Автоматизация сети винотек на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана"

Компания ТОО «LaBollina» представляет собой сеть магазинов элитного алкоголя Divino и предлагает своим посетителям широкий ассортимент красного, белого, розового, игристого вина (шампанского) от лучших итальянских, французских и испанских производителей, а также крафтовое итальянское пиво и другую алкогольную продукцию.

Компания представлена в 3-х городах: Караганда, Астана и Алматы (франшиза). Имеет свой склад для хранения продукции. Реализует продукцию как оптовым покупателям, так и в розницу через собственные винотеки.

Описание проекта

Руководством компании ранее было принято решение автоматизировать свои винотеки, установив программный продукт 1С:Розница для Казахстана. Для компании запуск Розницы не прошёл бесследно. Помимо автоматизации винотек нужна была интеграция с базой бухгалтерского учета. Получив не самый приятный опыт от неудачных попыток запуска винотек, главный бухгалтер обратилась в компанию 1С:Франчайзинг Ваниев. Это решение стало началом крепкого плодотворного сотрудничества.

Поэтому, когда появилась потребность помочь автоматизировать торговые нюансы учета на базе программного продукта "1С:Бухгалтерия для Казахстана", выбор партнера 1С был очевиден.

Цели и задачи проекта:

1. Ускорить и упростить обработку данных об остатках и ценах из базы 1С для менеджеров по корпоративным продажам.
2. Облегчить процесс сдачи товаров в супермаркеты.
3. Исключить путаницу работников склада в процессе сборки заказов на перемещение в винотеки.

Ситуация до старта проекта:

• Так как у менеджеров по продажам нет прямого доступа в бухгалтерскую базу 1С, информацию об актуальных остатках и ценах они получают от бухгалтеров. Бухгалтеры в свою очередь сохраняют результаты отчета об остатках в Excel, а также ведут отдельную таблицу с ценами, в которой вручную вносят изменения. Менеджеры самостоятельно собирают свой отчет Прайс из нескольких таблиц Excel. На весь процесс тратится много ценного времени бухгалтеров и менеджеров.

• Товар в супермаркеты доставляют водители в одно лицо, и каждый раз этот процесс проходит долго и мучительно. Связано это со спецификой заполнения наименования алкогольной продукции, по наименованию которой порой сложно идентифицировать продукцию физически.

• Проблема с пониманием, какой товар собрать в перемещение с винного склада в винотеку, также связана с особенностью наименования товара в 1С.

Такого помощника, как Прайс-лист, в 1С:Бухгалтерия, к сожалению нет. А проблема с названием товарных позиций связана со спецификой отражения импорта алкогольной продукции в учете.

Реализованные решения

Для решения поставленных задач, специалистами 1С:Франчайзинг Ваниев было предложено разработать внешние печатные формы, которые в свою очередь отображали бы всю необходимую информацию для удобства работы менеджеров, водителей и работников склада.

Был разработан индивидуальный макет Прайс-листа, который напрямую из базы 1С выводит всю необходимую информацию по актуальным остаткам и ценам, с возможностью выбора нужного склада, типа цен и прочими удобными фильтрами. Данные Прайс-листа дополнены столбцами с пин-кодами и штрих-кодами алкогольной продукции. Процесс формирования прайса теперь стал занимать считанные минуты.

В помощь водителю была сделана внешняя печатная форма Накладной на отпуск запасов, в которой не в ущерб утвержденной форме документа, добавилось значение Штрих-код, которое в свою очередь упростило и ускорило процесс сдачи товара водителями и приемки товара сотрудниками супермаркетов.

Для работников склада по аналогии с Накладной на отпуск запасов в печатную форму Перемещения запасов вывели данные штрих-кода товара, по которому кладовщик смог быстрее идентифицировать бутылки и не допускать пересортицы на складе.