Благодаря внедрению "Бит.Финанс" в торговой сети «Аян» ведется оперативный контроль бюджетов
ТОО Людмила-KZ,торговая сеть "Аян"
Благодаря автоматизации от Первого Бита в торговой сети «Аян» ведется оперативный контроль бюджетов
ТОО «Людмила kz» известно в Казахстане под торговой маркой «Аян». На рынке Казахстана наша розничная торговая сеть появилась одной из первых, еще в 1998 году.
На полках супермаркетов «Аян» всегда можно найти все, что вам необходимо. В нашем ассортименте представлено более 17 тысяч продовольственных и промышленных товаров на любой вкус, и он постоянно пополняется. Отдельное внимание мы уделяем контролю качества предложенных товаров и низким ценам.
Все супермаркеты «Аян» удобно рассредоточены по городу. Расположение предусматривает парковки, а также находящиеся в шаговой доступности остановки общественного транспорта.
Сеть супермаркетов «Аян» управляет 25 точками в городах Караганда, Нур-Султан и Темиртау. Объем оборота по позициям продаж свыше 5 млн.
Ранее показатели по выручке и факт по расходам считали в электронных таблицах. Бюджеты по операционной деятельности также велись в Excel, и объем документа был насколько велик, что уже не читался.
Из-за большого объема данных и ручной обработки эти процессы занимали очень много времени. Кроме того, тяжело было отследить выполнение плана и вовремя заметить отклонение, т.к. нельзя было оперативно получить данные и сформировать срез план факта.
Процесс планирования и сбора ДДС, доходам и расходам был очень трудоемким. Чтобы посмотреть детали затрат, приходилось использовать одновременно несколько документов и вкладок Excel.
Для решения всех накопившихся проблем и полной автоматизации финансового учета, руководство ТОО «Людмила kz» обратилось к опытному ИТ-интегратору – в компанию «Первый Бит». Эксперты Первого Бита провели анализ и предложили универсальное решение «БИТ.Финанс ПРОФ», которое эффективно решает задачи бизнеса и в крупных проектных компаниях, и в розничной торговле.
В ходе проекта специалисты Первого Бита:
-
установили решение «Бит.ФИНАНС. ПРОФ»;
настроили подсистему Бюджетирование; -
автоматизировали формирование Бюджета движения денежных средств, Бюджета доходов и расходов, операционных бюджетов;
-
настроили отчеты по центрам финансовой ответственности, т.е. по отделам, статей движения денежных средств и т.д.;
-
настроили отчеты с детализацией в разрезе аналитик;
-
встроили модуль «БИТ. ФИНАНС» в текущую рабочую базу «1С:Бухгалтерия для Казахстана»
Результаты проекта
-
Теперь все фактические затраты и приход отображаются в системе в модуле БИТ.ФИНАНС. Ведение учета в электронных таблицах осталось в прошлом.
-
При выявлении отклонения от плана по затратам, можно оперативно скорректировать расходы. Оперативный контроль за план фактом дает возможность вести бизнес без перебоев, исключить случаи, когда нужно проводить оплаты поставщикам, а по факту на счету нет денег.
-
Детализацию данных можно посмотреть, просто нажав на необходимый показатель. Например, в Бюджете заработной платы, необходимо сформировать расшифровку. Для этого требуется зайти в операционный бюджет, раскрыть оклады, численность, налоги и др. взносы. Так можно посмотреть бюджет по всем отделам: коммерческий отдел, IT-отдел, отдел по работе с персоналом.
-
Благодаря автоматизации данные по затратам и бюджетам со всех отделов консолидируются и отображаются в системе в виде понятного и легко читаемого графика. Есть возможность формировать отчет в программе с данными по плановым показателям, фактическим показателям и данными по отклонениям в абсолютных цифрах и в проценте.
За счет этого мы можем оценить и контролировать текущее финансовое положение компании в любой момент времени.
-
Сокращены трудозатраты на сбор и свод данных в отделах на 30%
Рыбалова Марина Игоревна, финансовый директор: «У нас в ритейл большой объем данных, одна операция может содержать тысячи позиций, потому делать свод и планировать вручную проблематично. Нам нужно было автоматизировать процессы финансового учета, чтобы планы и факты отображались в программе, а не собирались руками. Мы проанализировали много программ, в БИТ.ФИНАНС понравилось то, что его функционал решает все наши задачи по финансовому учету и сама автоматизация не займет много времени. Дополнительно посмотрели отзывы о программе, оценили уровень и масштабы компетенций сотрудников компании «Первый Бит» и решили проводить автоматизацию именно в Первом Бите. Благодарим Жанару Хамзину за методическую поддержку и Елену Бойко за помощь в выборе подходящего решения».
Автоматизированы следующие функции:
- Бюджетирование, финансовое планирование
- Управление денежными средствами (казначейство)
- Управленческий учет
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Сеть супермаркетов «Аян» управляет 25 точками в городах Караганда, Нур-Султан и Темиртау. Объем оборота по позициям продаж свыше 5 млн.
Ранее показатели по выручке и факт по расходам считали в электронных таблицах. Бюджеты по операционной деятельности также велись в Excel, и объем документа был насколько велик, что уже не читался.
Из-за большого объема данных и ручной обработки эти процессы занимали очень много времени. Кроме того, тяжело было отследить выполнение плана и вовремя заметить отклонение, т.к. нельзя было оперативно получить данные и сформировать срез план факта.
Процесс планирования и сбора ДДС, доходам и расходам был очень трудоемким. Чтобы посмотреть детали затрат, приходилось использовать одновременно несколько документов и вкладок Excel.
Для решения всех накопившихся проблем и полной автоматизации финансового учета, руководство ТОО «Людмила kz» обратилось к опытному ИТ-интегратору – в компанию «Первый Бит». Эксперты Первого Бита провели анализ и предложили универсальное решение «БИТ.Финанс ПРОФ», которое эффективно решает задачи бизнеса и в крупных проектных компаниях, и в розничной торговле.
В ходе проекта специалисты Первого Бита:
• установили решение «Бит.ФИНАНС. ПРОФ»;
• настроили подсистему Бюджетирование;
• автоматизировали формирование Бюджета движения денежных средств, Бюджета доходов и расходов, операционных бюджетов;
• настроили отчеты по центрам финансовой ответственности т.е. по отделам, статей движения денежных средств и т.д.;
• настроили отчеты с детализацией в разрезе аналитик;
• встроили модуль «БИТ. ФИНАНС» в текущую рабочую базу «1С:Бухгалтерия для Казахстана»
Результаты проекта
• Теперь все фактические затраты и приход отображаются в системе в модуле БИТ.ФИНАНС. Ведение учета в электронных таблицах осталось в прошлом.
• При выявлении отклонения от плана по затратам, можно оперативно скорректировать расходы. Оперативный контроль за план фактом дает возможность вести бизнес без перебоев, исключить случаи, когда нужно проводить оплаты поставщикам, а по факту на счету нет денег.
• Детализацию данных можно посмотреть, просто нажав на необходимый показатель. Например, в Бюджете заработной платы, необходимо сформировать расшифровку. Для этого требуется зайти в операционный бюджет, раскрыть оклады, численность, налоги и др. взносы. Так можно посмотреть бюджет по всем отделам: коммерческий отдел, IT-отдел, отдел по работе с персоналом.
• Благодаря автоматизации данные по затратам и бюджетам со всех отделов консолидируются и отображаются в системе в виде понятного и легко читаемого графика. Есть возможность формировать отчет в программе с данными по плановым показателям, фактическим показателям и данными по отклонениям в абсолютных цифрах и в проценте.
За счет этого мы можем оценить и контролировать текущее финансовое положение компании в любой момент времени.
• Сокращены трудозатраты на сбор и свод данных в отделах на 30%
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика