Автоматизация на базе ПП «1С:Зарплата и управление персоналом 8» у ИП

ИП Белорусцева Наталья Петровна действует с 12.09.2016.
Основной вид экономической деятельности - деятельность по чистке и уборке прочая, не включенная в другие группировки.
Дополнительный вид экономической деятельности - деятельность по чистке и уборке жилых зданий и нежилых помещений прочая.

Рабочие (дворники) организации занимаются:

• уборкой тротуаров, улиц и площадок, относящихся к территории обслуживаемого дома, от мусора;
• очисткой тротуаров и дорожек от снежных сугробов и обледенения, посыпание этих участков песком во время гололедицы;
• стрижкой травы и кустарников;
• клининговые услуги в жилых зданиях и офисных помещениях и т.д.

Экономист ведет расчет планового ФОТ, плановой себестоимости услуг, а также фактические показатели деятельности предприятия (объем, рентабельность оказанных услуг и т.д.). Для этого расчетчик по заработной плате ежемесячно сдает сводный отчет по начисленной заработной плате и страховым взносам по бригадам в разрезе сотрудников. Все данные берутся из "1С:Зарплата и управление персоналом 8" и переносятся в Excel

Причины автоматизации

Численность предприятия составляет более 140 человек. На предприятии большая часть рабочих предпенсионного и пенсионного возраста, сотрудники часто ходят на больничный, а также увольняются на летний период или на период перерасчета пенсии. Происходит замещение рабочих на разных объектах обслуживания. Следовательно фактический ФОТ не совпадает с плановым ФОТ, который был заложенный в себестоимость оказываемых услуг. Приходилось делать корректировку себестоимости услуг вручную в Excel.
Таким образом, одной из приоритетных задач компании является возможность автоматизировать подомовой анализ ФОТ для расчета себестоимости оказываемых услуг по уборке территории.
Итак, заказчик захотел реализовать следующий управленческий механизм: вводить в 1С:ЗУП предельное значение ФОТ для каждой должности. Также необходим был отчет, который показывает динамику данного управленческого ФОТ.

Процесс автоматизации

Понадобились доработки на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для управления бизнес-процессами.
Специалистами ООО «Базис-Трейд» было предложено разработать внешнюю обработку, которая будет собирать данные для подомового анализа ФОТ, а для планового ФОТ разработан дополнительный документ в 1С:ЗУП.
Для решения задачи был создан управленческий документ и регистр сведений. Документ задает размер предельного ФОТ, дату начала и дату окончания действия, то есть интервал. Естественно, один интервал мог накладываться на другой. Соответственно, нужно при проведении документа сразу вычислять и писать интервалы. И конфигурация 1С:ЗУП уже имеет такие механизмы.

В результате получены следующие преимущества:

• Руководство ИП Белорусцева Н.П. и экономист контролируют выполнение плановых показателей ФОТ, которые включаются в себестоимость оказываемых услуг.
• Обеспечение такого контроля позволяет добиться оптимизации процессов, увеличения производительности персонала, и улучшения контроля качества оказываемых услуг.

Помимо очевидных достоинств, существуют не столь явные, но зачастую не менее важные:

• Снижение вероятности негативного влияния человеческого фактора.
• Сокращение себестоимости услуг.
• Уменьшение количества ручного труда.
• Обеспечение оперативной и прозрачной отчетности.

ИП Белорусцева Н.П. довольна доработками «1С:Зарплата и управление персоналом 8» командой ООО «Базис-Трейд».

Выполнены следующие работы:

• Для правильного расчета ЗП для каждого сотрудника были закреплены объекты работ.
• Разработана возможность замены объектов в случае замещения одного сотрудника на другого. Соответственно и налоги рассчитываются пообъектно.
• Разработан документ для учета планового пообъектного ФОТ за определенный период
• Разработан отчет на СКД для анализа планового и фактического ФОТ. Отчет настраиваемый и может формироваться по следующим предопределенным группировкам:
• по каждому сотруднику - > район - > улица → дом;
• по каждой улице —> все дома;
• по району - > все улицы и т.д.
• Гибкость отчета позволяет анализировать ФОТ и в других разрезах, на усмотрение заказчика.
• Была проведена учеба по настройке данного отчета, а заодно и по другим отчетам в 1С:ЗУП.