В 7 раз ускорили калькуляцию и составление меню в столовой и буфетах образовательного колледжа в 1С

Зачем столовой колледжа  автоматизация?

Государственное бюджетное образовательное учреждение «Братский педагогический колледж» работает с 1988 года и имеет 2 филиала на территории Иркутской области: в городе Братске и Тулуне.

На территории учебного заведения в Братске располагается столовая и буфет, которые обеспечивают питание студентов. Столовая позволяет единовременно принять до 120 человек. В Тулуне питание обеспечивает только буфет в силу меньшего количества учащихся. 

Меню для столовой и буфетов разрабатывает бухгалтер-калькулятор – рассчитывает состав и энергетическую ценность в соответствии с нормами, сезонностью продуктов, требованиями СанПиН и северным коэффициентом региона. Кроме того, бухгалтер отдельно составляет меню для льготных категорий студентов. Во всех трёх точках продаётся бутилированная вода, молочные продукты, соки – товары, подлежащие маркировке.

В общепите крайне важен точный учёт продуктов, контроль сроков их годности и соблюдение требований к маркировке товаров. Это позволяет не только обеспечивать безопасность потребителей, но и оптимизировать затраты, минимизировать потери и ускорить обслуживание.

В 2024 году образовательное учреждение лишилось льготной поддержки в обеспечении питания учеников, так как сотрудники не могли корректно отражать НДС в учёте и чеках. Данные о продажах сотрудники собирали вручную – продавцы-кассиры пробивали чеки с помощью простых смарт-терминалов и ежедневно передавали бумажные чеки бухгалтеру. Маркированные товары выводили партиями через личный кабинет «Честный Знак».

Кроме того, составление меню и калькуляция ежедневно производились в неподходящих для этого системах – «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (1С:БГУ) и Excel, что было неудобно и занимало много времени. Такая работа не позволяла вести производственный учёт, а информацию об остатках продуктов и блюд также нужно было собирать вручную.

Тогда главной целью учреждения стала автоматизация учёта в столовой и буфетах в разных городах в соответствии с законодательством и с учётом особенностей процессов, 

Задачи, которые необходимо было решить:

• Реализовать продажу блюд и учёт НДС в единой системе.
• Ускорить процесс составления двух видов меню для трёх точек питания.
• Настроить обмен с «Честным Знаком» для автоматической передачи данных о продаже маркированных товаров.
• Найти решение, в котором будет удобно работать сотрудникам образовательного учреждения в разных городах: бухгалтеру-калькулятору, оператору-кладовщику и кассирам.

Перед специалистами «Форус» встал вопрос подобрать учётную систему, которая позволяла бы отражать НДС, имела настройки по работе с маркировкой, интеграцию с сервисом рецептур «FoodCOST», упрощала процесс учёта и калькуляции учреждения.

Наиболее подходящей стала программа «1С:УНФ.Управление предприятием общепита», так как она включает в себя все необходимые функции для учёта, складского управления, маркировки и имеет широкий функционал документооборота и расчёта калькуляции.

«1С:Управление предприятием общепита» – отраслевое решение для управления ресторанами, кейтеринговыми компаниями, цехами по производству кулинарной продукции, службами питания на предприятиях различного профиля.

Решение разработано на основе типовой конфигурации «1С:Управление нашей фирмой» и включает в себя все её возможности для управления бизнесом, а дополнительные отраслевые подсистемы позволяют полноценно реализовать автоматизацию всего комплекса задач для предприятий ресторанного бизнеса и общепита.

«1С:Управление предприятием общепита» обладает рядом уникальных возможностей, среди которых учёт по срокам годности, меню-требование на выдачу продуктов питания и выпуск дополнительных блюд в рамках одной рецептуры. Его функционал значительно упрощает процесс отслеживания остатков ингредиентов и позволяет повару быстро подобрать замену при нехватке, а также ставить некоторые позиции в стоп-лист в отдельных подразделениях.

Помимо выбора учётной системы специалисты «Форус» определили план по обновлению товарно-кассового оборудования, переносу в базу сборника технологических нормативов, обучению сотрудников работе с новой программой и реализации доработок для льготной сферы – всё, чтобы «Братский педагогический колледж» с лёгкостью начал работу в новом формате. 

Как проходило внедрение 1С:Управление предприятием общепита

1.      Настройка работы сотрудников в облаке

Одним из важных требований к системе стал доступ сотрудников из разных городов к одной базе – для этого нужно было реализовать работу с применением облачных технологий. Специалисты «Форус» настроили виртуальный сервер и установили на нём программу 1С. Теперь в программе одновременно могут работать несколько человек: бухгалтер-калькулятор, оператор-кладовщик и кассиры.

Виртуальный сервер позволил снизить расходы на содержание собственной ИТ-инфраструктуры и распределить затраты на несколько лет за счёт абонентской платы. Ещё один плюс – удалённое подключение технических специалистов для настройки и поддержки. В качестве операционной системы для виртуального сервера был выбран «Linux», так как это надёжное отечественное ПО, которое соответствует требованиям законодательства.

2.     Внедрение и настройка «1С:Управление предприятием общепита»

При настройке новой программы 1С специалисты перенесли используемую номенклатуру, предварительно очистив её от дублей. Добавили в базу данные сборника технологических нормативов и рецептур блюд кулинарных изделий с возможностью изменения показателей. Для каждого блюда были собраны технологические карты, которые позволяют производить автоматический расчёт позиций меню, упрощая калькуляцию.

3.     Настройка нового кассового оборудования

Для успешной реализации внутренних процессов потребовалось обновление товарно-кассовой техники, которую напрямую подключили к базе 1С для автоматического сбора и обновления данных о продажах, из-за чего требовалось ежедневно снимать и подавать в бухгалтерию отчёт о продажах. Для актуализации меню программы была использована доработка «Палитра товаров», которая формирует общую таблицу с данными из карточек номенклатуры и возможности выбора позиций меню для использования на кассе.

4.    Обучение сотрудников работе в новой системе

Завершающим этапом внедрения стало обучение сотрудников по работе в новой программе и кассовом аппарате. Для адаптации к «1С:Управление предприятием общепита» были подготовлены видеоуроки и проведено пошаговое обучение бухгалтера-калькулятора. Также специалисты удалённо обучили технолога создавать технологической карточки в базе.

Команда «Форус» была на связи с сотрудниками колледжа на каждом этапе, решая все возникающие вопросы и оказывая поддержку для лёгкого старта работы.

Результаты

Благодаря переходу на «1С:Управление предприятием общепита», установке нового кассового оборудования и работе программистов «Форус» были решены следующие поставленные задачи:

• Автоматизировали продажу и учёт НДС в одном решении.
• Ускорили процесс составления меню и калькуляцию с помощью учёта всех точек питания в единой системе 1С в облаке.
• Ускорили обслуживание клиентов и ежедневное обновление списка блюд на местах, благодаря новому кассовому оборудованию.
• Обеспечили соответствие законодательства в области маркировки продукции.
• Обучили сотрудников работать в новой системе и предоставили видеоинструкции.

Раньше бухгалтер-калькулятор ежедневно тратил время на составление меню, а теперь за 1 раз он составляет список блюд на всю неделю.

С новым кассовым оборудованием в 2 раза выросла скорость обработки заказов, что сократило время обслуживания клиентов.

«Братский педагогический колледж» успешно адаптировался под новые условия работы и продолжает свою деятельность в соответствии с требованиями законодательства по продаже маркированного товара и учёта НДС.