«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» У ПОСТАВЩИКА МЕТАЛЛОПРОКАТА
ЗАО «Гленар» (Калининградская обл., пос. Невское) образовано в 1994 г. и занимается поставками черного, цветного и нержавеющего металлопроката, метизной продукции, а также электродов. Основными покупателями компании являются промышленные предприятия, частные предприниматели и физические лица г. Калининграда и области.
За время работы компании номенклатура предлагаемых товаров выросла от нескольких десятков до сотен наименований. В то же время ее система учета обладала недостаточно развитыми аналитическими возможностями и не могла предоставить руководству компании информацию, позволяющую должным образом контролировать товарооборот. Имелись претензии также к работе подсистем бухгалтерского учета и расчета заработной платы. В связи с этим было принято решение о внедрении новой автоматизированной системы для ведения учета товаров, денежных средств, текущих обязательств и расчетов и др.
Для автоматизации деятельности компании были выбраны программные продукты «1С:Управление торговлей 8», «1C:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» на платформе «1С:Предприятие 8».
После исследования предложений IT-компаний, присутствующих на рынке, руководство ЗАО «Гленар» поручило реализацию проекта автоматизации компании «Внедренческий Центр DRV» (1С:Франчайзи, г. Калининград). В результате внедрения информационной системы было автоматизировано 15 рабочих мест. Рассмотрим особенности информационной системы.
Автоматизация оперативного учета
Для автоматизации оперативного учета была использована программа «1С:Управление торговлей 8».
Одной из важнейших задач, которую компании требовалось решить, являлось уменьшение дебиторской задолженности. Для этого в системе была реализована новая схема мотивации менеджеров, которая подразумевает, что если менеджер обеспечивает поступление предоплаты или оплаты за отгруженный товар, то ему назначается премия. При отсутствии оплаты от клиента за поставленный товар в срок, предусмотренный договором, с менеджера взимается штраф за каждый день просрочки платежа.
Актуальной для компании была также проблема так называемых серых скидок. Под «серыми скидками» понимаются экономически необоснованные скидки некоторым покупателям, произвольно установленные менеджерами вручную. Прежняя информационная система не позволяла руководству контролировать назначение этих скидок.
В новой автоматизированной системе для установки скидок вручную предназначена специальная форма, в которую вводится информация о причине назначения скидки и менеджере – авторе данного решения. Использование этого механизма позволило снизить количество необоснованных скидок и в результате повысить прибыль компании.
Кроме того, в программе реализована автоматизированная система управления скидками, утвержденная руководством компании. Она обеспечивает расчет величины скидки в зависимости от стоимости реализуемого товара и объема предыдущих продаж по клиенту.
В системе предусмотрены механизмы, которые позволяют оценить эффективность работы каждого сотрудника.
Скорость, с которой пользователь может выполнить различные операции с системой, во многом зависит от удобства пользовательского интерфейса. Прежняя система, несмотря на свои недостатки, имела удобный интерфейс. Проект автоматизации предусматривал сохранение прежней скорости работы менеджеров, а при возможности – ее увеличение. Для решения этой задачи в системе был реализован удобный и простой интерфейс, который позволяет легко оформить все необходимые документы, в том числе счета на оплату товара, расходную накладную, сертификаты соответствия и т.д. Это позволило уменьшить время регистрации заказа и существенно увеличить скорость работы персонала. Менеджеры компании в момент оформления продажи теперь могут получить всю необходимую информацию по каждой номенклатурной позиции в специальной форме подбора номенклатуры, которая включает наименование, размер, а также количество остатков на складе. При отсутствии требуемой металлопрокатной продукции на складе менеджер может оперативно сформировать заказ поставщику.
Кроме того, внедрение информационной системы облегчило планирование продаж, контроль за состоянием сделок, управление контактами и формирование управленческих отчетов.
Благодаря введению в документооборот системы штрихкодирования появилась возможность ускорить процесс отгрузки продукции потребителю и исключить ошибки операторов. Теперь при сканировании штрихкода первичного документа оператор сразу получает доступ к документам, необходимым для выполнения операции, и не тратит время на их поиск. Например, при оформлении отгрузки клиент получает на руки расходную накладную со штрихкодом и отправляется на склад. При сканировании штрихкода на складе в системе автоматически формируется и заполняется расходный ордер, который распечатывается и вручается клиенту.
Автоматизация работы бухгалтерии
Ведение бухгалтерского и налогового учета компании автоматизировано с использованием типового прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8». Выполнена интеграция «1С:Бухгалтерии 8» с программой «1С:Управление торговлей 8», обмен данными между этими программами выполняется один раз в час. Благодаря этому бухгалтеры компании обладают необходимой информацией для оперативного ведения бухгалтерского учета.
Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы
В компании используются различные системы оплаты труда – окладная и премиальная. Возможности типового прикладного решения «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» полностью удовлетворили потребности расчетчиков заработной платы. Специалисты отдела кадров теперь получили возможность вести личные дела сотрудников в электронном виде, а также хранить информацию в единой системе.
В результате выполнения проекта автоматизации руководству компании «Гленар» стало проще контролировать все бизнес-процессы и принимать управленческие решения.
Е. ТРОШЕНКОВА
1С:Франчайзи «Внедренческий Центр DRV»
Контактный телефон (4012)57-16-43