Автоматизация процессов транспортной логистики в крупной продуктовой компании ООО "Прайд-А" (торговая сеть "Аникс") с помощью конфигурации "1С:TMS Логистика. Управление перевозками"
ООО "Прайд-А"
ООО Прайд-А. Город Бийск.
Подсистема для бухгалтеров-ревизоров в «1С:Предприятие 8. TMS Логистика. Управление перевозками».
Меня зовут Часовских Оксана Олеговна, я директором по логистике торгового дома «Аникс» (ООО «Прайд-А»). «Аникс» был основан 7 июня 1993 года, именно тогда был открыт первый магазин в городе Бийск Алтайского края. Компания росла, включая в себя помимо оптово-розничной торговли, другие направления деятельности: производство товаров собственных торговых марок, полуфабрикатов, свежей продукции, франчайзинговая сеть, обслуживание и ремонт техники, сельскохозяйственное производство, гостиничный бизнес и многое другое. Основное направление деятельности компании – розничная торговля через сеть магазинов-супермаркетов. Для обеспечения бесперебойной работы сети необходимо обеспечивать товарами распределительные центры и сотни магазинов, транспортная составляющая обеспечения автоматизирована с помощью конфигурации «1С:Предприятие 8. TMS Логистика. Управление перевозками» (1С TMS Логистики), система внедрена совместно нашими сотрудниками и специалистами «Гигабайта».
Внедрение 1С TMS Логистики позволило автоматизировать многие процессы, но часть стандартных подсистем конфигурации не подходила под наши бизнес процессы. Одна из важных составляющих транспортной логистики – контроль приемки товаров и расхождений (при их наличии) между отправленным по документам товаром и принятым точкой-получателем. За этот учет отвечает подсистема для бухгалтеров-ревизоров, но как уже говорилось выше в стандартном виде она не могла быть использована из-за наших особенностей в бизнес-процессах. Для проработки возможности реализации наших нюансов учета в учтенной системе задача была обозначена аналитиками «Гигабайта».
По результату анализа аналитиком «Гигабайта» была предложена модель доработки подсистемы бухгалтеров-ревизоров. Модель была согласована и реализована программистами «Гигабайта». Как мы уже обозначали, подсистема нужна для контроля документооборота с водителями-экспедиторами и розничными точками. В доработанной подсистеме водитель-экспедитор при выходе на маршрут получает от диспетчера-логиста пакет документов - маршрутный лист, счет-фактуру, накладную, товарно-транспортную накладную. В розничной точке после передачи товара клиенту в маршрутном листе делается отметка о соответствии фактически поступившего груза первичным документам. Если есть расхождения, то они фиксируются. Кроме этого, розничная точка в информационной базе отмечает факт приемки товара. После возвращения с маршрута, водитель-экспедитор обязан передать маршрутный лист бухгалтеру-ревизору. Бухгалтер-ревизор в нашей системе 1С TMS Логистики отмечает факт возврата документа, кроме этого, контролирует, все ли наши розничные точки подтвердили факт получения товара (настроена интеграция 1С TMS Логистики с информационными базами розничной сети), в случае расхождений бухгалтер-ревизор проверяет, были ли оформлены корректировочные документы (которые оформляются отделом обработки претензий). Также заметным удобством стало то, что в 1С TMS Логистике была автоматизирована рассылка писем по электронной почте с просьбой подтвердить факт приемки товара розничной точкой.
Реализация требований бизнеса по работе бухгалтеров-ревизоров в учетной системе «1С:Предприятие 8. TMS Логистика. Управление перевозками» повысила прозрачность учета отгрузки-приемки и позволила оперативно обрабатывать расхождения между отгруженными и принятыми товарами.
Автоматизированы следующие функции:
- Диспетчеризация грузоперевозок
- Другие возможности
- Подключение торгового оборудования
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Цель проекта внедрения программного решения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» и интеграции его с корпоративными системами предприятия: снятие рисков остановки системы и ограничений её возможностей по доработке, согласно имеющимся задачам автоматизации бизнес-процессов. Программное решение собственной разработки, ранее автоматизирующее процесс логистики предприятия, уже не могло отвечать возросшим требованиям к системе учёта.
Задачи проекта:
•переход на новое ПО без остановки процесса доставки;
•интеграция нового ПО в текущую информационную систему предприятия (порядка 30 различных видов и протоколов обмена);
•оптимизация отраслевого учёта (учёт оборота паллет, фиксация данных кросс-докинга и данных по челночным перевозкам);
•создание инструментов для расчета стоимости рейсов и оценки эффективности различных способов доставки;
•создание специализированных автоматизированных рабочих мест и удобных пользовательских интерфейсов для работы с указанным выше функционалом и с учетом большого количества данных (до 5000 заявок на доставку) и требованиям к скорости выполнения операций (секунды).
Проект внедрения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» прошёл без простоев предприятия. Как результаты проекта можно выделить:
1.Предприятие получило новый инструмент автоматизации логистики, способный «расти» под задачи бизнеса.
2.Сняты ограничения по реализации новых рабочих мест. В новую учётную систему полностью переведена работа всех диспетчеров (проведено тщательное тестирование места диспетчера, как самого «узкого»);
3.Реализована сложная система интеграции с корпоративными системами, закрывающая имеющиеся учётные задачи предприятия, и имеющая потенциал развития;
4.Оптимизирована работа с возвратной тарой. Ранее ввод палет происходил в 3 различных системы, сейчас – один раз в одну систему;
5.Для повышения скорости обработки данных по доставке и отображения их в корпоративной учётной системе, проведено объединение рабочих мест для работы с палетной и валовой доставкой.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Заказчик: ООО «Прайд-А» (торговая сеть «Аникс»)
Исполнитель: «Гигабайт»
Основная специализация компании ООО «Прайд -А» (торговая сеть «Аникс») – оптовая и розничная торговля продуктами питания и товарами повседневного спроса.
Территория присутствия компании – 26 районов Алтайского края и Республики Алтай. Основные клиенты торговой сети «АНИКС» (ООО «Прайд-А»)– оптовые предприятия, розничные сети, HoReCa и комбинаты детского питания. Постоянное наличие востребованного ассортимента обуславливает хорошие позиции предприятия на рынке региона. Продукты питания производства лучших пищевых предприятий России и зарубежья, свежие фрукты, овощи и гастрономия. Своевременный документооборот делает финансовые отношения с клиентами максимально прозрачными. Также важным преимуществом предприятия в конкурентной борьбе можно назвать наличие выделенных команд по эксклюзивным торговым проектам.
Руководство крупной торговой продовольственной компании ООО «Прайд-А» (торговая сеть «Аникс») для оптимизации логистики и повышения качества работы со сторонними контрагентами и собственной розничной и франчайзинговой сетью, приняло решение о внесении изменений в корпоративную систему компании в части специализированного блока транспортной логистики, и переводе учёта данных логистики из устаревшей программы для автоматизации (стороннего разработчика), в конфигурацию на базе «1С:Предприятие 8» , «1С:TMS Логистика. Управление перевозками».
В процессе консультаций со специалистами компании «Гигабайт» целью проекта внедрения программного решения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» и интеграции его с корпоративными системами предприятия было выделено- снятие рисков остановки системы и ограничений её возможностей по доработке, согласно имеющимся задачам автоматизации бизнес-процессов.
Задачи проекта:
• переход на новое ПО без остановки процесса доставки;
• интеграция нового ПО в текущую информационную систему предприятия (порядка 30 различных видов и протоколов обмена);
• оптимизация отраслевого учёта (учёт оборота паллет, фиксация данных кросс-докинга и данных по челночным перевозкам);
• создание инструментов для расчета стоимости рейсов и оценки эффективности различных способов доставки;
• создание специализированных автоматизированных рабочих мест и удобных пользовательских интерфейсов для работы с указанным выше функционалом и с учетом большого количества данных (до 5000 заявок на доставку) и требованиям к скорости выполнения операций (секунды).
В ходе проекта были выполнены следующие работы:
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Дистанционное обучение пользователей
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
Автоматизированы следующие функции:
• Подключение торгового оборудования
• Диспетчеризация грузоперевозок
• Расчет и аналитика транспортных затрат
• Учет возвратной тары
• Ревизия документооборота (маршрутные листы, алкогольные ТТН)
Ключевая особенность проведённого проекта – очень глубокая переработка типового решения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» под особенности бизнес-процессов предприятия. Было принято решение выполнить одной из важнейших задач при адаптации конфигурации доработку функционала рабочих мест диспетчеров и аналитиков.
При принятии такого решения было учтено, что данный продукт не используется для сдачи никакой отчетности, не требует каких-либо регулярных обновлений с точки зрения изменения законодательства и используется компанией для решения исключительно внутренних задач. После анализа типовых возможностей и интерфейсов стало понятно, что они сильно уступают старому решению собственной разработки как по функциональности, так и по удобству. Применяемые в старом решении подходы к отображению информации и инструментам ее обработке позволяли диспетчерам принимать решения и выполнять большинство операций в кратчайшее время. Этот подход был повторен и при адаптации типового решения.
Рабочее место диспетчера было разработано в процессе выполнения проекта фактически заново и является полностью нетиповым. Оно позволяет одновременно оперировать информацией о текущих рейсах, их составе и маршруте, заданиях на перевозку, ожидающих заявках к распределению,
В исходной системе предприятия ООО «Прайд-А» (торговая сеть «Аникс») было два отдельных рабочих места для различных типов доставки (для валовой доставки и для палетной доставки), однако при проектировании новой системы специалистами «Гигабайт» было предложено совместить их и сделать одно универсальное с расширенным функционалом, но без потери удобства использования.
Так же проведена автоматизация работы аналитиков службы логистики. Для них была разработана подсистема тарификации рейсов – на момент внедрения эта подсистема отсутствовала в типовом решении и только планировалась к разработке. Были созданы инструменты гибкого внесения тарифов за работу транспорта и экспедиторов, автоматизированы механизмы расчета суммы транспортных затрат по рейсу и распределения затрат по торговым точкам с двумя алгоритмами – для валовой доставки по весу и для палетной доставки по палетоместам.
В рамках выполнения проекта потребовалась разработка дополнительной подсистемы для формирования актов выполненных работ, в ней были созданы печатные формы актов и счетов на оплату.
Кроме основных рабочих мест в системе были созданы дополнительные АРМы и интерфейсы:
1) Рабочее место для диспетчеров транспортной компании, входящей в холдинг:
• Просмотр заявок на транспортное средство, выгрузка заявок в базу БТС;
• Функционал для предоставления списков свободного транспорта.
2) Рабочее место работника склада:
• Рабочее место для внесения факта подготовки палет, печати паспортов палет, формирование печатных форм «Нарезка по складам» и «Задание на смену»;
• Автоматический расчет планового количества паллет по габаритным характеристикам груза;
• Реализована возможность внесения паллет на точку доставки для алкогольного склада, группировка клиентов по точке доставке;
3) Автоматизация работы бухгалтеров – ревизоров:
• Создано рабочее место для проверки маршрутных листов, загрузка подтверждений факта доставки товара из розничных точек, настройка сканеров штрих-кода;
• Реализовано рабочее место для проверки алкогольных накладных и разделов Б;
• Создан отчёт по должникам – долги экспедиторов, долги магазинов.
• Разработано рабочее место для отправки электронной почты по задолженностям в розничные магазины.
Проект внедрения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» на нашем предприятии ООО «Прайд-А» (торговая сеть «Аникс») прошёл без простоев процессов логистики, в оговоренные до начала проекта сроки. Как результаты проекта можно выделить:
1.Предприятие получило новый инструмент автоматизации логистики, способный «расти» под задачи бизнеса.
2.Сняты ограничения по реализации новых рабочих мест. В новую учётную систему полностью переведена работа всех диспетчеров (проведено тщательное тестирование места диспетчера, как самого «узкого»);
3.Реализована сложная система интеграции с корпоративными системами, закрывающая имеющиеся учётные задачи предприятия, и имеющая потенциал развития;
4.Оптимизирована работа с возвратной тарой. Ранее ввод палет происходил 3 раза, сейчас –1 раз;
5.Для повышения скорости обработки данных по доставке и отображения их в корпоративной учётной системе, проведено объединение рабочих мест для работы с палетной и валовой доставкой.
На данный момент в блоке логистики автоматизировано 100 рабочих мест. Объём нагрузки на блок (среднее значение в день): задание на перевозку груза - 3000 шт; рейс (маршрутный лист) 150 шт; фактические затраты по рейсу- 150 шт; заявка на транспортное средство 90 шт.
Внедрённая система с 17.12.2019 года находится в промышленной эксплуатации.
Функционирование блока логистики учётной системы ООО «Прайд-А» (торговая сеть «Аникс») поддерживается совместно специалистами «Гигабайт» и IT-специалистами предприятия ООО «Прайд-А».
Выражаем благодарность сотрудникам компании «Гигабайт». В ходе проекта специалистами по внедрению был подтверждён высокий профессионализм, наличие опыта и знаний в области автоматизации учета на платформе «1С:Предприятие 8». Рекомендуем официального партнёра фирмы «1С» компанию «Гигабайт», как надёжного и ответственного партнёра по корпоративным внедрениям.
Подписанием отзыва даём разрешение публиковать информацию о проекте на информационных ресурсах фирмы «1С» и на сайте компании «Гигабайт».
Оценка системы автоматизации по пятибалльной шкале:
І. Соответствие потребностям организации: 5
(где "5 " – «в информационной системе реализованы все необходимые возможности»)
2. Удобство работы с программой: 5
(где "5 " - " работать с программой легко и комфортно ")
3. Оцените качество работы партнера "1С": 5
(где "5 " – «работой партнера очень доволен»)
4. Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности
(ответ из следующего списка: «Да», «Скорее да», «Скорее нет», «Нет»): Да.
Отзыв клиента
