Отраслевые
и специализированные
решения
1С:Предприятие

ООО "Рыболовецкая артель "Народы Севера"

Август 2023
Общее число автоматизированных рабочих мест
60
Цифровые технологии

Цели проекта

Создание единой цифровой системы управления заявками на закупку товарно-материальных ценностей и повышение прозрачности и управляемости процессов документооборота по всей группе компаний в целом.
Подзадачи проекта исходя из цели:

  1. Унифицировать процесс заказа товарно-материальных ценностей для всех подразделений.
  2. Уменьшить временные затраты на передачу документов между исполнителями и руководством, а также между отделами.
  3. Упростить и ускорить процесс создания и оформления документов.
  4. Уменьшить вероятность потери документов благодаря централизованному хранению информации и ее надежной защите от несанкционированного доступа.
  5. Повысить уровень контроля качества, полноты и достаточности содержания документации.
  6. Сделать прозрачной историю создания и согласования каждого документа.

Ситуация до внедрения

Рыболовецкая артель "НАРОДЫ СЕВЕРА" – одно из старейших предприятий по добыче, переработке и оптово-розничной продаже белорыбицы на территории Камчатского края. На сегодняшний день завод входит в группу компаний из нескольких юр. лиц и является одним из лидирующих предприятий в своей отрасли.

В рамках проекта велась работа с данными не только по этой организации, но и по всей группе компаний, ведущей работу по различным направлениям деятельности. Предприятия нуждались в организации единой системы, которая позволила бы консолидировать данные по всем подразделениям, автоматизировать документооборот, сделать прозрачной систему согласования различных документов и формализовать множественные процессы закупок.

До старта проекта весь документооборот велся в MS Excel и на бумаге. Основными проблемами при такой системе были отсутствие информации о сроках и задержки выполнения задач, низкая конфиденциальность данных, потеря документов, ошибки в силу человеческого фактора, задержки в поиске нужных документов. Отсутствие унифицированных шаблонов негативно сказывалось на качестве, полноте и достаточности содержания договоров. Также специфика деятельности – сезонный режим работы и удаленность от основных поставщиков - приводили к тому, что заказавший товарно-материальные ценности для подразделения, принимающий и использующий в работе ТМЦ по данному заказу – разные люди.


Уникальность и инновационность проекта

Внедрение проекта проходило по технологии Waterfall. Для качественного выполнения проекта и выдерживания сроков были сформированы проектные команды с обеих сторон с необходимыми компетенциями. Основной фокус изначально был направлен на внедрение типовых программных продуктов и модульных решений с небольшими доработками. Было проведено обследование существующих процессов согласования и закупки товарно-материальных ценностей группой компаний и на основании этого анализа разработана унифицированная методология. В результате обследования было принято решение о внедрении программного продукта "1С:Документооборот КОРП".

Проектная команда в ходе работ смогла достичь следующих результатов:

  1. Загружен справочник контрагентов из "1С:Бухгалтерия ПРОФ".
  2. Настроена раздельная нумерация для всех видов документов – требование заказчика для ведения журналов. Изначально в "1С:Документооборот", ред. 2.0 была установлена сквозная нумерация независимо от вида документа.
  3. Разработан отдельный отчет по договорам – типовые отчеты, представленные в системе, не устраивали заказчика, поэтому пришлось создать свой отчет с необходимыми данными.
  4. Доработано создание связи между документами "Реестр счетов" и "Счет на оплату" – исключена возможность выбора тех счетов, у которых не установлен статус "Согласовано".
  5. Доработаны документы "Счет на оплату" и "Договор": добавлена новая табличная часть.
  6. Создан отчет "График платежей". Отчет строится на основании двух документов – "Счет на оплату" и "Договор". Добавлены новые реквизиты для отображения данных в новом отчете. Главное условие для отчета – график должен строится относительно новых реквизитов: "Планируемая дата оплаты", "Фактическая дата оплаты" и "Сумма" (типовой реквизит). Это сделано для того, чтобы пользователь точно видел все затраты, которые понесет организация за определенный период/день.
  7. Создан отчет "Заявка на закупку" с возможностью показа всех связанных документов. Типовой отчет не предусмотрен в системе.
  8. Доработан вид документа "Заявка на закупку". Добавлена новая табличная часть в документе. Табличная часть должна заполняться автоматически при загрузке файла формата Excel. Все файлы идут по одному шаблону. Из файла автоматически загружаются данные контрагента и данные по номенклатуре. Вся номенклатура попадает в созданную табличную часть документа.
  9. Прописаны чёткие маршруты согласования документов. Со стороны клиента обучены ответственные за дальнейшее прописывание маршрутов сотрудники.
  10. Настроено делегирование прав каждому пользователю.
  11. Настроены уведомления для почты и самой программы.
  12. Настроено мобильное приложение для получения уведомлений и выполнения задач. Для этого потребовалось вручную сделать настройку VPN каждому пользователю, участвующему в процессах согласования.

Публикации о проекте

Результаты проекта

  1. Унифицированы и формализованы процессы закупки ТМЦ в электронном виде, включая четкие шаблоны документов.
  2. Настроена система автоматических уведомлений пользователям на рабочую почту и в мобильное приложение.
  3. Оптимизирован процесс поиска и подбора документов по запросам.
  4. Сделан более прозрачным и быстрым процесс прохождения документов по контрольным точкам.
  5. Повышена оперативность учёта новых документов в финансовых процессах предприятия.
  6. Сокращена вероятность потери документов.
  7. Повышена безопасность хранения конфиденциальной информации за счёт гибкой модели разграничения доступа к документам.

Экономический эффект от внедрения

  • снижение объемов материальных запасов: 5%
  • снижение производственных издержек: 5%
  • сокращение операционных и административных расходов: 10%
  • сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 10%
  • ускорение обработки заказов: 10%
  • ускорение получения управленческой отчетности: 20%