использование единой системы электронного документооборота всеми компаниями Группы КТЗ;
модификация и доработка программного обеспечения системы электронного документооборота под требования бизнеса и пользователей системы;
унификация процессов документооборота.

Ситуация до внедрения

Группа КТЗ (группа компаний Концерна "Тракторные заводы" - совокупность обществ, образующих с ООО "КТЗ" одну группу лиц) – крупнейшее объединение, интегрирующее проектирование, производство, продажу, обеспечение комплектующими и запчастями, а также сервисное обслуживание техники. Высочайшее качество и конкурентоспособность продукции – основа деятельности компании: от маркетинга и проектирования до отгрузки и сервисного обслуживания. Предприятия Группы КТЗ в качестве системы электронного документооборота с февраля 2022 года используют систему электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот КОРП".

На момент начала проекта система электронного документооборота была внедрена на 10 предприятиях Группы КТЗ, расположенных в городах Москва, Чебоксары, Саранск, с количеством пользователей – 1500 сотрудников. По положительным результатам работы предприятий, работающих в системе, которые отразились в:

- сквозных процессах обмена документами между предприятиями Группы;
- сокращении времени обработки документов внутри Группы;
- прозрачности процессов обработки и контроля исполнения документов внутри Группы;
- минимизации бумажного документооборота

было принято решение о внедрении системы электронного документооборота еще на семи предприятиях Группы и проведении дополнительных работ по модификации и доработке системы, позволяющих учесть возникшие потребности бизнеса и пользователей.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальностью настоящего проекта является:

внедрение в кратчайшие сроки системы электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот" на 7 предприятиях, находящихся в Группе КТЗ, с количеством пользователей 650 сотрудников; расширением региона еще на один город – Канаш, Чувашская Республика;
проведением мероприятий по анализу возникших потребностей пользователей по улучшению функциональности системы, модификация и доработка системы.

Доработки системы были проведены без внесения изменений в конфигурацию системы, что позволяет проводить обновления системы по стандартным процедурам обновления, а пользователи получили обновленный и удобный функционал системы. Изменения внесены в следующие процессы, интерфейсы, реквизиты и документы системы:

Процесс "Согласование до визы"

Механизм "Согласования до визы" - неотъемлемая, устоявшаяся часть бизнес-процесса согласования документов на всех предприятиях Концерна. Вот почему реализовать его отдельным подпроцессом существующего процесса "Согласование" было крайне важно для комфортного использования программы в рамках существующей парадигмы автоматизации документооборота. При реализации были установлены ограничения - срок "Согласование до визы" не должен превышать срока согласования основного документа.

Интерфейс "Ход согласования"

В результате реализованных доработок интерфейса у пользователя всегда под рукой актуальное состояние согласования с учетом всех этапов и процессов "Согласование до визы".

Виза согласования – согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано
Шаг согласования – 1, 2, 3 и т.д. в зависимости от очередности

Шаг согласования до визы – 1, 2 и т.д. в зависимости от очередности

Процесс "Прерывание процесса"
Доработан процесс "Прерывание процесса" согласования. В результате доработок у пользователей появилась возможность прервать процесс, указать причину прерывания и "не потерять" визу. Виза согласующего лица остается в истории согласования и в печатной форме листа согласования с историей.

Интерфейс "Отображение виз в карточке документа"
Во вкладке "Визы" в регистрационной карточке документа отображаются только визы основных согласующих лиц.Визы по задаче "Согласование до визы" отображаются в истории согласования, в процессах и задачах и в листе согласования с историей. В типовой конфигурации "1С:Документооборот" вкладка "Визы" включала все результаты процесса согласования.

Документ "Лист согласования"
"Лист согласования без истории" содержит актуальные визы по основным согласующим лицам. "Лист согласования с историей" содержит актуальные визы по основным согласующим лицам и историю согласования. В истории согласования отображаются:

визы, выданные по задаче "Согласование до визы";
визы, выданные основными согласующими лицами, и помещенные в историю при направлении им повторной задачи "Согласовать";
визы, выданные до прерывания процесса согласования. Результат прерванного процесса согласования переходит в историю с пометками: виза – цикл прерван, комментарий – цикл согласования прерван.

Процесс "Многоадресная рассылка"
Еще одной особенностью документооборота Концерна является множественная адресация почти всех видов документов. Зачастую перед пользователем встает задача направить документ более 10 адресатам и не только в пределах одной компании. Эта необходимость также была учтена при доработке системы. Тип процесса рассылки и способ реализации был настроен с учетом цели и назначения каждого вида документа:

информационно-справочные документы при множественной адресации формируют задачи на ознакомление;
организационно-распорядительные документы всегда имеют обширные листы рассылки и при множественной адресации формируют задачи на ознакомление;
входящие документы при множественной адресации формируют два типа задач: первый – основной адресат по входящему документу (формируется задача на рассмотрение), второй – список дополнительных адресатов (формируется задача на ознакомление).

Интерфейс "Карточка документа"

1. В результате доработки, файлы в карточке документа визуально разделены на основные и вспомогательные, появилась возможность устанавливать порядок файлов по своему усмотрению, переносить файлы из одного блока в другой.

2. Введен реквизит "Ставка НДС", настроен автоматический подсчет суммы НДС в соответствии с выбранной ставкой.

Интерфейс "Подзадача"

В результате доработок в окна просмотра "Задачи" выведены следующие поля:

краткое содержание;
комментарии;
количество вспомогательных файлов.

Печатные формы

Форма "Контрольная карточка". Разработана печатная форма "Контрольная карточка" процесса "Исполнение", кнопка печати данной формы выведена в окно "На контроле".

Публикации о проекте

Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Внедрение системы электронного документооборота на 7 предприятиях с передачей системы в промышленную эксплуатацию осуществлялось в период с февраля 2023 года по август 2023 года включительно. На сроки и качество внедрения большое влияние оказал опыт предыдущего внедрения на предприятиях Группы КТЗ, знание общих требования к процессам документооборота между предприятиями Группы КТЗ. Процессы документооборота внутри предприятий выстраивались и внедрялись исходя из потребностей пользователей и бизнес-процессов предприятий. По имеющемуся опыту работы в системе электронного документооборота с февраля 2022 года пользователями предприятий Группы КТЗ были высказаны пожелания о необходимости изменения интерфейсной составляющей системы типовой конфигурации, исходя из специфики процессов согласования - внесения изменений в типовую процедуру согласования, доработки типовой конфигурации в части многоадресной рассылки документов, расширении реквизитного состава и др.

Результаты проекта

В результате реализации проекта "Внедрение и модификация системы электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот КОРП" было получено следующее:

1. документооборот по 7 компаниям Группы КТЗ перенесен в единую базу, стандартизирован;

2. проведены работы по доработке функционала системы:

2.1. процесс согласования:

в системе реализован механизм "Согласование до визы" (петлевое согласование);
в окна просмотра задач выведена форма "Ход согласования";
реализован механизм прерывания процесса согласования с выводом комментариев в лист согласования.

2.2. многоадресная рассылка:

настроена многоадресное направление документов с учетом видовой принадлежности документа: в переписке – множественные адресаты, в организационно-распорядительных документах – список рассылки, во входящих документах – основной и дополнительные адресаты.

2.3. документы:

созданы 11 дополнительных видов документов, в каждом из которых прописаны по 17 шаблонов с индивидуальным маршрутом движения;
путем индивидуального подхода к каждому виду документа решен вопрос с направлением документов по адресации, настроена автозамена автора процесса на подписанта.

2.4. печатные формы:

доработаны имеющиеся формы листов согласования;
разработана форма контрольной карточки по процессу исполнения, стоящему на контроле.

2.5. интерфейс:

реализовано деление файлов на основные и вспомогательные;
настроен расчет суммы НДС в договорных документах в соответствии с выбранной ставкой.

Экономический эффект от внедрения

снижение себестоимости продукции / услуг: 4%
сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 5%
ускорение получения управленческой отчетности: 3%
ускорение получения регламентированной отчетности: 3%