Автоматизация ООО "МЕДИЦИНСКИЙ ЦЕНТР "Доктор Плюс" с помощью "БИТ.Управление медицинским центром" на базе ПП "1С:Зарплата и Управление персоналом"

«Доктор Плюс» - сеть многопрофильных медицинских центров, где пациенты могут получить диагностику, амбулаторную и хирургическую помощь, реабилитацию и профилактику в пределах одного медучреждения. Клиника работает как со взрослыми, так и с детьми. Работают в г. Екатеринбурге с 2007 года. В 2023 году сеть «Доктор Плюс» состоит из 5 многопрофильных клиник, травмпункта и отделения скорой помощи.

Для ведения учета в медицинском центре использовался комплекс систем – "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Зарплата и управление персоналом" и самописная система для управленческого учета на базе 1С.

Эта система была запущена около 5 лет назад. В современных реалиях требования к управленческой системе у медицинского центра сильно изменились, и текущая система им уже не отвечала. Ключевыми критериями для выбора новой, стали:

• Специализированное тиражное решение. Это позволит существенно снизить стоимость содержания и развития системы.
• Поддержка соответствия актуальному законодательству РФ. Это обеспечит возможность интеграции медицинской учетной системы с государственными информационными системами – ЕГИС, Честный знак, РЭМД.

Рассмотрев предложения рынка, руководство «Доктор Плюс» остановилось на отраслевом комплексном решении для клиник «БИТ.Управление медицинским центром».

Задачи проекта:

• Оптимизация работы регистратуры и call-центра.
• Обеспечить интеграцию с сайтом клиники, государственными информационными системами, лабораториями: внешними и внутренними.
• CRM: сохранение в системе как можно большего количества данных о клиенте.
• Автоматическое формирование управленческих отчетов.

Описание проекта:

Прежде чем приступить к реализации проекта, было проведено эскпресс-обследование существующих и моделирование ожидаемых бизнес-процессов. В результате были зафиксированы критически важные разрывы в процессах.

Далее специалисты "Первого Бита" установили "БИТ.Управление медицинским центром" у заказчика и произвели базовые настройки системы: резервное копирование базы данных, права доступа, параметры учетной политики.

Для сокращения стоимости внедрения медицинской информационной системы и повышения эффективности проекта, часть работ «Доктор Плюс» делали самостоятельно. Например, "Первый Бит" провели обучение для сотрудников медицинского центра для самостоятельного заполнения справочников: «Специализации», «Диагнозы», «Шаблоны осмотров и справок», «Адресный справочник» и пр.

После базовой настройки, перешли к автоматизации контуров.

Регистратура и call-центр

До запуска "БИТ.Управление медицинским центром" контур регистратуры был не автоматизирован. Расписания врачей, различные пометки и ограничения по записям использовались операторами в распечатанном виде. Листы ожидания формировались в Excel. Все это снижало скорость работы с клиентами, случались задвоения и ошибки в записи пациентов, что обусловлено человеческим фактором.

Именно поэтому одной из ключевых задач проекта являлась автоматизация контура «Регистратура и call-центр».

В рамках этой задачи были настроены рабочие места операторов call-центра и работников регистратуры, а также форма календаря планирования расписания – теперь программа показывает доступные слоты для записей пациентов. Если таких не оказывается, в этом же окне можно внести клиента в лист ожидания, с указанием пожеланий по времени приема и врачу. "БИТ.Управление медицинским центром" предложит связаться с клиентом, когда появится подходящая по характеристикам возможность записи.

Программа не даст провести запись пациента, если:

• Время, выбранное для записи уже прошло;
• Специализация вчера и выбранная номенклатура не совпадают. Например, у терапевту пытаются записать на хирургическую процедуру.

Это позволило существенно сократить ошибки в записях у операторов и регистраторов «Доктор Плюс».

Настроили интеграцию с сайтом в части записи на прием через виджет Ondoc. Заявки попадают напрямую в информационную систему и у операторов сейчас нет необходимости отслеживать почту.

Касса

В некоторых филиалах медицинского центра регистратура и касса территориально разделены. Чтобы ускорить обслуживание пациентов в момент оплаты услуг, на каждый акт выводится штрих-код, который позволяет осуществить оперативный поиск нужного документа в системе.

Запасы и склад

Обеспечение филиалов необходимыми расходными материалами и лекарственными препаратами происходит централизованно. В каждом из филиалов формируется заявка и передается на основной склад, которым выступает аптека, входящая в состав сети.

До проекта в формировании заявок участвовали три системы – "1С:Бухгалтерия", еФарма и медицинская информационная система. Списание лекарственных средств происходило в ручном режиме через сервис на сайте «Честного знака» в момент перемещения товаров.

Теперь все заявки оформляются и отслеживаются в одной системе – "БИТ.Управление медицинским центром". Для того, чтобы устранить ручные операции при списании препаратов и автоматическом списании, была настроена интеграция "БИТ.Управление медицинским центром" и "Честного знака".

Дополнительно было создано автоматизированное рабочее место кладовщика, в котором можно в несколько кликов сверить заявки и доступные остатки на основном складе, подготовить перемещение и пр.

В типовом функционале "БИТ.Управление медицинским центром" в момент проведения «Перемещения» происходит списание материалов со склада-отправителя и автоматическое принятие этих материалов на склад получателя. Медицинскому центру требовалась дополнительная точка контроля – для этого в документе «Перемещения» были сделаны доработки. Сейчас бизнес-процесс выглядит так: основной склад оформляет перемещение и заявка переходит в статус в «в пути». После получения материалов филиалом-заказчиком, ответственный за склад «на месте» сверяет количество по факту пришедшего и отраженного в документах и только после этого принимает это к учету.

Расчеты с сотрудниками

Заработная плата любого врача центра зависит от выработки и выполнения определенных KPI, например, количество приемов/процедур/операций. Раньше при расчете суммы выплат по итогам месяца по каждому сотруднику приходилось делать расчет в ручном режиме. После внедрения "БИТ.Управление медицинским центром" все учитывается автоматически в момент проведения документа «Оказание услуг».

Медицинская деятельность

В медицинском центре внедрены электронные медицинские карты – это обеспечивает быстрый и удобный доступ к историям пациентов, разработаны шаблоны осмотров для каждой специализации врачей, что позволяет фокусироваться на диагностике и лечении, а не на заполнении документов.

"БИТ.Управление медицинским центром" позволяет автоматизировать работу клиник на основе стандартов лечения. Стандартные отчеты программы позволяют руководителям оценить корректность и полноту заполнения медицинских карт пациентов.

Для исключения двойного ввода при выдаче листков нетрудоспособности была реализована интеграция с ФСС – все больничные, если они необходимы, автоматически передаются в ФСС после проведения документа «Прием».

ДМС

В медицинском центре организована работа с программами дополнительного медицинского страхования. По итогам каждого месяца клиника обязана предоставить отчетность страховой компании в утвержденной форме, которые могут отличаться. Для ускорения сбора данных были разработаны отчеты под требования страховых компаний.

В документ приема выведено поле «Полис», при наличии ДМС оно заполняется реквизитами. Это позволяет облегчить согласование оплаты услуг у страховой компании, потому что у таких пациентов врач, если это предусмотрено требованиями страховой, более подробно опишет план лечения и диагноз.

Лаборатория

«Доктор Плюс» имеет свою собственную лабораторию, однако она выполняет не весь спектр анализов. Поэтому клиники сотрудничают с лабораториями внешними.

Сначала все анализы пациентов поступают во внутреннюю лабораторию, а она уже производит сортировку и отправляет часть анализов внешним.

Для лаборатории важно понимать, что все анализы оплачены. Для этого в документ исследований была добавлена вкладка «Оплаты».

Номенклатуры анализов, используемые в «Доктор Плюс» и во внешних лабораториях, могут отличаться и для исключения ошибок был создан инструмент, который позволяет автоматически изменить название анализа из прайса клиники на номенклатуру из прайса внешней лаборатории при передаче исследования на аутсорс.

Чтобы минимизировать ошибки в проведении документов услуг на анализы, у администраторов скрыты в справочнике номенклатуры наименования анализов, которые используются внешними лабораториями.

Автоматизирован процесс обработки результатов и разработан легко читаемый шаблон для печати с нормами анализов, которые варьируются в зависимости от пола и возраста пациента.

Стационар

В клинике есть собственный стационар. Его работа тоже была автоматизирована на базе "БИТ.Управление медицинским центром".

Для сокращения справочника номенклатуры, и чтобы облегчить ориентирование лечащих врачей и медицинских сестер, в плане лечения поле «услуги» разделено на 2 ячейки. Врач сначала выбирает тип услуги (инъекция, капельница и пр.), а следом лекарственный препарат.

Все назначения отражаются в автоматизированном рабочем месте палатной медсестры. После проведения процедуры и закрытия документа со склада подразделения автоматически списываются расходные материалы и медикаменты. Это позволяет отражать реальную картину остатков.

Медосмотры

«Доктор Плюс» проводит медосмотры спортсменов. В зависимости от пола, возраста и вида спорта существует свой перечень обязательных обследований, в соответствии с приказом №1144н «Об утверждении порядка организации оказания медицинской помощи лицам, занимающимся физической культурой и спортом».

Команда «Первого Бита» разработали медицинскую «Карту спортсмена», куда в автоматическом режиме подтягиваются все необходимые для прохождения пациентом медосмотра обследования.

По мере посещения клиентом специалистов и сдачи анализов, все заключения и результаты подтягиваются в «Карту спортсмена», а в перечне ставится отметка о прохождении каждого из пунктов осмотра.

Управленческие отчеты

Для получения оперативной информации, необходимой для эффективного управления были настроены отчеты для руководителей клиники:

• Продажи сотрудников/филиалов – позволяет оценить результативность каждого сотрудника/филиала;
• Для оптимизации расписания врачей используют «Анализ продаж по времени дня».
• «Показатели регистратуры» – дает понимание о загрузке call-центра, возможность корректировать работу подразделения в филиале.

«Анализ простоя сотрудников» -  позволяет оценить загруженность специалистов/подразделений и применяется для расчета KPI отдела маркетинга.

Результаты:

В медицинском центре внедрено тиражное решение, которое поддерживается и развивается разработчиком, в том числе и в части соответствия законодательству РФ.

Автоматизирована работа call-центра и регистратуры, что позволило сократить количество регистраторов и операторов.

В 5 раз сократилось время формирования управленческих отчетов.