Россельхознадзор повышает эффективность контрольно-надзорной деятельности с помощью "1С:Документооборот 8"

"Необузданный" поток документации, разобщенная работа удаленных подразделений, отсутствие единой организованной базы документов, "ручное" планирование и анализ контрольно-надзорных мероприятий – проблемы, которые Управление Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям разрешило  внедрением "1С:Документооборот 8 КОРП". Сотрудники Компании ОМНИТЕК внедрили систему электронного документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП", автоматизировав 180 рабочих мест.

Управление Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям − территориальный федеральный орган исполнительной власти, межрегиональное управление, осуществляющее ветеринарный, фитосанитарный и земельный надзор на землях сельскохозяйственного назначения на территориях двух субъектов Российской Федерации: Тверской и Псковской областей. Штат сотрудников – 387 человек.

Деятельность Управления связана с необходимостью оперирования огромным объемом документооборота – более тысячи входящих, исходящих и внутренних документов в месяц. При этом с большинством этих документов должны параллельно работать сотрудники удаленных подразделений – Тверского и Псковского.

Использовавшиеся ранее в Управлении программные средства собственной разработки позволяли лишь частично реализовать потребности учета и контроля движения документов. Требовалась новая система электронного документооборота (СЭД), которая должна была не просто обеспечить удобную и быструю работу с документами (хранение, регистрацию, коллективное согласование и редактирование), но и обеспечить важные для организации возможности:

• повысить оперативность принятия решений при обращении граждан;
• задавать "сценарий" и регламент выполнения различных процессов и процедур предприятия, контролировать их надлежащее исполнение и документационное обеспечение;
• долгосрочно планировать работу и анализировать её результаты;
• получать статистическую и аналитическую отчетность о результатах проведенных проверок;
• разрабатывать формы используемых в работе бланков и автозаполняемые шаблоны документов;
• автоматизировать учет бланков строгой отчетности.

Специалисты организационно-аналитического отдела Управления Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям сравнили возможности, функциональность и интерфейс ряда современных программ. В результате была выбрана СЭД "1С:Документооборот 8 КОРП", наиболее полно соответствующая специфике документооборота организации, благодаря чему весь процесс внедрения, включая доработку, адаптацию программы и обучение пользователей занял всего 3 месяца. За данный период автоматизировано 180 рабочих мест. Для быстрого освоения программы, совместной эффективной работы в ней проведено обучение ключевых пользователей, разработаны иллюстрированные инструкции.

Внедрение выполнялось силами опытных программистов-консультантов ООО "Компания ОМНИТЕК" (тверской фирмы-франчайзи "1С").

В итоге предприятие получило систему электронного документооборота, разработанную в соответствии с особенностями его деятельности, потребностями и пожеланиями пользователей:

• сотрудники удаленных подразделений совместно работают в единой электронной базе документов;
• обеспечено автоматизированное планирование проверок поднадзорных объектов – система сама отслеживает сроки надзорных мероприятий, напоминает о них, а по факту осуществления планирует следующие – исключены ошибки по "человеческому фактору";
• реализован контроль исполнения штрафных санкций, что избавляет сотрудников от необходимости "вручную" обрабатывать большой объем данных;
• разработанные отчеты  позволяют быстро и удобно оценивать эффективность надзорной деятельности по многим критериям, корректировать соответствующие мероприятия;
• созданные автозаполняемые шаблоны типовых документов и бланки строгой отчетности обеспечили оперативность, точность и удобство работы;
• настроенные шаблоны типовых процессов, задающие жесткий "сценарий" и нормативы выполнения определенных задач позволяют отслеживать корректность и своевременность их исполнения каждым ответственным сотрудником, повышая и упрощая контроль;
• благодаря разграничению прав доступа пользователей к определенным группам документов, обеспечено соблюдение конфиденциальности и безопасность.

При оценке эффективности внедрения СЭД, сотрудники Управления Россельхознадзора сообщили, что новая система разрешила ряд острых проблем, таких, как отсутствие единого хранилища  и достоверной авторизации документов, долгий поиск документов, утеря информации при поломке компьютеров и увольнении отдельных сотрудников, большая трудоемкость сбора документации для проверяющих. Пользователи отметили появление таких возможностей, как делегирование и контроль сроков исполнения поручений, получение адекватной оценки временных затрат сотрудников на исполнение задач, удобный механизм контроля редактирования документов (всегда доступны сведения о дате, авторе, предмете изменений, местонахождении последней версии). 

Как отметил начальник организационно-аналитического отдела Управления Наталья Евгеньевна Киселева: "Система "1С:Документооборот 8 КОРП"– многофункциональный программный продукт, позволяющий не только осуществлять полный цикл документооборота от создания документа до архивного хранения, но и проводить анализ документооборота, систематизировать отчетные данные, контролировать исполнение документов. Программа позволяет быстро и эффективно находить необходимые файлы благодаря реализованной полнотекстовой  поисковой системе.
Специалисты компании "ОМНИТЕК" разработали и внедрили в Управлении специализированный блок для автоматизации обработки и анализа статистической информации о проведенных контрольно-надзорных мероприятиях, что существенно облегчило работу специалистов Управления и обеспечило достоверность анализа Необходимо отметить, что вся работа проведена на высоком профессиональном уровне, техническое задание выполнено в полном объеме.
Внимательное отношение к заказчику и профессионализм сотрудников Компании ОМНИТЕК позволили быстро внедрить систему электронного документооборота в нашем Управлении, грамотно реализовать все поставленные задачи, а работу в программном продукте сделать для сотрудников Управления более эффективной".

Управление Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям − территориальный федеральный орган исполнительной власти, межрегиональное управление, осуществляющее ветеринарный и фитосанитарный контроль, а также  контроль за целевым использованием земельных ресурсов и вовлечение земель сельскохозяйственного назначения в экономику и производство. Штатная численность  сотрудников по состоянию на 01 января 2012 года – 387 человек.

Дополнительная информация:
170008, г. Тверь, ул. Озерная, 9
Тел.: 8 (4822) 36-79-52 (приемная руководителя)
Руководитель − Данилов Юрий Юрьевич
Факс: 8 (4822) 50-98-02
www.rshn-tver.ru

Компания ОМНИТЕК − партнер фирмы "1С", лидер по автоматизации учета в Тверском регионе с 10-летним опытом внедрения программных систем "1С".

Присвоены статусы: "Центр компетентности по производству", "Центр компетентности по торговле", "1С-Франчайзи", "1С-Консалтинг". Статусы свидетельствуют о профессионализме и большом опыте в оптимизации всех видов учета предприятий, автоматизации предприятий различного профиля и масштабов, в том числе крупных промышленных производств, готовности специалистов ОМНИТЕК разрешать самые сложные ситуации учета и внедрения автоматизированных систем. В компании работают только аттестованные фирмой "1С" специалисты (ОМНИТЕК − "передовик" по аттестованным сотрудникам в Тверском регионе).

По данным на июль 2010 года внедренцами ОМНИТЕК автоматизирован учет более 1600 компаний, более 1750 рабочих мест автоматизировано на базе программного комплекса "1С:Управление производственным предприятием".

Дополнительная информация:
г. Тверь, ул. Дарвина, 3а
Тел.: 8 (4822) 777-89-2 (2/3/4)
Факс: 8 (4822) 339-344
Генеральный директор – Лукин С.К.
E-mail: info@omnitech.ru
www.omnitech.ru