Создание единой многофункциональной автоматизированной учетной системы по управлению имуществом с внедрением и дальнейшим использованием функционала архитектурно-строительного проектирования 2D и 3D-моделирования и визуализации для обеспечения потребности ООО "ЛУН-Инвест" (далее - Общества) в получении структурированной и актуальной информации, повышающей продуктивность и качество управления:

Объектами недвижимого и движимого имущества.
Рабочими местами, находящимися в зданиях Общества.
Процессами, связанными с операционной деятельностью Общества в части передачи в аренду офисной недвижимости.

Вместе с тем разработка системы направлена на:

повышение эффективности бизнес-процессов по учету и управлению данными по имущественным комплексам и кластерам Общества за счет применения современных IT-инструментов и передовых информационных технологий;
снижение издержек и оптимизацию работы в сфере имущественных отношений;
обеспечение оперативности и актуальности получения структурными службами Общества информации;
сокращение сроков, необходимых для принятия управленческих решений.

Задачи проекта:

выполнить системно-аналитическое обследование объекта автоматизации;
разработать сценарий внедрения создаваемого имущественного модуля на базе 1С в существующую IT-архитектуру Общества;
создать и описать структуру интеграционных решений и потоков с действующими технологическими платформами и корпоративными системами;
сформировать и перенести в имущественный модуль 1С перечень накопленных исторических данных и нормативно-справочной информации из различных источников;
сформировать первоначальные данные для работы в имущественном модуле 1С;
разработать модель автоматизации модуля и выстроить работу системы по бизнес-процессам:

управление реестром объектов недвижимости;
управление договорами доходной и расходной аренды;
управление взаиморасчетами с арендаторами и арендодателями;
управление рабочими местами;
ведение управленческой отчетности;
изменение взаимодействия подразделений Общества при бухгалтерском учете аренды;

разработать и настроить интеграционные потоки и взаимодействия со смежными системами Общества;
подготовить текстовые и видео инструкции по работе с новым имущественным модулем;
провести обучающие семинары для пользователей по реализованному функционалу имущественного модуля.

Ситуация до внедрения

ООО "ЛУН-Инвест" зарегистрировано в 2021 году. Основной деятельностью ООО "ЛУН-Инвест" является управление собственным или арендованным недвижимым имуществом.
Общество управляет имущественными комплексами, включающими в себя более 40 административных зданий (в том числе парковочные места и прилегающую территорию), общей площадью более 350 000 м2, находящихся в Москве, Санкт-Петербурге, Нижним Новгороде, Волгоградской обл., Пермском Крае. В зданиях располагаются как собственные работники, так и сторонние арендаторы.
Работа в Обществе по управлению недвижимостью и учету имущества ранее была автоматизирована частично и велась в различных информационных системах и табличных данных Excel, в связи с этим поиск, верификация, актуализация данных об имуществе требовала дополнительных трудозатрат.
В соответствии со стратегией развития ООО "ЛУН-Инвест", которая направлена на внедрение передовых разработок и повышение эффективности производственных и бизнес-процессов, а также с целью совершенствования системы управления имуществом и организации контроля за эффективностью его использования, Руководством было принято решение по созданию единого информационного пространства, включающего полную автоматизацию бизнес-процессов по управлению имуществом и арендой.
В период 2021-2022 гг. была проведена работа по изучению рынка IT-технологий, программных продуктов и решений, в т.ч. выбор платформы для реализации проекта.
Проанализировав полученные предложения от контрагентов и учитывая имеющуюся автоматизацию процессов бухгалтерского и налогового учета на платформе 1С, для дальнейших работ по интеграции, в августе 2022 г. Общество приобрело программный продукт "1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП", разработанный компанией "ЭЛИАС" совместно с фирмой "1С", запланировав адаптацию функциональности под особенности учета Общества.
Программный продукт не только учитывает отраслевую специфику арендного бизнеса, но и предлагает широкие возможности по управлению реестром объектов недвижимости, управлению рабочими местами с возможностью 3D-визуализации.

Уникальность и инновационность проекта

В проекте необходимо было учесть основные особенности бизнес-процессов по управлению имуществом и арендой, включающие в себя:

сдачу в аренду зданий и помещений вместе с паркингами и парковками, рабочими местами и оборудованием, что приводит к необходимости ведения учета аренды как недвижимого, так и связанного движимого имущества, детализировать объекты учета до рабочего места, иметь актуальную информацию о мебели и оборудовании у арендаторов;
эксплуатацию зданий с уникальной архитектурой и территорий, на которых они располагаются, следовательно, для эффективного планирования размещения собственных сотрудников и арендаторов, необходимо иметь возможность наглядно представлять все особенности внутренней геометрии;
перепланировки помещений и перемещения рабочих мест под собственные нужды и запросы арендаторов, а для этого необходимо всегда иметь под рукой актуальную картину внутренней архитектуры и расположения рабочих мест;
объединение работы различных подразделений Общества: отдел хозяйственного обеспечения, службу эксплуатации, отдел Аренды и Бухгалтерию, отвечающие, соответственно, за:

ведение реестра и данных по недвижимому имуществу;
расположение и инвентаризацию движимого имущества;
актуальную информацию для моделирования зданий и помещений в 3D, перепланировки, размещение рабочих мест и т.д.;
договорные отношения, взаимоотношения с арендаторами и их размещение;
движения денежных средств, формированием проводок и т.д.

Кроме того, перед проектной командой была поставлена задача внедрить разрабатываемую систему в уже сформированную IT-среду Общества с действующими учетными системами и устоявшейся корпоративной информационной архитектурой. В ходе проекта удалось не только органично встроить новую учетную систему в уже существующую структуру и организовать необходимые информационные потоки, но и разработать уникальное рабочее место менеджера с визуальной системой подбора помещений и рабочих мест для сдачи в аренду.

Важным фактором для реализации проекта стал правильный выбор программы визуализации пространственного детализированного представления помещений с учетом находящегося в них имущества и рабочих мест.
Для решения задач 3D-визуализации модели были выполнены на базе российской BIM-системы "Renga".

Также в рамках проекта разработана уникальная система отображения рабочих мест, позволяющая визуально определить статус размещенного сотрудника.

Вместе с тем реализована интеграция системы со сторонним ПО для передачи данных по помещениям с привязкой к ним рабочих мест для проведения дальнейших работ по инвентаризации движимого имущества и ТМЦ.

Публикации о проекте

Компания "ЛУН-ИНВЕСТ" автоматизировала процессы управления недвижимостью на базе решения "1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП"

Дополнительная информация к описанию проекта

Сотрудничество продолжается: вводятся в управление новые объекты недвижимости, выполняется техническая и методическая поддержка пользователей, 3D-моделирование новых зданий. Планируется расширение функциональности системы в части специализированной управленческой отчетности для высшего руководства, мобильных личных кабинетов арендаторов, построение маршрутов для посетителей зданий.

Результаты проекта

В ходе реализации проекта автоматизации были решены следующие задачи:

Систематизировано ведение реестра объектов недвижимости.
Разработана автоматизированная процедура ввода в систему данных об оценке объектов недвижимости.
Разработано уникальное рабочее место менеджера, позволяющее простым визуальным выбором объектов на плане 3D-модели сформировать корзину договора аренды и заполнить договор с минимальными трудозатратами.
Разработана система пользовательских настроек для создания уникального визуального 3D-представления помещений по пользовательским сценариям (арендаторы, статусы, подразделения с различными цветовыми вариациями и сочетаниями).
Автоматизировано ведение договоров доходной аренды с учетом разнообразия аналитики договоров и типов ставок арендной платы.
Автоматизирован учет условий оплаты вплоть до услуги.
Реализован контроль арендной ставки при заключении договора.
Разработаны уникальные сценарии для учета договоров доходной аренды.
Разработаны процедуры передачи в аренду движимого имущества, которое находится в сдаваемых помещениях, а также реализована возможность формировать договор на основе суммы площадей, занимаемых рабочими местами, входящими в тело договора.
Настроено пакетное формирование счетов и актов по аренде в зависимости от принадлежности услуги к тому или иному виду.
Автоматизирован учет условий договоров расходной аренды в зависимости от кадастровой стоимости.
Автоматизирован учет взаиморасчетов с арендаторами, в том числе учет документов начисления и поступивших платежей.
Автоматизирован учет расходной аренды.
Реализован учет рабочих мест в помещениях объектов недвижимости.
Реализован перенос остатков и взаиморасчетов по аренде в информационную систему управления недвижимостью.
Загружены контрагенты и условия договоров, сотрудники и их данные в структуре компании.
Загружены данные по расположению и занятости рабочих мест.
Разработана система уведомлений для контроля своевременности пролонгаций договоров и появления дебиторской задолженности.
Разработаны инструменты работы по претензиям.
Автоматизирован учет расходов по объектам недвижимости.
Реализован пакет управленческой отчетности и отчетности для МОЛ.

Эффекты автоматизации:

Контроль недвижимого и движимого имущества, как в рамках отдельных реестров, так и консолидировано.
Контроль и учет рабочих мест и сотрудников на местах, в том числе в 3D-формате.
Реалистичная визуализация объектов управления.
Возможность ведения управленческого учета по аренде недвижимости в единой базе данных.
Упрощение обмена информацией между подразделениями.
Инструмент наглядной демонстрации текущего состояния на объекте с точки зрения коммерции, эксплуатации и администрирования.
Знакомство с объектами в кратчайшие сроки потенциальных клиентов и новых сотрудников.
Повышение уровня контроля за дебиторской задолженностью.
Возможность финансового анализа по объектам недвижимости с учетом всех доходов и расходов.
Повышение прозрачности данных для оперативного контроля и принятия управленческих решений, в том числе за счет интерактивного взаимодействия с поэтажными планами 3D-модели.
Возможность масштабирования системы для управления другими объектами недвижимости.

Экономический эффект от внедрения

снижение производственных издержек: 20%
увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг: 20%
сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 25%
сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 20%
ускорение обработки заказов: 30%
рост производительности труда в производстве: 35%
ускорение получения управленческой отчетности: 35%