёлся бухгалтерский учёт в "1С:Бухгалтерии для Казахстана" ред. 2.0, но наблюдалось абсолютное несоответствие учётных значений фактическим. Проведение ревизии было невозможным. Перемещение между цехами и складами фиксировалось в постоянно куда-то исчезающих тетрадях. Расчёт в кафе самообслуживания производился на калькуляторе, чек ККМ выбивался вручную. Приёмка и перемещение материалов осуществлялась на гиревых весах. В связи с отсутствием планирования приготовление блюд диетического питания велось с большими излишками. С ростом количества клиентов компании наблюдалась стагнация чистой прибыли.

Применение типовых решений

После проведения серии переговоров, сотрудниками ТОО «Лучшие Технологии», был предложен ряд мероприятий по автоматизации бизнес-процессов. На самом первом этапе была разработана принципиально логическая схема взаимодействия между цехами предприятия, и был рекомендован переход с "1С:Бухгалтерии для Казахстана" ред. 2.0 на "1С:Общепит для Казахстана" ред. 3.0. В связи с неравномерной нагрузкой на электрические сети была изменена схема локальной вычислительной сети, добавлены источники бесперебойного питания для коммутаторов, выделен отдельный физический сервер, на который установлен сервер "1С:Предприятия", в качестве системы управления базами данных был выбран PostgreSQL. Механические весы на предприятии были заменены на весы с функцией печати этикеток, в необходимых цехах были добавлены сенсорные моноблоки. Для фиксации списания и перемещений полуфабрикатов и готовой продукции, были закуплены web-камеры. Для ускорения ввода информации были приобретены сканеры штрихкодов.

Адаптация и доработка

После успешной установки типовых решений, требовалось произвести ряд мероприятий по доработке типового функционала «1С:Общепит для Казахстана». Все доработки было решено производить, используя механизм расширений, что позволило сохранить возможность получения типовых обновлений без привлечения программистов. Была добавлена возможность работы со штрихкодами, добавлен механизм планирования меню в разрезе диетических столов в зависимости от заявок медицинских организаций, добавлена возможность хранения и отображения фотографий с web-камер фиксированных в момент списания и перемещения материалов и готовой продукции. Разработаны рабочие места операторов. Разработано рабочее место кассира, добавлена возможность предоставления скидок в зависимости от дня недели и времени дня. Совместно с сотрудниками предприятия разработан механизм упаковки салатов и холодных закусок.

Результаты автоматизации

Весь процесс автоматизации предприятия занял около полугода. После проведения обучения сотрудников предприятия и проработки новых схем работы, производственные процессы «вышли на эшелон». 

Что мы имеем после автоматизации:

Приёмка кладовщиком материалов осуществляется посредством электронных весов

Кладовщик, принимая материалы по накладной от поставщика, устанавливает каждое наименование продукции на весы с функцией печати этикеток, сверяет вес, и производит наклейку этикетки, выданной весами во вкладыш-приложение к накладной.

Перемещение товаров между цехами фиксируется и документируется

Кладовщик и старшие сотрудники по цеху, в момент передачи материалов, полуфабрикатов или готовой продукции производят взвешивание, и вклейку этикетки в ежедневный отчёт.

Брак при списании готовой продукции - подтверждается

Готовая продукция (блюда), имеющие дефекты, влияющие на продовольственную способность, при списании через рабочее место оператора проходят обязательную фотофиксацию через веб-камеру. Вся продукция взвешивается, этикетка вклеивается в ежедневный отчет.

Все накладные и ежедневные отчёты проходят через главного технолога

Все собранные ежедневные отчёты, накладные, приложения к накладным поступают главному технологу. Технолог производит сверку и регистрацию посредством сканера штрих-кодов в системе "1С:Общепит для Казахстана". Применение сканера штрихкодов и доработка модуля регистрации на данном этапе позволяет осуществлять быструю регистрацию всех операций, производимых в течение дня. Среднее время, уходящее на фиксацию всех операций, занимает менее получаса работы технолога. Таким образом технолог имеет полную картину, происходящую в производственных цехах. Все цеха производят весовую регистрацию полуфабрикатов, готовой продукции и материалов независимо друг от друга, что позволяет выявить недостачи на каждом этапе производства.

Заказы от организаций здравоохранения регистрируются и планируются

После автоматизации технолог получил возможность регистрации реальных данных о наличии пациентов в организациях здравоохранения – клиентов, распределенных по диетическим столам. Данный фактор позволил производить распределение, учёт и выработку продукции строго под требования клиентов – заказчиков, составляя при этом разнообразное меню и соблюдая диетические требования.

При продаже видны реальные остатки

При перемещении из производственных цехов вся готовая продукция проходит регистрацию посредством электронных весов. Первые блюда и гарниры взвешиваются в таре приготовления или хранения, полученный вес в килограммах, за минусом тары по установленным нормам преобразуется в порции. Салаты упаковываются в пищевую пленку, взвешиваются и получают индивидуальную этикетку. В этикетки для салатов указывается: Срок годности, дата изготовления, наименование, вес и штрихкод. В течение дня технолог видит реальные остатки блюд и может принимать оперативное решение на увеличение/сокращение производства или внутреннее перемещение готовой продукции между цехами.

Снижен порог вхождения для продавца-кассира

Для приёма на работу продавца-кассира до автоматизации, требовался опыт на предприятиях общественного питания с аналогичным ассортиментом, требовались знания внутренних производственных процессов и готовой продукции, а также знание всех новинок в производстве (подавляющее большинство новинок в производстве имеют салаты), не говоря уже о запоминании всех цен на все блюда, ибо как упоминалось ранее, расчёт велся на калькуляторе. Исходя из вышеперечисленных требований, найти подходящего человека на должность продавца-кассира, для расширения штата не представлялось возможным. С увеличением спроса в периоды обеда в кафе-самообслуживания образовывались огромные очереди и на помощь продавцу-кассиру приходилось выходить даже технологу, что влекло за собой появление хаоса в остальных бизнес-процессах. После автоматизации порог вхождения продавца-кассира значительно снижен. Все салаты имеют индивидуальную упаковку и считываются сканером штрихкодов, кассир имеет автоматизированное рабочее место, в котором видит только остатки на линии раздачи с актуальными ценами, посредством разработанного рабочего места кассира-продавца чек с наименованиями товаров получает автоматическую фискализацию у оператора фискальных данных, а также регистрацию в системе. Появилась возможность назначения автоматических скидок с гибкими условиями применения.

Появилась возможность планирования проведения банкетных мероприятий

До автоматизации все блюда для проведения банкетных мероприятий хранились в отдельном меню и регистрировались на листочках. После автоматизации клиент получает фискальный чек с перечнем предзаказанных блюд, свидетельствующий о предоплате, технолог получает план приготовления блюд на определенную дату.

Появилась возможность учёта питания сотрудников

До автоматизации сотрудники питались строго отведенными отдельно приготовленными блюдами. Автоматизация позволила получать питание из линии раздачи, часть блюд входит в перечень бесплатной выдачи сотрудникам для питания, остальные блюда фиксируются продавцом-кассиром, и их стоимость удерживается с заработной платы. Бухгалтер получил возможность автоматической загрузки всех удержаний на питание сотрудников при расчёте заработной платы.

Изменился подход к хранению блюд

До автоматизации имелись значительные ежедневные остатки на линии раздачи, которые сохранялись в холодильных установках и должны были быть выданы на линию раздачи следующим утром. Данный фактор значительно затруднял учёт периодов производства и срок хранения продукции, что не могло не вызывать ошибок, что в свою очередь влекло к отрицательным отзывам покупателей. После автоматизации и получения расчёта себестоимости всех блюд, было принято решение производить ежедневные распродажи в последний час рабочего времени с 50% скидками. Данная новость получила широкую известность, в связи с чем и без того недорогая качественная готовая продукция начала активно распродаваться. Остатки на линии раздачи стали единичным явлением. Кроме того, появилась возможность сотрудникам предприятия забирать блюда под заработную плату после рабочего дня с 50% скидкой.

Перспективное настоящее и светлое будущее после автоматизации

Подводя итоги автоматизации в банкетном комплексе «Золотая Орда», можно сказать однозначно – данный процесс сыграл огромную роль в развитии предприятия и в получении широкого народного признания клиентами банкетного комплекса. За последние годы «Золотая Орда» стала настоящим лидером по предоставлению услуг специализированного и медицинского питания высокого качества в г. Усть-Каменогорск. Автоматизация линии раздачи привела к колоссальному уменьшению очередей в обеденный период, а ежедневная распродажа блюд позволила иметь на линии раздачи всегда только свежие блюда, что привело к привлечению еще большего количества клиентов. Сотрудники ТОО «Лучшие Технологии», остались довольны и горды проведенной работой на данном предприятии, и выражают огромную благодарность сотрудникам банкетного комплекса «Золотая Орда» за отлично проведенную совместную работу, ведь автоматизация бизнес-процессов - это прежде всего совместный труд. Когда компания стремится к увеличению качества собственных услуг, автоматизация приводит к потрясающим результатам и рост чистой прибыли и доходов не заставляют себя долго ждать.