Внедрение системы электронного документооборота с применением искусственного интеллекта для АО "Корпорация "Тактическое ракетное вооружение"

Цели проекта

Повышение прозрачности и управляемости процессов документооборота в компании за счет внедрения системы электронного документооборота на базе "1С:Документооборот КОРП" ред. 3.0, а также сокращение сроков обработки документов и усиление контроля исполнения поручений.

Задачи проекта:

• Автоматизация процессов работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Использование искусственного интеллекта для распознавания, разбора и регистрации первичной документации.
• Создание архива первичной документации по исполнению контрактов.
• Внедрение единой системы управления организационно-распорядительными документами (ОРД).
• Повышение контроля исполнения поручений и сроков их выполнения.
• Обеспечение централизованного хранения и структурирования документов.
• Реализация механизма массового формирования поручений.
• Настройка гибкой системы разграничения прав доступа пользователей.
• Снижение доли ручных операций и минимизация рисков потери документов.

Ситуация до внедрения

АО "Корпорация "Тактическое ракетное вооружение" — крупная промышленная компания, для которой характерен значительный объем внутреннего и внешнего документооборота, включающий организационно-распорядительные документы, первичную документацию, служебные записки, приказы, распоряжения и деловую переписку.

До начала проекта процессы работы с документами были разрозненными и в значительной степени зависели от ручных операций. Документы обрабатывались в различных системах и каналах коммуникации, что затрудняло их централизованный учет и контроль.

Согласование и исполнение документов сопровождались следующими проблемами:

• отсутствие единого цифрового пространства для работы с документами;
• низкая прозрачность процессов согласования и исполнения;
• сложности с контролем сроков исполнения поручений;
• высокая доля ручных операций при обработке документов;
• риски потери информации и дублирования данных;
• отсутствие единого механизма массового формирования и контроля поручений;
• ограниченные возможности по управлению правами доступа.

При росте объема документооборота существующие подходы перестали обеспечивать необходимую скорость и управляемость процессов. Это приводило к увеличению сроков обработки документов, снижению эффективности взаимодействия между подразделениями и усложнению контроля исполнительской дисциплины.

В этих условиях возникла необходимость внедрения единой системы электронного документооборота, которая обеспечила бы стандартизацию процессов, повышение прозрачности и управляемости, а также снижение операционных затрат на обработку документов.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта заключается в адаптации типового решения "1С:Документооборот КОРП" ред. 3.0 под задачи крупного промышленного предприятия с большим объемом организационно-распорядительных документов.

Результатом внедрения стало усиление контроля исполнительской дисциплины: реализованы механизмы массового формирования поручений, расширенный контроль сроков исполнения и отдельные сценарии обработки задач (включая ветку "на доработку").

Дополнительно внедрена гибкая система разграничения прав доступа с автоматическим расширением прав внутри подразделений, что повысило удобство работы пользователей без увеличения нагрузки на администрирование.

Проект также включает доработку пользовательских интерфейсов и поддержку работы с простой электронной подписью (ПЭП).

Ключевым отличием внедрения стала задача по вводу и хранению первичной документации по исполнению контрактов и договоров и разрезе необходимых предприятию аналитик. В системе созданы карточки всех типов документов, организованы АРМ по сканированию и вводу первичной документации. Настроена интеграция с системой "1С:Архив" для долгосрочного хранения уже закрытых контрактов и договоров. Реализован механизм выгрузки пакета документов для проверяющих органов, что существенно сокращает сроки подготовки материалов. Для минимизации ручного ввода внедрена система распознавания документов с помощью искусственного интеллекта.

В результате внедренная система стала не просто СЭД, а инструментом управления процессами с акцентом на прозрачность, контроль и масштабируемость.

Результаты проекта

В результате проекта в компании внедрена единая система электронного документооборота, охватывающая ключевые процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Достигнуты следующие результаты:

• сокращены сроки согласования и обработки документов за счет автоматизации маршрутов;
• повышена прозрачность процессов документооборота и контроль статусов документов;
• обеспечен централизованный учет и хранение документов;
• усилен контроль исполнительской дисциплины за счет внедрения механизмов контроля поручений;
• снижена доля ручных операций и минимизированы риски потери документов;
• упрощена работа пользователей благодаря доработке интерфейсов и логики работы с документами;
• обеспечена поддержка работы с электронной подписью (ПЭП).
• Внедрение системы позволило повысить управляемость документооборота и обеспечить основу для дальнейшего развития цифровых процессов компании.

Экономический эффект от внедрения

• Сокращение операционных и административных расходов: 2%
• Сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 15%
• Снижение зависимости от зарубежного ПО: 100%
• Ускорение получения управленческой отчетности: 5%
• Ускорение получения регламентированной отчетности: 10%