Информационно-технический центр "ЗемЛесПроект" эффективно управляет проектами благодаря внедрению "1С:Документооборот КОРП"

Цели проекта

Автоматизация полного цикла управления проектной деятельностью компании, начиная от планирования и заканчивая формированием необходимой отчетности по проектам.

Ситуация до внедрения

Образованный в 2010 году ООО "ИТЦ "ЗемЛесПроект" изначально проявил себя не только исполнителем, но и новатором, который подошел к своей деятельности со всей ответственностью: решая поставленные задачи для клиентов, специалисты центра разрабатывали и апробировали на практике различные технологии и методики, направленные на усовершенствование и оптимизацию всего цикла работ, связанных с инженерными изысканиями и последующим оформлением разрешительной документации, и добились в этом значительных успехов, что незамедлительно сказалось на работе компании.

Сегодня информационно-технический центр "ЗемЛесПроект" выполняет широкий спектр инжиниринговых услуг, как в Сибирском федеральном округе, так и в других субъектах РФ. Компания располагает всеми необходимыми для заявленных работ лицензиями и допусками саморегулируемых организаций, а также имеет специализированное техническое оборудование и программное обеспечение. Сотрудники информационно-технического центра обладают богатым опытом производства работ, активно взаимодействуя при этом с органами государственной власти, научными и образовательными учреждениями для более оперативного и эффективного решения поставленных задач.

Знакомство и начало сотрудничество между компаниями ИТЦ "ЗемЛесПроект" и "1С:Первый Бит" началось в 2014 году с задач автоматизации регламентированного учета и расчета заработной платы.

В 2022 году появилась потребность в автоматизации бизнес-процесса "управления проектами", т.к. весь документооборот велся в Эксель. Исходя из задач проекта специалистами 1С:Первого Бита было предложено два решения: "1С:Документооборот КОРП" и "1С-Битрикс24". Основываясь на сравнении решений, руководством ИТЦ "ЗемЛесПроект" было принято решение в пользу 1С:ДО КОРП, т.к. функционально программа соответствовала бизнес-процессам компании.

Уникальность и инновационность проекта

Выполненные работы по внедрению системы "1С:Документооборот КОРП" в части управления проектами:

• Основные настройки: настройки программы, заполнение справочников;
• Моделирование процессов учета: внесение плановых данных, настройки пользователей для моделирования, создание контрольного примера, настройка отчетов, демонстрация функционала программы на контрольном примере;
• Проектирование и разработка функционала подсистемы учета: написание Технического задания на доработки системы, переработка функционала по требованию заказчика, разработка дополнительных отчетов, выявленных на этапе моделирования на основании технических заданий;
• Подготовка к эксплуатации: настройки пользователя, подготовка матрицы прав пользователей, настройка мобильного приложения, настройка управления оповещениями, разработка пользовательских инструкций;
• Опытно-промышленная эксплуатация: консультационное сопровождение в процессе ведения учета.

Разработанный функционал:

1. Доработка виджетов с целью быстро и наглядно идентифицировать задачи в работе в разрезе статусов задач и стадии исполнения проекта: добавлен признак в карточку задачи для идентификации задач в разрезе "Анализ" либо "Проект". Созданы полномочия для предоставления прав к интерфейсу виджетов начальной страницы для руководителей подразделений и пользователей.
2. Доработка поля "Отчет исполнителя" с целью корректировки отчета исполнителя в завершенных задачах: доработан функционал задач пользователей таким образом, чтобы поле "Отчет исполнителя", а также прикрепляемые к нему файлы, ссылки были доступны для корректировки для задач, имеющих статус "Завершена". Данная возможность предоставляется пользователям, имеющим соответствующее полномочие "Изменение отчета исполнителя завершенных задач". Также каждое изменение поля "Отчет исполнителя" или прикрепленных к нему файлов/ссылок фиксируется в истории выполнения.
3. Доработка списка задач, чтобы в списках "Задачи мне" и "Задачи от меня" видеть проект и заказчика для задач: доработаны формы списка задач "Задачи мне" и "Задачи от меня" таким образом, чтобы в левой колонке списка отображались реквизиты "Проект" и "Заказчик" (из проекта), если они заполнены, должна быть возможность осуществить отбор и сортировку по этим реквизитам. Также эти реквизиты отражаются в описании задачи в правой части формы списка вместе с реквизитами "Автор", "Исполнитель" и пр. При открытии задачи реквизиты "проект" и "заказчик" отражаются аналогично в части описания задачи.
4. Оповещение об исполнении задач для отключения возможности проверки задач для руководителя проекта: доработан функционал создания процессов по проектным задачам таким образом, что при отправке задачи на исполнение не создавалась задача на проверку исполнения для руководителя проекта. Для этого при создании процесса по проектной задаче автоматически очищается поле "проверяющий" и "сроки проверки" и в зависимости от их заполнения происходит проверка: требуется ли создать задачу на проверку для руководителя проекта или нет. Эти поля также можно заполнять вручную, если потребуется необходимость проверки выполнения задачи.
5. Постановка задачи исполнителю в момент выполнения предшествующей, чтобы задачи по проекту, имеющие предшественников ставились в работу сразу по завершении задачи-предшественника вне зависимости от планового срока начала задачи, если установлен соответствующий признак у задачи: доработан функционал автоматического запуска проектных задач после завершения задачи-предшественника вне зависимости от планового срока начала данной задачи. При установленном в карточке задачи ограничении "как можно раньше" задача будет ставиться на исполнение сразу после завершения задачи предшественника вне зависимости от плановых сроков. В иных случаях задача будет ставиться на исполнение в плановые сроки.
6. Корректировка отчета по проектам в целях необходимости в отчете по проектам видеть результат по исполнению задачи: доработан типовой отчет "Проектные задачи" ("Текущее состояние проектных задач") таким образом, что при изменении варианта отчета появилась возможность добавить поле "Результат выполнения", которое содержит наименование задачи процесса по каждой проектной задаче и результат выполнения этой задачи (значение реквизита "Результат выполнения" из карточки задачи). Данные выводятся по всем задачам процесса по каждой проектной задаче. Также создан вариант отчета включающий эти поля. Данные по указанным полям отчета выводятся аналогично типовому функционалу вывода исполнителей.

Публикации о проекте

• Автоматизация проектной деятельности в ООО "ИТЦ ЗЕМЛЕСПРОЕКТ" на базе программы 1С:Документооборот КОРП

Результаты проекта

1. Создано единое информационное пространство для пользователей информации
2. Контроль за исполнением проектов
3. Автоматизирован процесс постановки задач исполнителям и контроля за выполнением задач
4. Создан архив документов в разрезе проектов и систем согласования документов
5. Увеличилась скорость коммуникаций внутри организации.

Экономический эффект от внедрения

• сокращение трудозатрат в подразделениях, 30%
• ускорение получения управленческой отчетности, 20%
• сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг, 20%
• ускорение обработки заказов, 30%