Внедрение "1С:Зарплата и управление персоналом 8" КОРП для автоматизации кадровых процессов АО «Щербинский лифтостроительный завод»

АО «Щербинский лифтостроительный завод» — флагман российского лифтостроения с 1943 года, который производит различные виды лифтов и подъемников с электрическим и гидравлическим приводом, представленные на рынке в России и за ее пределами. Всего за годы работы завод выпустил более 220 тыс. лифтов, которые смонтированы на жилищных, производственных, медицинских и специальных строительных объектах. Предприятие стало градообразующим для города Щербинка, а его продукция удостоена Государственного Знака качества.

Ситуация до внедрения

В холдинге работает более 1500 сотрудников, а организационная структура АО «ЩЛЗ» состоит более чем из 60 подразделений. Поскольку деятельность компании охватывает полный цикл производства высококлассного лифтового оборудования, – в нем работают специалисты самого разного профиля и квалификации, к должностям которых применяются также разные требования и нормы, а значит – и разные схемы мотиваций и расчета оплаты.

Кадровая служба обрабатывает более 2000 кадровых документов в месяц. Заработная плата рассчитывается с учетом тарифных ставок согласно разрядам сотрудников, надбавок и дополнительных премий. Расчет повременной оплаты труда работников производится по окладам и тарифным ставкам в зависимости от отработанного времени. Оплата работы в выходные и праздники осуществляется ежемесячно вместе с зарплатой. Помимо этого компании поощряет профессиональное развитие сотрудников.

• За несколько дней до начала расчета зарплаты отдел кадров переставал вводить документы неявок, кадровые переводы и т.д. В связи с этим стопорились все операции, при этом специалистам отдела кадров зачастую приходилось работать сверхурочно, поскольку данные по отработкам могли предоставляться в последний момент.

• Подготовка отчетности для руководства и для контролирующих органов требовала ручной проверки данных, что было весьма трудоемким процессом, занимало много времени и не исключало «человеческого фактора».

• Были сложности с поддержанием существующей информационной системы в актуальном состоянии, вследствие чего существовали риски возникновения ошибок при формировании регламентированной отчетности. Приходилось отслеживать новшества законодательства и силами штатных специалистов дорабатывать программу для соответствия этим нормативным нововведениям и исключения штрафов со стороны контролирующих органов.

• Сильно доработанная ИТ-архитектура не позволяла оптимизировать затраты на сопровождение, а также не обладала нужной гибкостью настройки для проведения оперативных организационных изменений в компании.

Руководство компании приняло решение о модернизации информационной системы в части кадрового учета, чтобы ускорить и упростить сбор и формирование внутренней и регламентированной отчетности, ускорить расчет заработной платы, ввести единые корпоративные стандарты мотивации и развития сотрудников.

Проект

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред.3.1. Партнером по внедрению стала компания WiseAdvice, имеющая обширный опыт автоматизации кадровых процессов на производственных предприятиях.

Основной задачей проекта стала миграция данных по расчету зарплаты и кадров из исторической системы в 1С:ЗУП КОРП, а также разработка единого подхода к формированию расчета начислений и удержаний в регламентированном учете компании.

Цель проекта – ведение учета в современной базе данных с возможностью удаленного доступа через терминальный режим, веб-интерфейс или с рабочих мест пользователей при четком разграничении доступа к объектам конфигурации на основании типовых ролей, а также снижение стоимости владения и обновления системы.

• Кадровый учет;
• Расчет и выплата аванса и зарплаты;
• Регламентированная отчетность;
• Учет рабочего времени;
• Воинский учет.

Особенности и уникальность проекта

Несмотря на большие массивы исторических данных, которые необходимо было перенести, проект был завершен менее чем за 11 месяцев. Были загружены кадровые документы по всем сотрудникам, работающим на момент переноса, а также уволенным в 2019 году и бывшим сотрудникам, получившим доход в 2019 году. Расчетные данные загружались за 2018, 2019 года.

Переход с исторической системы на 1С:ЗУП 3.1 произошел путем переноса данных по разработанным правилам миграции. Из системы-источника выгружались файлы в формате .xls (шаблоны файлов разработаны и предоставлены специалистами WiseAdvice), содержащие НСИ, кадровую и расчетную информацию, откуда загружались в систему-приемник.

За счет того, что перенос данных происходил по четко согласованному расписанию, на работу кадровой службы сам переход никак не повлиял – сотрудники работали в штатном режиме, параллельно проходя обучение работе в новой системе.

Результаты

• Единая информационная среда и формализация методологии кадрового учета и расчета заработной платы позволили сократить трудозатраты на ведение стандартизированных процессов на 20%, при значительном уменьшении количества ошибок, связанных с ручным вводом данных.

• Установлен общий подход и детальная схема расчета начислений и удержаний в регламентированном учете компании. Подготовка и сбор регламентированной отчетности по структурным подразделениям компании ускорились в два раза.

• Теперь данные учета рабочего времени сотрудников (графики работы и табели) вводятся непосредственно в систему. Для осуществления этого в системе настроена роль «Табельщик», содержащая в себе соответствующий интерфейс и настроенные права доступа к информации. Это позволило оперативно отражать данные о неявках в системе, и следствием этого стало снижение количества перерасчетов, сокращение времени ввода первичных данных, снизилась вероятность возникновения ошибок.

• Ввиду минимальной модификации механизмов системы стоимость сопровождения системы осталась на планируемом уровне.

• Достоинством организации информационной системы по архитектуре «клиент-сервер» является удачное сочетание централизованного хранения, обслуживания и коллективного доступа к общей корпоративной информации с индивидуальной работой пользователей над персональной информацией.

• Сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%
• Ускорение получения управленческой отчетности: 50%
• Ускорение получения регламентированной отчетности: 50%
• Сокращение операционных и административных расходов: 10%