"1С:Предприятие 8" – двигатель развития бизнеса крупнейшего автодилера Оренбургской области

ООО "Автосалон-2000" успешно работает на рынке Оренбурга с 1997 года и за это время заслужил доверие тысяч клиентов. С 2000 года "Автосалон-2000" стал официальным дилером Mitsubishi Motors, а с декабря 2001 года – получил также статус официального дилера Ford Motor Company.

В 2008 году ООО "Автосалон-2000" начал серьезную реорганизацию. Были открыты два новых автосалона – по продаже и обслуживанию автомобилей Ford и Mitsubishi соответственно. Помещения существовавшего автосалона стали полностью использоваться для торговли автомобилями марки KIA и Geely. При этом были выделены два новых юридических лица: ООО "Дилерский центр "Автосалон-2000" – торговля автомобилями Mitsubishi и ООО "Торговый дом "Автосалон-2000" – торговля автомобилями KIA и Geely.

Планируя реорганизацию, руководство предприятия приняло решение произвести модернизацию и развитие автоматизированной информационной системы предприятия. Выбор программных продуктов осуществлялся только из ассортимента фирмы "1С" и ее партнеров, так как бухгалтерия предприятия имела большой положительный опыт использования решений "1С".

Ставилась задача создать комплексную автоматизированную информационную систему, которая должна была охватить бизнес-процессы всех подразделений предприятия, включая:

• отделы продаж автомобилей;
• отделы продаж запасных частей;
• автосервис;
• малярно-кузовной цех;
• бухгалтерскую службу.

Кроме того изначально предполагалось тиражирование внедренной и отработанной системы на новые предприятия, которые будут созданы при реорганизации.

Исходя из ситуации, поставленных задач и имеющегося опыта для решения задач оперативного учета и оформления документации было решено использовать программу "Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти, редакция 4" на патформе "1С:Предприятие 8". Для решения задач бухгалтерского, налогового учета и подготовки отчетности в фискальные органы решили использовать программный продукт "1С:Бухгалтерия 8". Внедрение системы было поручено оренбургской компании ООО "БИЗНЕС РЕШЕНИЯ", которая на тот момент имела положительный опыт автоматизации других подобных предприятий.

Особенностью проекта было то, что внедрение шло параллельно с реорганизацией предприятия. Система должна была подстраиваться под изменяющиеся условия и при этом обеспечивать информационную поддержку реорганизации. Поэтому в начале 2008 года все внимание было сосредоточено на отработке решения на существовавшем автосалоне. Затем решение было тиражировано и заработало в 2008 году на двух новых автосалонах. При этом не потребовалось существенной модернизации решения, несмотря на то, что за короткое время, с января по октябрь 2008 года, масштаб системы существенно вырос – с 20 рабочих мест, запущенных первоначально, до 70 рабочих мест к завершению проекта. При внедрении в новых автосалонах затраты времени были минимальны, так как нормативно-справочная информация, в том числе клиентская база, переносилась из системы существующего автосалона, а персонал новых автосалонов прошел стажировку на подобной системе в существующем автосалоне.

Одной из ключевых задач, которые требовалось решить при преобразовании ООО "Автосалон 2000" в группу юридических лиц, была реорганизация структуры баланса. Специалисты ООО "БИЗНЕС РЕШЕНИЯ" решили эту задачу быстро и без потерь информации. Это стало возможно благодаря наличию в "1С:Предприятии 8" эффективных инструментов для реализации автоматических переносов информации между информационными базами. Например, при отделении юридического лица ООО "Дилерский центр "Автосалон-2000" от ООО "Автосалон-2000" стояла задача оформить передачу (куплю-продажу) между юридическими лицами остатков запасных частей склада автосервиса Mitsubishi, что составляло более 2000 наименований. Задача была решена с помощью механизмов автоматического переноса документов между информационными базами двух юридических лиц.

Реализованный специалистами ООО "БИЗНЕС РЕШЕНИЯ" механизм двустороннего обмена информацией между "Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти редакция 4" и "1С:Бухгалтерия 8" позволяет оперативно передавать изменения между информационными базами подсистем оперативного и бухгалтерского учета. Механизм обмена построен с использованием планов обмена "1С:Предприятия 8" и реализует передачу информации в обе стороны. Оперативная информация передается в подсистему бухгалтерского учета, и бухгалтерия предприятия имеет всю первичную информацию для сведения бухгалтерского и налогового учета. В то же время первичная информация о безналичных платежах регистрируется в подсистеме бухгалтерского учета и передается в подсистему оперативного учета, что позволяет менеджерам автосалонов легко получать информацию о расчетах с покупателями и поставщиками.

На настоящий момент автоматизированная система охватывает около 70 рабочих мест в трех автосалонах. В результате внедрения значительно повышена эффективность деятельности всех отделов предприятия, ускорены документооборот и исполнение бизнес-процессов, значительно расширены возможности анализа информации.

Одним из наиболее значимых результатов стало ускорение обслуживания клиентов автосалона. Для этого в системе реализованы функции автоматического формирования договоров и других документов, от оформления заказа на автомобиль до его реализации. При этом сохраняется вся история операций с автомобилем и история отношений с клиентом. Это позволяет при необходимости легко передать любой заказ от одного менеджера другому (например, если один из менеджеров заболеет, на качестве обслуживания "его" клиентов это не скажется). Подобный учет достаточно сложен и предполагает необходимость ввода в систему большого количества информации об автомобиле и изменении его состояния (от заказа в производство до поступления на склад дилера). Для упрощения ввода информации реализованы функции интеграции с автоматизированными системами дистрибьюторов автомобилей.

Использование системы позволило существенно повысить скорость выполнения бизнес-процессов в отделе запасных частей. Это произошло за счет упрощения процедур обработки информации. Наиболее значимым стало максимальное упрощение работы с ценообразованием – ранее процессы определения цен занимали значительное время. Общий номенклатурный перечень, с которым работает отдел продаж запасных частей, составляет более 100 000 наименований, около 2000-3000 наименований находятся на складе. В системе поддерживаются возможности автоматической установки новых цен при поступлении очередных партий товаров и при изменении рекомендованных цен дистрибьютора. Для ускорения принятия решений при установке цен система по каждой позиции предоставляет дополнительную информацию о предыдущей цене, о рекомендованной цене дистрибьютора, себестоимость, сложившуюся на данный момент. Кроме этого для повышения эффективности работы с запасными частями система обеспечивает:

• автоматизированную загрузку сведений от поставщика запасных частей (каталоги запасных частей, приходные накладные);
• учет заказов и резервирования запасных частей;
• учет размещения запасных частей по ячейкам склада;
• анализ продаж запасных частей по методам ABC и XYZ.

При внедрении системы в автосервисе основное внимание было уделено ускорению процедур формирования документации по результатам ремонтов и поддержке задач повышения качества обслуживания. Наиболее существенное ускорение при оформлении документов было достигнуто за счет использования шаблонов заказов-нарядов по типовым схемам ремонта и обслуживания. Учитывая большое количество видов типового технического обслуживания (ТО от 2 000 до 1 000 000 километров с интервалами по 7 500 или 15 000 км, помноженное на модельный ряд) были реализованы алгоритмы автоматической загрузки шаблонов заказов-нарядов из карт технического обслуживания производителя автомобилей. Для повышения качества обслуживания в автосервисе необходимо по каждому автомобилю оперативно получать сведения о сервисных кампаниях – акциях, проводимых производителями для устранения недостатков, выявленных в определенной партии автомобилей (наиболее известный пример – "отзыв" производителем определенной партии автомобилей). Для этого реализована интеграция с информационными системами производителей автомобилей, загрузка их них каталогов авторабот и сведений о сервисных кампаниях. В результате значительно упрощено получение сведений об автомобилях, подпадающих под сервисную кампанию – персонал автосервиса может теперь получить эту информация непосредственно в процессе приемки автомобиля на обслуживание или в ремонт. Также с помощью системы легко организуется проверка сервисных кампаний по всей базе автомобилей, когда-либо проданных или обслуженных в автосалоне.
Реализованные в системе функции планирования позволили значительно повысить эффективность использования ресурсов автосервиса и качество обслуживания клиентов. Благодаря наличию в системе информации о загрузке ресурсов диспетчер автосервиса и любой мастер могут запланировать для клиента удобное время посещения автосервиса. Сервис-менеджер контролирует эффективность загрузки ремонтной зоны.

После аккумуляции в системе фактов и результатов всех операций, производимых в подразделениях, возможен анализ информации о всех аспектах деятельности предприятия, в том числе: 

• о продажах автомобилей;
• об остатках и оборотах автомобилей;
• о состоянии заказов на автомобили;
• о деятельности автосервиса – выработка исполнителей, загрузка ресурсов, анализ выполненных работ по видам.

Наличие такой оперативной информации позволяет контролировать деятельность предприятия (держать руку на пульсе) и дает возможность управляющему вовремя (еще до наступления последствий) устранить проблемную ситуацию. Например, менеджер может периодически контролировать отчет о загрузке исполнителей работ в сервисе (механики и слесари). Если он видит, что у кого-то из механиков имеется отклонение по выработке от среднего значения, то сразу начинает интересоваться ситуацией и обычно быстро устраняет ее причину. Таким образом, автоматизированная система является одним из инструментов управления качеством работ в автосервисе.

В условиях кризиса очень важны возможности системы по контролю и анализу отдельных показателей деятельности – сведения о состоянии задолженности по периодам и динамика задолженности, результаты продаж и анализ торговой наценки, сведения о движении денежных средств, анализ ликвидности склада. Менеджер верхнего звена быстро может выполнить анализ динамики ликвидности склада и указать руководителю отдела запасных частей на излишнюю затоваренность, легко проконтролировать эффективность управления складскими запасами. Например, автоматизированная система может быстро вычислить перечень позиций, находящихся на складе более трех месяцев, полугода или года. Причем такой анализ может быть произведен по состоянию на сегодняшний день и три месяца назад. Сравнение анализов сегодняшнего и трехмесячной давности наглядно покажет эффективность управления складскими запасами за последние три месяца.

Вот что говорит о достигнутых результатах заместитель директора Евгений Владимирович Козак: "Мы – руководство предприятия – довольны достигнутыми результатами. В данный момент на нашем предприятии используется современная высокотехнологичная автоматизированная информационная система. Очень важно то, что эта система помогает в работе всем ключевым сотрудникам нашего предприятия – продавцам, мастерам сервиса, менеджерам по запасным частям, менеджерам среднего звена, то есть руководителям отделов и топ-менеджерам. В конечном итоге это положительно сказывается на качестве обслуживания клиентов, что является очень важным моментом в работе автосалона. Благодаря наличию системы я всегда имею оперативную развернутую информацию о процессах, происходящих на предприятии".

ООО "Автосалон-2000" работает на оренбургском рынке с 1997 года. В настоящее время предприятие занимается продажей автомобилей марок Ford, Mitsubishi, KIA, Geely, сервисным обслуживанием и малярно-кузовными работами.

Дополнительная информация:
г. Оренбург, ул. Монтажников, д. 11
Тел.: +7 (3532) 75-82-50, 75-31-92, 75-99-15
www.avtosalon2000.ru

ООО "БИЗНЕС РЕШЕНИЯ" – дочерняя компания ЗАО "ОСИ-Системный Интегратор" занимается внедрением решений для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий на базе программных продуктов фирмы "1С" на рынке Оренбурга и Оренбургской области.

Направление деятельности – разработка и внедрение программного обеспечения на платформе "1С:Предприятие 8", поставка и обслуживание программ "1С". Компания является официальным партнером фирмы "1С", имеет статус 1С:Франчайзи.

Дополнительная информация:
г. Оренбург, пер. Матросский, д. 2, оф. 310
Тел.: +7 (3532) 94-95-17, 94-95-15
Факс: +7 (3532) 77-91-04
1c@o-si.ru
www.b-rs.ru