Внедрение ПП "1С:Предприятие 8.Управление сервисным центром" в ООО "Авторизованный Сервисный Центр"

Компания ООО "Авторизованный сервисный центр" профессионально занимается ремонтом бытовой техники с выездом специалистов к Заказчику. Мы беремся за работу любой сложности. При необходимости занимаемся утилизацией старой бытовой техники.

К мысли автоматизировать процессы нас привел возросший поток клиентов и ограниченное количество сотрудников, расширить штат которых мы не могли. Поэтому единственным решением стало - оптимизировать процессы и работу сотрудников с помощью автоматизации.

Глобальной задачей, которую мы ставили перед проектом было повышение скорости работы наших сотрудников, повышение их производительности за счет автоматизации рутинных процессов. Им приходилось вести и хранить все данные в файлах "эксель", "ворд" или в почтовой переписке. А это постоянное заполнение большого количества табличных файлов, заведение вручную списков запчастей (более 10.000 номенклатурных позиций), ведение базы данных по клиентам (адреса, контактные лица, телефоны, адреса, требования и т.д.), ручное выставление счетов, заполнение реквизитов. Эти процессы съедали огромное количество времени, которое можно было потратить на основную работу – прием заказов и обслуживание клиентов.

Не было возможности корректно планировать заказы, так как отсутствовала единая система для всех сотрудников, где бы размещалась информация о дате, времени, адресе выезда с возможностью работы сразу нескольким пользователям. Также возникла необходимость вести учет поступающих и отбывающих к клиенту запчастей для корректного подсчета остатков и для заказа новых. Помимо этого, нам необходим был функционал, который дает возможность привязывать отбывающие запчасти к конкретному заказу, чтобы правильно рассчитывать стоимость выезда.

Обратиться к компании "Первый Бит" мы решили, потому что опыт их работы на рынке составляет уже более 20 лет и в компании работают высококвалифицированные специалисты, понимающие специфику бизнес-процессов в различных сферах деятельности. Для нас это был очень важный критерий, так как мы искали надежного партнера на долгие годы. В интернете мы ознакомились с различными программными продуктами и оставили заявку на звонок. Нам нужна была грамотная консультация по подбору системы, так как возможно мы могли чго-то не учесть. Обратную связь сотрудник Первого Бита дал нам в течении 30 минут. После того как мы рассказали о наших требованиях нам было рекомендовано решение "1С:Управление сервисным центром 8".

Сначала мы совместно со специалистами Первого Бита перенесли в новую систему всю возможную информацию из Excel, чтобы не потерять никаких важных данных.

После этого нам доработали программу в рамках создания механизма подбора комплектующих и их аналогов других производителей: есть группы комплектующих, например, шланги для стиральных машин, они имеют одинаковую ширину и диаметр, отличаются только производителем и ценой. Когда они заносятся в систему, то получают соответствующую подкатегорию товара, которая доступна менеджеру в программе для выбора и предложения клиенту. Данный функционал позволяет быстро понимать, когда мы сможем выполнить тот или иной заказ. Если необходимых комплектующих нет в наличии – можно подобрать аналог детали или быстро оформить заказ у поставщиков и в зависимости от этого просчитать и озвучить клиенту точные сроки выполнения его заказа, а не переносить его «по факту» и вызывать этим недовольство заказчиков.

Еще одна отличная функция системы – это отчет для автоматического планирования потребности в запчастях, исходя из предыдущих периодов. В одном отчете мы соединили информацию по количеству проданных запчастей в прошлые периоды и процент прироста клиентов за этот же период. Эти данные позволяют нам прогнозировать необходимое количество запчастей к заказу. За счет наличия нужного количества запчастей на складе мы перестали терять заказчиков и выполняем заказы чаще всего на следующий день после обращения. Любая поломка бытовой техники требует быстрого реагирования, так как люди хотят получить результат чем быстрее, тем лучше. Теперь мы можем предоставить клиентам не только качественный ремонт техники, но и сделать это в кратчайшие сроки.

Избавившись от ручного оформления документов и отчетов, наши сотрудники высвободили дополнительно 30-40% своего времени и теперь они занимаются своей основной работой -  приемом заказов и обслуживанием клиентов. За счет автоматизации счета оформляются за минуту, всю необходимую информацию по клиенту мы видим в одном окне, не надо щелкать между файлами, все общение с клиентом фиксируется в программе. Это значительно сокращает время на прием и оформление одного заказа, а значит менеджеры могут отработать и принять больше заявок.

Мы довольны результатом, все наши основные задачи решены. Количество заказов, выполняемых в месяц при неизменном штате сотрудников, увеличилось на 20%. Бизнес внутри компании работает как часы, а клиенты довольны качеством и оперативностью наших услуг.