Автоматизация бухгалтерского учета с помощью штрихкодирования основных средств на базе ПП "1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана", для Акционерного Общества, занимающегося грузовыми железнодорожными перевозками

Акционерное общество «Национальная компания «Қазақстан темір жолы» - транспортно-логистический холдинг, оператор магистральной железнодорожной сети Республики Казахстан, Национальный железнодорожный перевозчик грузов и пассажиров.

Центральный офис находится в г. Нур-Султан (Республика Казахстан).

Единственным акционером АО «НК «ҚТЖ» является АО «Фонд национального благосостояния «Самрук-Қазына» (далее – Фонд), учредителем и единственным акционером которого является Правительство Республики Казахстан.

Компания является самым многочисленным работодателем в Казахстане: около 1% населения республики занято в организациях группы АО «НК «ҚТЖ».

По протяженности железных дорог Казахстан занимает 3 место среди стран СНГ и Балтии с шириной колеи 1520 мм.

Протяженность эксплуатационной железнодорожной сети в Казахстане составляет 16 тыс. км.

Группа компаний АО «НК «ҚТЖ» является крупнейшим в стране собственником локомотивов, грузовых и пассажирских вагонов.

Как у нас было до автоматизации:

Так как наша организация и АО «НК «ҚТЖ» территориально находятся в разных зданиях, очень сложно проводить инвентаризации. Во-первых, для проведения инвентаризации приходилось сотрудников отправлять в другое здание, во-вторых, инвентаризации у нас проводились по-старинке - выделялись сотрудники, один из которых ходил с описью и отмечал инвентарные номера, о наличии которых сообщал второй сотрудник. Затем данные пройденной инвентаризации сверяли с предыдущей инвентаризацией и переносили в Excel-файл. Всё это занимало громадное количество времени, отвлекало сотрудников от их основной работы и доставляло неудобства ввиду различного территориального расположения Дирекции автоматизации и цифровизации и АО «НК «ҚТЖ».

Было принято решение автоматизировать и облегчить процесс инвентаризации, и мы обратились в компанию "АПАГО" (ГК "Аксиома А") для решения вопроса по автоматизации процесса инвентаризации ОС. Нам было предложено приобрести "1С:Бухгалтерию 8 для Казахстана, ред.3.0" и загрузить из Excel-файла данные по основным средствам.

Как происходила автоматизация:

1. Была создана Обработка «Печать этикеток штрих кодов ОС», которая позволяет формировать данные по основным средствам для вывода на печать этикетки со штрих-кодом основного средства, с учетом принадлежности основного средства подразделению организации или закрепления за материально – ответственным лицом;
2. Были внесены изменения в элементе Справочника «Основные средства», добавлены поля «Наименование для этикетки штрих-кода ОС» и «Штрих-код ОС» и кнопка «Печать этикетки штрих-кода ОС». При работе с элементом справочника «Основные средства» пользователь заполняет закладки «Основные сведения», «Классификация расходов», «Свойства» и «Категории» имеющимися данными в отношении основного средства. Остальные закладки элемента справочника заполняются на основании документов, которые характеризуют движение и изменение данных по основному средству.
3. Был создан Регистр Сведений «Штрих-коды ОС», записи в котором производятся при проведении Документов «Принятие к учету ОС» и «Ввод начальных остатков по ОС».
4. Были внесены изменения в Документ «Ввод начальных остатков по ОС». Во все ранее существующие проведенные документы «Ввод начальных остатков по ОС», обработкой были сформированы и добавлены к основным средствам штрих-коды ОС. Для этих документов были сформированы записи в Регистр Сведений «Штрих-коды ОС», без повторного проведения этих документов.
5. Были внесены изменения в Документ «Принятие к учету ОС» по всем видам операций: «Оборудование», «Объекты строительства», «Приобретенные основные средства», «По результатам инвентаризации». Во все ранее существующие проведенные документы «Принятие к учету ОС» на момент установки модуля по штрих-кодированию ОС в конфигурации, обработкой сформированы и добавлены к основным средствам  штрих-коды ОС. И для этих документов были сформированы записи в Регистр Сведений «Штрих-коды ОС», без повторного проведения этих документов.
6. Были внесены изменения в Документ «Инвентаризация ОС». На панели инструментов Документа «Инвентаризация ОС» добавлена кнопка «Загрузить из txt файла», посредством использования которой данные txt файла с информацией о фактических основных средствах автоматически заполняются в табличной части Документа «Инвентаризация ОС», показывая отклонения-излишки, недостачу и т.д.
7. Также были созданы: Регистр Сведений «Принятые к учету ОС КТЖ»; Справочник «Этаж КТЖ»; Справочник «Кабинет КТЖ»; Справочник «Департамент КТЖ»; Документ «Списанные ОС КТЖ»; Интерфейс «Учет ОС КТЖ».

1. Сформировать данные в Обработке «Печать этикеток штрих-кодов ОС» для вывода на печать этикеток штрих-кодов ОС и произвести распечатку этикеток штрих-кодов ОС.
2. Произвести распечатку этикеток штрих-кодов ОС с помощью подключенного термотрансферного принтера и наклеить их на соответствующие основные средства.
3. Через Терминал сбора данных произвести считывание штрих-кодов фактических основных средств.
4. Затем произвести выгрузку данных из терминала сбора данных в txt файл и загрузка файла в "1С".

Результат:  

• Процесс проведения инвентаризации стал проводиться в несколько раз быстрее.
• Полностью ликвидированы ошибки, возникшие вследствие «человеческого фактора».
• Уменьшилось вероятность несанкционированного исчезновения имущества.
• Минимизация ручной работы.
• Обеспечение контроля за присутствием/отсутствием объектов залогового имущества.
• Отсутствие возможности искажения данных инвентаризации.
• Полностью исключается возможность обмана и подмены со стороны МОЛ.
• Минимизировано количество участников инвентаризации.