Экспертное мнение: как Томский государственный университет создает единую информационную систему управления
Начальник управления информатизации – проректор по информатизации ТГУ Олег Змеев – о том, как университет автоматизирует свою работу и почему это сложнее, чем бизнес.
На базе Томского государственного университета прошел семинар «Подходы и технологические решения для комплексной автоматизации деятельности вуза». Участники из разных российских университетов собрались, чтобы обменяться опытом и найти оптимальные решения для упрощения работы в своем вузе. О прошедшем семинаре, взаимодействии с компанией «1С» и о том, как ТГУ переходит на электронный документооборот, мы поговорили с проректором ТГУ по информатизации Олегом Змеевым.
– Когда в 2013 году компания «1С» представила новое корпоративное решение «1С: Университет», мы, наверное, стали одним из первых ведущих вузов в Российской Федерации, кто поверил в этот программный продукт и начал реализацию проекта по модернизации информационных систем университета на его базе
«1С» – это комплексное решение для автоматизации деятельности всего университета, оно состоит из отдельных блоков. И так получилось, что мы стали первыми, кто набивал шишки, запуская блок, связанный с аспирантурой. В тот момент, когда мы приобрели «1С», проходило становление аспирантуры как третьей ступени высшего образования, и нам нужно было сделать новую информационную систему, что мы и стали выполнять в рамках «1С: Университет».
Как показала практика, тематика автоматизации деятельности вузов, многим интересна. Особенно в связи с тем, что в стандартах третьего поколения появилось понятие единой информационной среды и, судя по всему, тенденция активного использования информационных систем в деятельности университетов будет нарастать, в том числе и в требованиях Минобрнауки.
Организаторами семинара, который проходил на базе ТГУ, выступили университет, компании «1С» и «Компьютеры&Cети» (Новосибирск). Приехало около 45 человек, география – от Дальнего Востока до Москвы, в том числе было пять вузов-участников программы «5-100»: ТГУ, Тюменский государственный, Новосибирский государственный, Уральский федеральный и Дальневосточный федеральный. На семинаре присутствовали представители практически всех вузов Томска и Кемерова, а также одного из ведущих технических вузов страны – МГТУ им. Н.Э. Баумана.
Автоматизация деятельности вузов – сложный процесс, на мой взгляд, на порядок сложнее, чем автоматизировать какие-то бизнес-процессы на конкретных предприятиях. Сам по себе вуз объект непростой, он живет в разных ортогональных областях. И сам объект – как объект управления, и плоскости бурно меняются. Причем все приходится делать в условиях ограничения бюджета, сроков, количества людей… Соответственно, решения должны быть достаточно четко стратегически просчитаны. Потому что последствия этих решений долго и полно влияют на то, что происходит в вузе.
Это достаточно животрепещущая тема, поэтому она получила резонанс.
Мы последовательно создаем единую информационную систему для управления вузом, может быть, не так быстро, как хотелось бы, но тем не менее.
Мы планомерно и спокойно перешли на кадровую систему «1С». Это позволило нам интегрировать все решения, связанные с преподавателями. Сейчас у нас существуют личные карточки преподавателей, с эффектом одной точки ввода, когда вся информация из разных систем концентрируется в одном месте (сайт persona.tsu.ru).
Это решение интегрировано и вертикально, и горизонтально. Например, если у вас есть публикация, она появляется в вашей карточке со всеми выходными данными, вплоть до того, что вы можете получить доступ к ней в виде pdf-файла, лежащего на сайте Научной библиотеки ТГУ.
Это хорошее решение, и мы неплохо выглядим на фоне других вузов, которые участвуют в проекте «5-100».
Факультет информатики и философский факультет являются двумя пилотными факультетами. ФИнф активно работает с автоматизацией вопросов, связанных с планированием и распределением учебной нагрузки, а философский – над тематикой интеграции «1С: Университет» и системы Moodle. Например, если занятия проводятся в Moodle, они автоматически фиксируются и учитываются в системе «1С: Университет».
Еще один проект находится в состоянии опытной эксплуатации – работа с иностранными абитуриентами. Человек с любой точки мира может зарегистрироваться на сайте http://admissions.tsu.ru/, получить доступ к нашей системе, отправить заявку на поступление. За этим привычным интерфейсом лежит CRM-система взаимодействия с клиентами, внутри которой запускается соответствующий процесс обработки заявки. Текущие обращения в управление международных связей ТГУ делаются уже с помощью этой системы, и мы планируем активно использовать это решение в ходе приемной кампании.
Что будет в этом году? В сентябре мы планируем перейти на систему «1С» в плане студенческого документооборота. Наконец-то получим единую точку ввода данных и сбора информации по студентам. Фактически у нас появится централизованное хранилище, в котором можно получить информацию по любому обучающемуся в университете. И логичным продолжением этой работы станет личный кабинет студента, который будет выглядеть примерно так же, как и у преподавателя, с учетом специфики, конечно.
Мы продолжим работать над блоком, связанным с управлением учебным процессом. В следующем, 2018 году планируем перейти на новую систему организации приемной компании.