Экспресс-методы управления арендой в компании «Аэроэкспресс»

ООО «Аэроэкспресс» – динамично развивающаяся компания, осуществляющая железнодорожные пассажирские перевозки между столицей и аэропортами Московского авиационного узла (Внуково, Домодедово и Шереметьево).
Одним из основных направлений деятельности компании является сдача в аренду торговых, офисных и складских помещений в терминалах аэропортов и на вокзалах. Обеспечением выполнения всех процессов этого направления занимается внешняя управляющая компания. Она тесно сотрудничает с внутренними подразделениями нашей компании. Кроссфункциональность процессов между подразделениями, отсутствие единого информационного поля для решения операционных вопросов сильно влияло на оперативность обмена данными, их точность и усложняло процессы анализа и планирования.
В связи с чем в 2019 году было принято решение автоматизировать это направление деятельности компании наравне с другими производственными процессами.
Первоочередной задачей стала автоматизация управления арендой для терминала «Аэроэкспресс» в Шереметьево. Это пятиэтажный многофункциональный комплекс с различными типами помещений и объектов для сдачи в аренду. На площади более 50 тысяч квадратных метров расположено более, чем 1 200 объектов аренды.
В качестве базового продукта было выбрано отраслевое решение «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP». Его предстояло интегрировать с «1С:ERP. Управление холдингом», который внедрялся параллельно, и адаптировать под особенности наших процессов.
К проекту было принято решение привлечь разработчиков продукта – компанию «ЭЛИАС ВЦ».
В ходе реализации проекта автоматизации были решены следующие задачи:
• Проведена интеграция продукта «1С:Аренда и управление недвижимостью» с «1С:ERP. Управление холдингом».
• Выполнен перенос данных из системы SAP в 1С.
• Систематизировано ведение реестра объектов недвижимости.
• Расширены возможности учета условий договоров аренды.
• Проведены доработки для организации эффективного сбора данных о коммунальных услугах и других переменных начислений. Таких, например, как плата с товарооборота.
• Настроены и адаптированы процедуры автоматической индексации.
• Адаптировано пакетное формирование счетов и актов по аренде в зависимости от принадлежности услуги к тому или иному типу.
• Разработана система отчетов и уведомлений для контроля своевременности и полноты начислений, возникновения задолженностей и просрочек.
• Разработаны инструменты работы по претензиям.
• Проведена адаптация модуля по зависимости условий арендной платы от пассажирского трафика.
• Разработана отчетность управляющей компании перед собственником с расчетом агентского вознаграждения на основе этих данных.
• Реализован пакет управленческой отчетности.
В ходе проекта было проведено обучение сотрудников работе с новой системой.
Переход на новую современную систему дал компании ряд преимуществ. Мы получили в свое распоряжение функциональный продукт, полностью соответствующий нашим требованиям. Новая информационная система позволила сократить трудоемкость оперативной деятельности в рамках договора аренды, повысить уровень контроля дебиторской задолженности, повысить оперативность и точность взаимодействия с арендаторами, повысить прозрачность получения данных для контроля и принятия управленческих решений, в том числе при взаимодействии с управляющей компанией.
Пользователи начали работу в системе в январе 2020 года, в декабре 2020 года система была введена в промышленную эксплуатацию полностью адаптированной под наши потребности.
Всего автоматизировано 20 рабочих мест.
В дальнейших планах автоматизация управления арендой для терминала Домодедово и внедрение мобильного приложения, которое позволит повысить уровень взаимодействия с арендаторами, дав им возможность самостоятельно получать информацию о действующих условиях договора, начислениях, выставленных счетах, статусе поданных заявок на обслуживание.
Выражаем благодарность компании «ЭЛИАС ВЦ» за качественный продукт и за выполненную работу по его внедрению.
Информация о внедрении
Выполнены следующие работы:
• Продажа выбранных программных продуктов.
• Доставка программных продуктов в офис заказчика.
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика.
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе.
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ.
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации).
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей.
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация).
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика.
Автоматизированы участки:
• Управленческий учет.
• Учет договоров.
• Управление реестром объектов недвижимости.
• Продажи.
• Взаиморасчеты с покупателями.
• Управление ДС.
• Учет агентских услуг.