Автоматизация управленческого и бухгалтерского учета для ИП Мамедов Вугар Баеддин оглы c помощью ПП "1С:Комплексная Автоматизация для Азербайджана"

Немного о компании:

Магазин «Эльба» был открыт в 2018 году и до сих пор продолжает развиваться и охватывать новые рынки. Магазин зарегистрирован как «индивидуальный предприниматель» на имя Вугара Мамедова. Главным ассортиментом продаж является электронное оборудование таких брендов как Samsung, Apple, XIAOMI, HUAWEI, LG и т.д.  

Об учёте:

Если говорить коротко о нашем учете, то компания занимается розничными продажами разных электронных товаров (телефоны, телевизоры, бытовая техника, аксессуары, кондиционеры и т.д.), и вся продукция реализуется со склада. Конечно, бывают моменты, когда товаров на складе не остается или клиент хочет приобрести что-то индивидуальное. Мы учитываем пожелания клиентов и принимаем их заказы. Ранее, для автоматизации работы, мы применили использование терминала сбора данных. Позже, эти данные выводились из терминала сбора данных и экспортировались в "эксель" вручную. 

Что имели:

В последнее время, после проведения маркетинговых акций и рекламы, поток клиентов начал увеличиваться, работа с терминалом сбора данных начала отнимать больше времени: одновременно приходилось вводить данные и в терминал сбора данных, и в таблицы Excel, по которым велся основной учет. В этой программе велся учет продаж, складской учет, учет закупок. Это вызывало огромные трудности, отчетность программы нас не устраивала.

А что мы хотели:

Как и любая компания, которая заинтересована в уменьшении издержек, мы хотели уменьшить бюрократическую нагрузку наших сотрудников. Нами было принято решение автоматизировать все имеющие бизнес-процессы и провести интеграцию системы с терминалом сбора данных. 

Как всё началось:

Мы провели внутренний аудит всей компании. Этот процесс занял больше времени, чем планировалось: были проведены встречи со всеми сотрудниками, было интересно узнать с какими проблемами они сталкиваются в процессе работы.

После составления технического задания мы поняли, что единственная программа, которая может совместить в себе оба вида учета (и управленческий, и бухгалтерский), может дать нам отчеты по проданным товарам и остаткам на складам в режиме реального времени, является 1С.

Мы начали интересоваться компаниями-франчайзи в нашей стране. Мы провели небольшой тендер с теми компаниями, которые уже имеют большой опыт за спиной.  Из всех компаний, участвовавших на тендере, больше всего выделялась компания «Best Soft». Продукт компании «Best Soft» (1С:Предприятие 8.3: «Best Soft: Комплексная Автоматизация для Азербайджана» НСБУХ.) приятно нас удивил: все необходимые для нас разделы учета, все формы отчетов были в одной системе. А самый главный плюс в том, что в продукте были учтены все моменты налогового кодекса Азербайджанской Республики.

Но мы решили немного разузнать о компании «Best Soft». Начали спрашивать партнеров, у которых был опыт работы с ними. Все партнеры выразили положительный отзыв о компании и мы решили продолжать.

Как всё происходило:

1. Была проведена презентация. Мысленно мы уже понимали, что будем работать с данной компанией, но ждали от них Коммерческое Предложение. 
2. Мы получили от Best Soft коммерческое предложение на автоматизацию. После согласования всех формальностей был заключен договор с Best Soft по внедрению продуктов 1С:Предприятие 8.3: «Best Soft: Комплексная Автоматизация для Азербайджана» НСБУХ
3. Нам было отправлено письмо со всеми участниками проекта (проект – менеджер, руководитель проекта, технический специалист, специалист – консультант, программист).
4. Менеджером по проектам был выслан подробный план проекта в формате PDF, где были отмечены абсолютно все этапы проекта с дедлайнами.
5. Руководитель проекта отправил план тренингов в соответствии с возможностями посещения наших сотрудников.
6. Технический специалист провел установку на серверном и клиентских компьютерах, а точнее:
1. Установка сервера
2. Подключение базы данных
3. Подключение удаленного доступа
4. Установка 1С на сервере
5. Установка и активация программных лицензий 1С на сервере
6. Установка 1С на клиентских компьютерах
7. Настройка для пользователей ролей и интерфейсов

Результат данных установок: Установленные продукты 1С:Предприятие 8.3: «Best Soft: Комплексная Автоматизация для Азербайджана» НСБУХ.

На первом этапе внедрения была проведена интеграция между терминалом сбором данных и 1С. Теперь мы смогли оперативно отслеживать продажи и своевременно отправлять заказы, благодаря чему обработка заказов и продаж в разы ускорилась, а самое главное, сотрудники перестали вводить данные о заказах и продажах дважды. 

Была установлена тестовая версия для проведения тренингов и обучения работы в системе. 

Специалист- консультант начал проведение тренингов. Как и отмечалось раннее, мы получили план, в котором были указаны все уроки:

• Вводное обучение сотрудников бухгалтерии, отдела продаж и закупок, а также склада по работе с программой с учетом изменений программы.
• Обучение работников склада программному обеспечению на ТСД.
• Обучение и консультации по вводу начальных данных и справочников в программу.
• Профильное обучение всех прочих сотрудников по должностям.
• Пробная самостоятельная работа сотрудников в программном продукте.
• Консультирование по результатам самостоятельной работы.
• Перенос справочников из предыдущих программ.
• Подключение и настройка торгового оборудования.

Результатом данных тренингов стало то, что наши сотрудники повысили квалификацию и работать стало легче. 

Запустили программу 1С 8.3: «Best Soft: Комплексная Автоматизация для Азербайджана» НСБУХ.

Тут мы уже начали чувствовать всю ответственность, т.к. от нас требовалось начать вести учет максимально правильно, но специалисты компании «Best Soft» очень ответственно отнеслись к своей работе и максимально сопровождали нас на данном этапе. Нами были введены начальные остатки (конечно же при участии специалистов) и мы начали создавать все необходимые документы.

Результат превысил все наши ожидания. Начали использовать систему заказов. Благодаря использованию партионного учета мы всегда можем своевременно видеть себестоимость нашей продукции. В программе реализованы очень удобные отчеты по всем разделам учета.

Нами были сделаны следующие доработки:

• Отчет  «Profit and Loss». В системе имелся стандартный отчет по прибылям и убыткам, но мы решили доработать его с учетом всех наших особененостей. 

• Автоматическая выгрузка счет-фактур в формате zip-файла для сайта Налоговой Службы Азербайджанской Республики. Дело в том, что при создании реализаций товаров и услуг, компаниям, зарегистрирвоанным на территории Азербайджана требуется создавать аналогичные документы на электронном портале Налоговой Службы Азербайджанской Республики. Данная обработка на основании документов продаж 1С создает аналогичные файлы на рабочий стол компьютера. Данные файлы можно загрузить на сайт налоговой, тем самым это ускоряет работу финансового отдела и им не приходится вводить одни и те же данные вручную. 

• Бонусная система для торговых представителей. Продавцы-консультанты получают бонусы с продаж товаров клиентам. Наша конфигурация была доработана так, что документ «Начисление зарплаты сотрудникам организации» сам считает бонусы сотрудников (и самое главное, считает все удержания) на основании документов продаж. Необходимое условие для этого, чтобы в документе реализации был отмечен менеджер по продажам. Во избежании проблем мы сделали данный реквизит обязательным для заполнения.

• Детализация управленческих отчетов по основным суммам и суммам НДС. По законодательству Азербайджанской Республики, сумму НДС поставщикам требуется перечислять на депозитный счет. Но мы понимаем, что наши бухгалтера тоже люди, и человеческий фактор тоже имеет большую роль в работе. Мы решили сделать так, чтобы в управленческих отчетах была видна отдельно основная задолженность и задолженность по НДС. Так мы избежали много технических ошибок.

• Автоматический зачет НДС. Как всем известно, налог на добавленную стоимость платит конечный потребитель. Для этого была создана обработка, которая зачитывает все налоги на основании предъявленных счет-фактур.

• Формирование обязательства по НДС при уплате в соответствии с законодательством Азербайджанской Республики.

• Печатные формы в системе. В конфигурации уже имеются стандартные печатные формы, но мы решили добавить свои индивидуальные печатные формы для кадрового учета, а точнее:

• Печатная форма по приему на работу. Данная печатная форма добавлена к документу «Прием на работу сотрудника».

• Печатная форма по кадровым изменениям. Данная печатная форма добавлена к документу «Кадровое перемещение сотрудника».

• Печатная форма по увольнениям. Данная печатная форма добавлена к документу «Увольнение сотрудника».

• Печатная форма для отпусков. Данная печатная форма добавлена к документу «Начисление отпуска сотрудникам организации».

• Печатная форма для табеля учета рабочего времени. Данная печатная форма добавлена к документу «Табель учета рабочего времени».

• Добавлены новые поля к отчету «Зарплатная ведомость». Как и говорилось раннее, была добавлена бонусная система, поэтому к стандартному отчету зарплатной ведомости была добавлена колонка бонусов.  

Проект закончился приблизительно через 3 месяца после начала и самое главное, мы уложились в срок, как и отмечалось в плане проекта. После окончания проекта компанией «Best Soft» была предоставлена бесплатная техническая поддержка на 1 месяц. В течении этого месяца мы задавали все вопросы в письменной и устной форме, и сотрудники компании отвечали нам на все вопросы.

Мы выражаем благодарность компании «Best Soft» за проделанную работу, высокий профессионализм, ответственность и заинтересованное отношение, проявленные в командной работе по проекту внедрения и автоматизации программного продукта 1С:Предприятие 8.3. Мы понимаем что сделали правильный выбор когда приняли решение сотрудничать с ними. 

С уважением, Elba Electronics