Автоматизация бухгалтерского учета с помощью штрихкодирования залоговых основных средств на базе программного продукта "1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана", для Акционерного общества, занимающегося деятельностью банка.

Мы государственный банк, осуществляющий средне- и долгосрочное финансирование проектов в сфере обрабатывающей промышленности. Банк содействует устойчивому развитию национальной экономики посредством инвестирования в несырьевой сектор страны.

Миссия Банка

Содействие устойчивому развитию национальной экономики путем осуществления инвестиций в несырьевой сектор страны.

Видение

Институт развития, который в партнерстве с бизнесом, увеличивает долю конкурентной продукции с высокой добавленной стоимостью, расширяет номенклатуру экспортируемых товаров, а также создает необходимую инфраструктуру для обеспечения стабильного экономического роста страны.

Цели

1. совершенствование и повышение эффективности государственной инвестиционной деятельности;
2. развитие производственной инфраструктуры и обрабатывающей промышленности;
3. содействие в привлечении внешних и внутренних инвестиций в экономику страны.

Принципы

В своей деятельности Банк Развития, исходя из своей миссии и текущих рыночных потребностей, руководствуется следующими принципами:

• согласованность с задачами государственной политики Республики Казахстан;
• реализация проектов с высоким социально-экономическим эффектом и высокой добавленной стоимостью;
• вовлечение предпринимателей и инвесторов в реализацию проектов;
• продвижение принципов устойчивого развития;
• приверженность проактивности, прозрачности и обеспечение законности деятельности.

Ценности

Люди – главная ценность. Для нас - самореализация, здоровье и безопасность сотрудников стоят на первом месте. Мы обеспечиваем здоровые и конкурентоспособные условия труда, чтобы сотрудники показывали наилучшие результаты.

Патриотизм. Мы вносим свой вклад в развитие и процветание экономики страны. Мы преданы своему делу, нас вдохновляет наша причастность к созданию лучшего будущего.

Ответственное поведение. Мы соблюдаем принцип бережливости, сведение к минимуму ресурсов, затрачиваемых в ходе трудовой деятельности. Следуем принципам зеленой экономики и устойчивого развития, с учётом влияния деятельности Банка на экологию и общество.

Инновационность. Мы стремимся к непрерывному улучшению процессов в работе, применяя новые подходы, инновационные технологии, идем на обдуманные риски.  Наши сотрудники могут свободно высказывать свою точку зрения, анализировать другие мнения и искать общие решения. Мы поощряем нестандартные модели мышления. Мы открыты и готовы к изменениям.

Эффективность. Мы делаем все возможное, чтобы добиться максимального результата. Мы считаем, что в нашей работе нет ничего невыполнимого - любые проблемы можно решить, приложив определенные старания.

Как у нас происходил процесс без автоматизации:

Выдавая кредиты наш банк берёт в залог имущество Заёмщика (основные средства). На протяжении всего периода кредитования Заёмщик не имеет права продавать, перемещать и каким-либо образом наносить вред залоговому имуществу. Для того, чтобы определить сохранность данного имущества 1 раз в полгода проводится инвентаризация залоговых ОС.

Это государственный банк и расположен он в г. Нур-Султан, а Заёмщик может находиться в любой части страны. Соответственно, для проведения инвентаризации сотрудники отправляются в командировку и принципиально важно, чтобы каждая командировка имела менее продолжительный срок, так как Заёмщиков определенное количество и всех их необходимо посетить в установленные сроки, переписать и сверить залоговое имущество. Вручную это занимало много времени. По приезду из командировки требовалось ещё все данные перепроверить. Все таблицы у нас велись в Excel.

В связи с этим у нас возникла необходимость автоматизировать и облегчить данный процесс, и мы обратились в компанию "Аксиома" для решения вопроса по автоматизации процесса инвентаризации залоговых ОС. Нам было предложено приобрести "1С:Бухгалтерию 8 для Казахстана" и на её базе сформировать реестр залоговых ОС по организациям-заёмщикам.

В типовом функционале "1С:Бухгалтерии 8, ред.2.0" были созданы:

1. Документ «Принятие к учету залоговых ОС»;
2. Регистр Сведений «Залоговые ОС»;
3. Справочник «Залоговые ОС»;
4. Обработка «Печать этикеток штрих-кодов залоговых ОС»;
5. Документ «Инвентаризация залоговых ОС»;
6. Интерфейс «Залоговые ОС».

Для реализации данного проекта мы закупили мобильный терминал сбора данных с программным обеспечением и термотрансферный принтер для печати на этикетках. В процессе установки Модуля «Штрих-кодирование залоговых ОС», в конфигурации "1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана, редакция 2.0" специалистами компании "Аксиома" было подключено и настроено данное оборудование.

Как происходила автоматизация:

В ИБ создаются контрагенты (Заёмщики) и для каждого контрагента формируется список залоговых ОС путём загрузки данных из Excel. Для ОС создаются и присваиваются идентификационные номера, которые потом отображаются в штрих-коде. В дальнейшем штрих-код распечатывается на этикетленте, которая потом и приклеивается непосредственно на поверхность подлежащего учету залогового ОС. При помощи ТСД происходит считывание штрих-кода и по приезду из командировки сотрудник выгружает полученные данные из ТСД в "1С" и выполняется сверка между имеющимися Залоговыми ОС и отсканированными при инвентаризации. Если какое-либо залоговое ОС отсутствует в памяти терминала, то после выгрузки оно будет подсвечиваться красным и сотрудник в кратчайшие сроки сможет заняться выяснением по факту недостачи залоговых ОС.

Вся работа на начальном этапе шла под контролем и присмотром консультанта и технического специалиста, дабы избежать ошибок. Далее происходил автоматический процесс получения данных. Оставалось сохранить их.  Хочу отметить, что сотрудниками "Аксиомы" было проведено полное обучение наших ответственных лиц по проекту, а именно по работе с программой и по использованию оборудования для штрих-кодирования основных средств, не только устно, но вся информация была предоставлена в письменном виде (ТЗ).

Результат:  

1. Процесс проведения инвентаризации стал проводиться быстрее.
2. Полностью ликвидированы ошибки, возникшие вследствие «человеческого фактора»
3. Уменьшилось вероятность несанкционированного исчезновения имущества.
4. Минимизация ручной работы
5. Обеспечение контроля за присутствием/отсутствием объектов залогового имущества.
6. Отсутствие возможности искажения данных инвентаризации.