«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» ДЛЯ ОБСЛУЖИВАНИЯ ЯХТ И КАТЕРОВ

Компания «ДОК-Сервис» (г. Долгопрудный, Московская обл.) занимается обслуживанием моторных яхт и катеров, продажей аксессуаров для маломерных судов, продажей и установкой на яхты спутникового телевидения, аудиосистем, климатического и другого оборудования.

В своей деятельности компания использует самые современные технологии, сертифицированное оригинальное оборудование, а также высококачественные запасные части и материалы, рекомендованные заводами-изготовителями.

Специалисты компании имеют многолетний стаж работы в области яхтенного сервиса, некоторые из них получили специализированное образование в США и Европе. Кроме того, они регулярно проходят стажировки на яхтенных верфях в российских представительствах компаний «VOLVO Penta», «ZF» и «MAN».

С развитием бизнеса у компании появилась потребность в повышении скорости обработки заявок клиентов на сервисное обслуживание и в упрощении учета. На тот момент для ведения учета в компании использовалось несколько информационных баз. Для отражения, например, в бухгалтерском учете некоторых операций, зарегистрированных ранее в оперативном учете, их приходилось повторно вводить вручную. Это не только затрудняло ведение учета, но и приводило к появлению ошибок, поэтому руководство компании «ДОК-Сервис» приняло решение о создании единой информационной системы. Данная система должна была предоставить необходимые средства для оперативной обработки заявок, ведения учета основной деятельности в разрезе судов, бухгалтерского и налогового учета, а также расчета заработной платы.

Для реализации проекта автоматизации руководство «ДОК-Сервис» по рекомендации партнера по бизнесу обратилось в компанию «АВРО-БУС» (1С:Франчайзи, г. Москва). В результате обследования, проведенного специалистами «АВРО-БУС», было принято решение о создании автоматизированной системы на основе программных продуктов «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» на платформе «1С:Предприятие 8».

Основными аргументами в пользу выбора данного программного обеспечения явились возможность быстрого достижения с его помощью всех поставленных целей при минимальных затратах на адаптацию к специфике организации и на сопровождение, высокая производительность платформы «1С:Предприятие 8», а также возможность ее масштабирования по мере роста компании. На данный момент в компании автоматизировано 11 рабочих мест. Запланировано подключение к системе новых пользователей.

Хранение информации о судах

В системе хранится подробная информация о каждом судне, в том числе о производителе, месте стоянки, системах и агрегатах судна, моделях агрегатов и их местонахождении. Таким образом, до начала работ специалисты по сервису могут оперативно, за считанные минуты получить всю необходимую информацию. Ранее для сбора подробной информации требовалось несколько часов.

Работа с заявками заказчиков

Реализована возможность ведения учета в разрезе заявок заказчиков. Документ «Заявка» регистрируется при обращении клиента. При этом в документ вводятся необходимые данные о заказчике, судне и установленных агрегатах. Если судно ранее было зарегистрировано в информационной базе, то данные о нем вводятся в заявку автоматически.

При оформлении заявки описывается также содержание работ, вводятся данные о сроке гарантийного обслуживания, об исполнителе заказа и планируемой дате окончания работ. При необходимости дополнительных работ информация о них также вводится в заявку.

В рамках комплекса работ по заявке могут быть оказаны услуги, например, по диагностике двигателя, полировке корпуса, замене масла, а также списаны запасные части, оформлены и оплачены заказы поставщику, выданы под отчет денежные средства сотруднику и т.д.

В системе предусмотрены заявки различных типов: «гарантийное обслуживание», «платное обслуживание», «плановое техническое обслуживание» и т.д.

Для работы с заявками предназначен специальный удобный интерфейс. С его помощью можно отобрать заявки по различным параметрам, например по типу заявки, по ее состоянию, по заказчику и т.д. Предусмотрено редактирование заявки, а также документов, связанных с ней.

На основании заявки выписывается счет заказчику на товары и услуги, сотруднику представляется печатная форма, в которой отражены все необходимые данные для выполнения работ. В системе отслеживается состояние заявки – «На согласовании», «Принята в работу» и т.д.

Предусмотрено формирование отчетности о продажах, складских остатках в различных аналитических разрезах. Для получения информации о взаиморасчетах с клиентами с различной степенью детализации также используются отчеты.

Результаты автоматизации

В результате внедрения новой информационной системы время, необходимое менеджерам для обработки заявок клиентов, уменьшилось в несколько раз. Кроме того, существенно упростилось ведение складского учета. Получив оформленную заявку клиента, сотрудник может сразу определить запасные части, которые понадобятся для реализации проекта, проверить их наличие на складе и в случае их отсутствия оперативно сформировать заказ поставщику. Это позволяет избежать затоваривания склада, повысить скорость обслуживания заказчиков, а также оперативно контролировать перемещение складских запасов.

Возможность хранения данных об отпускных ценах компании, реализованная в системе, обеспечивает ведение собственной статистики по ценам на услуги в разрезе производителей и моделей судов.

В системе реализован обмен данными между «1С:Управление торговлей 8» и программами «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8». Это позволило унифицировать учет, организовать работу всех пользователей компании в едином информационном пространстве, оперативно получать всю необходимую отчетность о результатах ее деятельности.

Руководство компании отмечает, что в условиях не очень благоприятной экономической ситуации и общего снижения спроса на услуги автоматизированная система помогает глубже анализировать текущую обстановку и принимать более обоснованные управленческие решения.

Функциональные возможности системы, связанные с решением специфических задач сервисного обслуживания катеров и яхт, были обобщены и выделены в отдельный тиражный программный продукт «АВРО-БУС: Яхтсервис».

Прикладное решение «АВРО-БУС: Яхтсервис» получило от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие». Для работы с программным продуктом необходимо наличие решения «1С:Управление торговлей 8».

М. ГЕЙН

1С:Франчайзи «АВРО-БУС»

Контактный телефон (495) 234-44-41