Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета на продукте "1С:Комплексная Автоматизация для Азербайджана, редакция 2" в Qarabag Dircelis Fondu

Фонд возрождения Карабаха, созданный Указом Президента Азербайджанской Республики Ильхама Алиева от 4 января 2021 года (далее – Фонд) обеспечивает финансовую поддержку и привлечение инвестиций, развитие государственно-частного партнерства в этой области, а также информационное обеспечение, просвещение внутри страны и за ее пределами и превращению ее в регион с устойчивой экономикой и высоким благосостоянием. Именно публичное юридическое лицо осуществляет необходимую агитационную работу.

В своей деятельности фонд руководствуется Конституцией Азербайджанской Республики, законами Азербайджанской Республики, уставом фонда, указами и распоряжениями Президента Азербайджанской Республики, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Азербайджанской Республики, а также другими нормативными правовыми актами.

Фонд функционирует во взаимодействии с органами государственного и местного самоуправления, международными и неправительственными организациями, а также другими юридическими и физическими лицами при выполнении ими своих обязанностей и реализации своих прав.

Для более оперативной работы руководством было принято решение об автоматизации имеющихся бизнес-процессов. С этой целью, с нашей стороны был проведен анализ рынка. Так мы и познакомились с компанией «BAIM». Ими было предложено изначально провести предпроектное обследование для понимания всей картины происходящего. Получив отчет о предпроектном обследовании, мы запустили тендер, в котором участвовало много поставщиков со своими предложениями. Победителем данного тендера стала компания «BAIM», предложив продукт «1С:Комплексная автоматизация для Азербайджана» и мы сразу же приступили к старту работ.

Наш партнер разделил всю работу на этапы:

• Разработка, внедрение и обучение департамента закупок;
• Разработка, внедрение и обучение HR- департамента;
• Разработка, внедрение и обучение департамента по развитию и рисков;
• Разработка, внедрение и обучение департамента ценных бумаг;
• Разработка, внедрение и обучение финансового департамента;
• Закрытие месяца.

В каждом из этапов были свои тематические доработки, которые будут описаны ниже:

Разработка, внедрение и обучение департамента закупок.

Особенностью ведения учета закупок является то, что мы являемся государственным фондом и работаем на основании утвержденного бюджета. Работа по внедрению бюджета будет описана ниже, поэтому сразу начну с процесса нашей работы.

Компанией «BAIM» был создан специальный документ «Внутренний заказ», который заполняют все департаменты организации. На его основании проводится анализ по выделенным финансам (из бюджета) и создается документ «Заказ поставщику». Была проведена доработка в табличной части (подразделение товаров и услуг заполнялось в табличной части, а не в шапке документа) данного документа.

Далее, был добавлен функционал подтверждения документов. До проведения документ «Заказ поставщику» проходит несколько стадий подтверждения (Руководитель департамента автора документа, департамент рисков и департамент финансов). После подтверждения всех участников документ проводился и делал необходимые движения.

Также, был добавлен модуль по грантам. Компанией «BAIM» было предложено создать новую операцию в справочнике «Договор с контрагентом» под названием «Грант». Для отслеживания выделенных грантов нам требовался специализированный отчет и данный реквизит являлся своего рода «сквозной аналитикой».

Разработка, внедрение и обучение HR- департамента.

Серьезных разработок в HR-департаменте не наблюдалось, конфигурация, предложенная компанией «BAIM», отвечала всем необходимым требованиям по части законодательства. Можно отметить добавление печатных форм (приказы о приеме, перемещении, увольнении, расчетный лист, табель и т.д.).

Разработка, внедрение и обучение департамента по развитию и рисков.

Самой главной доработкой здесь была разработка нового модуля «Бюджет». В типовой конфигурации есть необходимый модуль, но он был слишком трудным и не подходил под наши нужды, поэтому нами было запрошено написание данного модуля с нуля. Идея была следующая: на основании всех внутренних заказов формируется первоначальный бюджет. Далее, всем руководителям департаментов приходит мейл о необходимости заполнении бюджета для своего отдела. Каждый департамент собирает свой бюджет сам, но в случае одинаковых видов расходов, департаменты пользуются едиными статьями. После подтверждения бюджетов все данные записываются в необходимый регистр сведений.

Учитывая то, что мы являемся государственной организацией, мы не можем выходить за рамки бюджета, но мы можем переносить расходы с одной статьи на другие. Для этого был создан документ «Переброска расходов бюджета».

В итоге, при формировании заказа поставщику, в самом документе всплывает служебное сообщение о размере имеющегося бюджета и в случае перехода лимита, документ не проводится.

Новый функционал помог нам в решении данной проблемы и теперь мы будем заранее прогнозировать наши расходы.

Разработка, внедрение и обучение департамента ценных бумаг.

Наша организация закупает разного рода ценные бумаги (облигации, акции, фьючерсы и т.д.). Но не всегда получается так, что запланированное количество бумаг для закупки имеется на данный момент на рынке. Поэтому мы решили полностью автоматизировать данный процесс.

Данного модуля не было в типовом функционале, поэтому мы решили разрабатывать его с нуля. Вместе с компанией «BAIM» был полностью прописан бизнес-план (от заказа до реализации). Бизнес-процесс получился таким:

• Создание ценной бумаги;
• Заказ на куплю-продажу ценной бумаги;
• Покупка-продажа ценной бумаги;
• Формирование регламентной операции при закрытии месяца (Начисление процентов по акциям/облигациям);
• Также были добавлены статистические отчеты по портфелю ценных бумаг, по реализовавшимся сделкам (исполненным заказам), по прибыльности ценных бумаг.

Разработка, внедрение и обучение финансового департамента

Помимо типового функционала (журнал проводок, оборотно-сальдовая ведомость) бухгалтер захотел также вести учет по мемориальным ордерам.

Мемориальный ордер был реализован следующим образом:

• Был создан соответствующий справочник «Мемориальный ордер» в котором мы добавляли счета учета, относящиеся к данному ордеру.
• После этого формировалась печатная форма в которой отображались все данные по счетам соответствующего мемориального ордера. Раньше мы собирали данный отчет вручную и очень мучились. Сейчас нажав на кнопку «Сформировать» данная форма готова в течении 10 секунд.

Закрытие месяца.

Процедура закрытия месяца осталась типовой, но в нее была добавлена операция «Начисление процентов по акциям/облигациям». Она автоматически рассчитывала доходность/убытки по ценным бумагам и формировала необходимые проводки.

В итоге, мы получили продукт, соответствующий всем нашим требованиям и бизнес-процессам на сегодняшний день. Мы очень рады что познакомились с компанией «BAIM» и мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Естественно, мы развиваемся и наш продукт будет развиваться вместе с нами и мы уверены, что «BAIM» сможет решить все поставленные перед ним задачи в будущем.