В угледобывающем холдинге "Колмар" внедрили систему электронного документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП", редакция 2.1

Цели проекта

Основная цель проекта - развитие единого информационного пространства по процессам административного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений за счет решения следующих задач:

• уменьшение временных затрат на передачу документов между исполнителями и руководством, а также между отделами;
• упрощение и ускорение процесса создания и оформления документов, без потери качества;
• уменьшение вероятности потери документов благодаря централизованному хранению информации и ее надежной защите от несанкционированного доступа;
• упрощение аудиторской проверки благодаря возможности быстрого доступа к всей необходимой информации;
• возможность создания электронных архивов документов, что значительно упростит и ускорит работу со старыми документами и уменьшит затраты на их хранение.

Этапы проекта

Перед началом проекта был проведен анализ существующих документопотоков группы компаний и на основании этого анализа была разработана методология, которая стала основой частного технического задания.

В результате были определены функциональные блоки, требующие автоматизации и определена приоритетность.

Было принято решение распространить контур внедрения на все управляемые общества и начать внедрение во всех восьми организациях одновременно.

Прототип системы включал в себя следующие блоки:

1. Входящие документы: добавлен реквизит «Ответственный исполнитель» и автоподстановка «Ответственный за обработку резолюции», участвующие в маршрутизации документа.
2. Исходящие документы: добавлен инструмент заявки на создание нового контрагента при создании документа, при этом подписание и отправка письма не задерживается, если нужного контрагента нет в базе; добавлена вкладка «Доп. согласующие» в форме документа, в этой вкладке пользователь может указать согласующих и выбрать порядок согласования; автоматизирован выбор бланка организации при указании организации; настроена авторегистрация, автозаполнение бланка регистрационным номером, датой регистрации и визуализацией ЭП, и автоматическая конвертация документа в PDF после подписания УКЭП; автоматизировано заполнение номенклатуры дел и списание в дело после окончания процесса.
3. Табели учета рабочего времени: настроена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом», реализована визуализация подписей и автоконвертация в PDF, процесс согласования и подписания происходит в «1С:Документооборот».
4. Информационно-справочные документы: унифицированы маршруты движения документов за счет скриптов и условий маршрутизации (с 40 до 5 видов); добавлены вкладки «Доп. согласующие» и «Лист ознакомления» в форме документа; доработан выбор бланка в зависимости от темы обращения; настроена авторегистрация, автозаполнение бланка регистрационным номером, датой регистрации, визуализацией ПЭП и автоматическая конвертация документа в PDF; доработана вставка табличной части виз согласования в бланк документа; автоподписание документа автором.

Ситуация до внедрения

Угледобывающий холдинг «Колмар» объединяет промышленные предприятия по добыче и переработке коксующихся углей, расположенные на территории Нерюнгринского района Республики Саха (Якутия), а также сбытовые и логистические структуры. Горно-обогатительные комплексы «Денисовский» и «Инаглинский» являются якорными резидентами территории опережающего социально-экономического развития «Южная Якутия». По итогам 2022 года компания вошла в топ-5 производителей коксующегося угля среди угледобывающих предприятий России. В компании трудятся 6,3 тысячи человек.

На начальном этапе была сформирована уникальная команда специалистов, которые принимали непосредственное участие в организации движения документов на предприятии и знали о проблемах и трудностях не понаслышке.

На момент начала реализации проекта, были выявлены следующие основные проблемы, которые необходимо было устранить:

• потеря времени из-за необходимости пересылки бумажных документов между городами;
• долгий поиск требуемых документов;
• утрата документов;
• большие сроки обработки документов.

Для устранения этих проблем и достижения поставленных целей, было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Внедрение позволит создать эффективные механизмы управления бизнес-процессами, снизить количество процессов, связанных с бумажной документацией, и обеспечить быстрый доступ к актуальным данным. Была необходима единая информационная система, удобная для сотрудников всех управляемых обществ, учитывающая специфику каждого предприятия и динамичность законодательства.

Такой системой стал 1С:Документооборот, так как данная система вписывается в уже имеющийся ИТ-ландшафт предприятия, в учетном поле которого центральное место занимают продукты 1С, обладает широкими возможностями по интеграции, стоимость и скорость внесение изменений в систему минимальна среди других конкурирующих систем. Плюсом также было то, что в штате компании уже имелись технические специалисты 1С, способные доработать систему.

Уже привычный для большинства офисных сотрудников страны интерфейс и основные механизмы взаимодействия продуктов 1С снижают затраты на обучение персонала функциональности нового ИТ-сервиса к минимуму. Мобильное приложение значительно сократит задержки и ускорит процесс принятия решений: быстрый и удобный доступ к информации о бизнес-процессах и документах позволит принимать решения быстрее и с большей точностью.

Уникальность и инновационность проекта

1. Большое количество юридических лиц, входящих в контур внедрения — 8.
2. Разница в часовых поясах — 6 часов.
3. Маршруты движения документов унифицированы за счет скриптов и условий маршрутизации, количество маршрутов сокращено с 40 до 5 видов.
4. Использование динамической роли маршрутизации.
5. Уникальные автоподстановки и дополнительные условия на языке 1С.
6. Дополнительные вкладки «Доп. согласующие» и «Лист ознакомления» в форме документа.
7. Реализовано создание заявки на создание нового контрагента при создании исходящего документа.
8. Автоматизировано заполнение номенклатуры дел и списание в дело.
9. Автоматизирован выбор бланка организации при указании организации.
10. Реализовано уведомление при постановке задач недействительным сотрудникам.
11. Реализовано уведомление при постановке дублирующих задач.
12. Реализован сервис быстрой вставки штампов в документы форматов jpeg, png, pdf без замедлений, потери качества и увеличения объёма файла.
13. Система интегрирована в корпоративную шину для отражения событий документооборота в смежных системах «в реальном времени». Типовая бесшовная интеграция используется только для интерфейсной части библиотеки интеграции с документооборотом, типовое обновление НСИ регламентными заданиями не используется.
14. Реализована трансляция отсутствий из «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» в «1С:Документооборот», с возможностью автоматического создания делегирования.
15. Реализована система автоматического переименования файлов вложений, созданных по шаблону, аналогично подобному механизму в «1С:Документооборот» редакции 3.
16. «1С:Документооборот» редакция 2.1 интегрирован с «1С:Корпоративный инструментальный пакет 8» и внутренней корпоративной системой мониторинга и аналитики Kolmar X-Vision.

Публикации о проекте

• Внедрение 1С:Документооборот в ООО «УК «КОЛМАР»

Дополнительная информация к описанию проекта

Экономический эффект от внедрения:

• сокращение операционных расходов на бумагу: 75 %;
• сокращение затрат на оргтехнику и расходные материалы: 15%;
• сокращение трудозатрат: 10%.

Результаты проекта

Система электронного документооборота позволяет не только экономить деньги и время, но и серьезно улучшать качество работы компании в целом. Никогда не было так легко отслеживать состояние всех документов в режиме реального времени. Более того, система электронного документооборота улучшает взаимодействие между сотрудниками, позволяет быстрее и точнее решать поставленные задачи и повышает общий уровень доверия в коллективе. Все работают в одном ритме и нет никаких задержек! Всё это «Колмар» достиг благодаря системе электронного документооборота - прогрессивной, удобной и столь необходимой в нашем быстро меняющемся мире.

Начальник отдела «Канцелярия» Зубенко Татьяна Алексеевна:

«Канцелярия вздохнула с облегчением, как только началась работа в системе электронного документооборота! Значительно сократилось время на обработку документов и поручений, появилась возможность отслеживать ход работы с документом, повысился контроль исполнительской дисциплины, случаи утери документов свелись к нулю. Весь коллектив только осваивает основы работы в системе, но плюсы уже налицо».

В результате проекта компания получила:

• возможность удаленной работы с документами из любой точки мира с помощью интернет-браузера и мобильного приложения;
• улучшение взаимодействия между всеми структурами компании и повышение уровня доверия между сотрудниками;
• возможность быстрого доступа к истории изменений документов, что позволяет быстро и точно отслеживать изменения и появление ошибок, а также контролировать работу сотрудников;
• повышение экологической безопасности благодаря сокращению бумажного документооборота;
• повышение исполнительской дисциплины вследствие автоматизации процессов постановки задач и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
• улучшение контроля и управление доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
• повышение качества и оперативность принятия решений;
• возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот.

Количественные результаты проекта:

• > 950 сотрудников подключено в новую систему;
• > 15 000 входящих и исходящих документов обработано в электронном виде;
• > 5 000 документов подписано УКЭП;
• > 50 текстовых и 22 видео-инструкции создано в базе знаний для пользователей;
• > 430 сотрудников прошли обучение;
• > 17 шаблонов маршрутов документов создано;
• > 24 000 процессов стартовано;
• > 15 000 страниц бумаги формата А4 сохранено.
• > среднее время согласования документа сократилось с 3 дней до 2 часов;
• > трудозатраты на создание и подписание документа сократились с 1 дня до 1 часа;
• > время поиска документов сократилось с 1 дня до нескольких минут;
• > процедура регистрации документов ускорилась с 1 дня до нескольких минут.

Заместитель генерального директора - Исполнительный директор, Ширяев Сергей Николаевич:

«Настоящей проблемой для нашей компании был процесс, связанный с внутренним бумажным документооборотом между производственными подразделениями и головным офисом. Внедренная информационная система помогла решить проблемы обмена документами благодаря автоматизации процессов. Теперь всё работает как часы, рассмотрение и визирование документов значительно ускорилось. Также, мне как руководителю, не нужно держать в голове сроки и задачи подчинённых, чтобы их контролировать, система обо всём напомнит автоматически».

Экономический эффект от внедрения

• сокращение затрат в подразделениях, 10%