Автоматизация ломбарда на базе ПП "1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана"
ТОО "Ломбард Центральный 2"
Компания ТОО "Ломбард Центральный 2" занимается выдачей кредитов под залог золотых изделий. Имея по городу несколько точек, является одним из ведущих ломбардов. Основной задачей автоматизации стояло наведение порядка в оформлении и учете залогов, правильного расчета вознаграждений. До этого учет велся в программе 1С:Предприятие 77. В каждом ломбарде стояла отдельная программа, обмен с центральной базой отсутствовал. Собственник компании не видел сводной отчетности по всем ломбардам. У бухгалтерии стояла задача автоматического отражения всех операций по клиентам в бухгалтерской базе, а не сводные цифры в разрезе ломбардов.
Процесс автоматизации:
Совместно с бухгалтерией клиента разработали схему работы ломбарда, основные операция, печатные формы, какие отчеты необходимы по закону, какие нужны собственнику. Для каждой операции определили документы движений. В ходе обсуждения решили, что лучшим вариантом будет ведение учета в 1С:Бухгалтерия для Казахстана, так как все будет вестись в одной базе, и бухгалтерия клиента сможет контролировать своих приемщиков, и все ломбардные операции будут отражаться в бухгалтерском учете.
После оплаты за программные продукты, приступили к разработке программы.
Первоначально вся работа по проверке работоспособности и соответствия требованиям клиента выполнялась на центральной базе. Со стороны клиенты был выделен ответственный сотрудник, который выполнял тестирование и проверку.
В ходе разработки автоматизировали основные ломбардные операции:
-
Оформление залоговых билетов с выдачей необходимых печатных форм
-
Продление кредита
-
Частичное и полное гашение кредита
-
Списание на хранение и возврат с хранения залоговых билетов
-
Списание на аукцион и возврат с аукциона залоговых билетов (после этой операции залоги меняют статус на «Товар»)
После проверки был утверждения план поэтапного внедрения. На первом этапе автоматизировался только один ломбард, при чем работа велась параллельно с действующей программой, для выявления всех нюансов и тонкостей.
Первый этап выявил потребность в другом подходе к расчету вознаграждения, так как у собственника были маркетинговые идеи, но предыдущая программа не позволяла их автоматизировать. После доработок и проверки было решено перевести все точки на новую программу с 1 числа следующего квартала.
Предварительно программа была установлена на все точки, провели обучение сотрудников клиентов. Были перенесены клиенты со старой базы. Сотрудникам дали возможность параллельно работать в двух программах, чтобы после перехода было меньше вопросов. Данный этап выявил некоторые нюансы, которые были также доработаны. Перед переходом на новую программу базы были очищены от документов и 1-го числа стартанул учет в новой программе.
Что получили
Автоматизированный учет ломбардных операций со своевременным отражением в бухгалтерском учете, чему бухгалтерия была несказанно рада. Все данные собираются в центральной базе, и собственник может контролировать основные показатели, не выходя из кабинета и не привлекая к этому сотрудников.
Автоматизированы следующие функции:
- Банк и касса
- Завершение периода
- Кадровый учет
- Казахстан
- Консолидация данных
- Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
- Налоговый учет
- Нематериальные активы
- Основные средства
- Расчет дивидендов
- Расчет зарплаты
- Расчет зарплаты и кадровый учет
- Расчеты с контрагентами
- Регламентированная отчетность
- Регламентированная отчетность
- Товарно-материальные ценности
- Торговые операции
- Управление денежными средствами (казначейство)
- Управленческий учет
- Учет по МСФО
- Финансовый анализ
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Клиент: ТОО «Ломбард Центральный 2»
Компания занимается выдачей кредитов под залог золотых изделий. Имея по городу несколько точек, является одним из ведущих ломбардов. Основной задачей автоматизации стояла наведение порядка оформления и учета залогов, правильного расчета вознаграждений. До этого учет велся в программе "1С:Предприятие 7.7". В каждом ломбарде стояла отдельная программа, обмен с центральной базой отсутствовал. Собственник компании не видел сводной отчетности по всем ломбардам. У бухгалтерии стояла задача автоматического отражения всех операций по клиентам в бухгалтерской базе, а не сводные цифры в разрезе ломбардов.
Процесс автоматизации:
Совместно с бухгалтерией клиента разработали схему работы ломбарда, основные операция, печатные формы, какие отчеты необходимы по закону, какие нужны собственнику. Для каждой операции определили документы движений. В ходе обсуждения решили что лучшим вариантом будет ведение учета в "1С:Бухгалтерия для Казахстана", так как все будет вестись в одной базе, и бухгалтерия клиента сможет контролировать своих приемщиков, и все ломбардные операции будут отражаться в бухгалтерском учете.
После оплаты за программные продукты, приступили к разработке программы.
Первоначально вся работа по проверке работоспособности и соответствия требованиям клиента выполнялась на центральной базе. Со стороны клиенты был выделен ответственный сотрудник, который выполнял тестирование и проверку.
В ходе разработки автоматизировали основные ломбардные операции:
• Оформление залоговых билетов с выдачей необходимых печатных форм
• Продление кредита
• Частичное и полное гашение кредита
• Списание на хранение и возврат с хранения залоговых билетов
• Списание на аукцион и возврат с аукциона залоговых билетов (после этой операции залоги меняют статус на «Товар»)
После проверки был утверждения план поэтапного внедрения. На первом этапе автоматизировался только один ломбард, при чем работа велась параллельно с действующей программой, для выявления всех нюансов и тонкостей.
Первый этап выявил потребность в другом подходе к расчету вознаграждения, так как у собственника были маркетинговые идеи, но предыдущая программа не позволяла их автоматизировать. После доработок и проверки было решено перевести все точки на новую программу с 1 числа следующего квартала.
Предварительно программа была установлена на все точки, провели обучение сотрудников клиентов. Были перенесены клиенты со старой базы. Сотрудник дали возможность параллельно работать в двух программах, чтобы после перехода было меньше вопросов. Данный этап выявил некоторые нюансы, которые были также доработаны. Перед переходом на новую программу базы были очищены от документов и 1-го числа стартанул учет в новой программе.
Что получил клиент:
Автоматизированный учет ломбардных операций со своевременным отражением в бухгалтерском учете, чему бухгалтерия была несказанно рада. Все данные собирались в центральной базе, и собственник мог контролировать основные показатели, не выходя с кабинета и не привлекая к этому сотрудников.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Продажа выбранных программных продуктов
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика