Автоматизация загрузки электронных накладных на конфигурации "1С:Комплексная Автоматизация для Азербайджана, редакция 2" из сайта Министерства Налогов АР

Азтерминалкомплекс – это подчинённая Государственному Таможенному Комитету Азербайджанской Республики коммерческая организация, которая служит для централизованного обеспечения и снабжения необходимыми материалами, спецодеждой и основными средствами все структурные подразделения комитета по всей стране.

Проблемы, которые нужно было решить

При анализе бизнес-процессов фирмы, со стороны главного бухгалтера была выражена озабоченность о возросшем количестве закупок в связи с плановым обновлением мебели и оборудования на всех таможенных постах. Также увеличивает объем закупок и полное снабжение только построенного основного 16-тиэтажного здания Комитета.

В связи с увеличившимся в несколько раз количеством накладных и содержанием количеств номенклатур в одной накладной, которые порой доходят до 500 позиций, сотрудники отдела закупок и бухгалтерии не успевали вносить накладные в программу (Конфигурация 1С:Комплексная автоматизация 8, ред. 2.4, ранее адаптированная и установленная со стороны нашей компании).

Бухгалтер просила создать обработку по загрузке накладных из Excel, которую еще нужно было конвертировать из PDF формата.

Решение

Предыстория: В Азербайджане все операции по купле-продаже должны быть занесены в единый государственный портал. Отгружающая сторона заносит все товары в накладной в систему, принимающая сторона утверждает транзакцию через электронную подпись. Только после утверждения электронной накладной покупатель имеет право оплачивать товары и услуги. Соответственно, продавец не имеет право принимать денежные средства (кроме аванса) и отгружать товар без электронной накладной.

Наша сотрудники предложили интеграцию с гос.порталом для загрузки накладных в программу.

После проведенных нескольких встреч с представителями налоговой службы, мы смогли получить API для интеграции.

Написали обработку «Загрузка накладных из портала». Обработка состоит из 2-х взаимосвязанных табличных частей, в первую часть мы получаем все данные по отправленным нам накладным, во второй табличную часть с указанными номенклатурами и прочими реквизитами. Во второй табличной части созданы реквизиты, контролирующие ошибочную загрузку накладной.  Также программа по номеру загруженной накладной отбирает ранее загруженные документы и не выводит их в обработку.

Интерфейс обработки соответствует на 95% интерфейсу портала, в результате чего, сотрудник легко ориентируется в проверке данных.

Реализован механизм входа в обработку и загрузки данных только через аутентификацию электронной подписью.

Созданы команды:

• Загрузить накладные – команда проверяет диапазон указанной даты, делает отбор по загруженным накладным и выводит только накладные к загрузке.
• Создать номенклатуру – создает не существующие номенклатуры по выбранному виду номенклатуры и единице измерения.
• Создать поступление – после проверки всех данных в табличной части, команда создает документ поступления товаров и услуг на дату, указанную в электронной накладной.

Результаты

В результате внедрения данной обработки, бухгалтер по закупкам в течение часа обрабатывает и вносит все полученные накладные в программу. Фактически самый занятый сотрудник освобождена от рутинных операций и выполняет более эффективно свою работу.

После сдачи работ, сразу получили заказ от указанной фирмы на автоматизацию прочих рутинных операций, за которую охотно платят.

Например, на данный момент получили заказ и обсуждается реализация:

Интеграция 1С с их документооборотом (не 1С)

Загрузка выписок из Государственной Платежной Системы (HÖP), из которого ежедневно получают 2600-2800 платежей.