В угледобывающем холдинге "Колмар" внедрили систему электронного документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП", редакция 2.1

Дополнительная информация к описанию проекта

• сокращение операционных расходов на бумагу: 75 %;
• сокращение затрат на оргтехнику и расходные материалы: 15%;
• сокращение трудозатрат: 10%.

Результаты проекта

Система электронного документооборота позволяет не только экономить деньги и время, но и серьезно улучшать качество работы компании в целом. Никогда не было так легко отслеживать состояние всех документов в режиме реального времени. Более того, система электронного документооборота улучшает взаимодействие между сотрудниками, позволяет быстрее и точнее решать поставленные задачи и повышает общий уровень доверия в коллективе. Все работают в одном ритме и нет никаких задержек! Всё это «Колмар» достиг благодаря системе электронного документооборота - прогрессивной, удобной и столь необходимой в нашем быстро меняющемся мире.

Начальник отдела «Канцелярия» Зубенко Татьяна Алексеевна:

«Канцелярия вздохнула с облегчением, как только началась работа в системе электронного документооборота! Значительно сократилось время на обработку документов и поручений, появилась возможность отслеживать ход работы с документом, повысился контроль исполнительской дисциплины, случаи утери документов свелись к нулю. Весь коллектив только осваивает основы работы в системе, но плюсы уже налицо».

• возможность удаленной работы с документами из любой точки мира с помощью интернет-браузера и мобильного приложения;
• улучшение взаимодействия между всеми структурами компании и повышение уровня доверия между сотрудниками;
• возможность быстрого доступа к истории изменений документов, что позволяет быстро и точно отслеживать изменения и появление ошибок, а также контролировать работу сотрудников;
• повышение экологической безопасности благодаря сокращению бумажного документооборота;
• повышение исполнительской дисциплины вследствие автоматизации процессов постановки задач и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
• улучшение контроля и управление доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
• повышение качества и оперативность принятия решений;
• возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот.

Количественные результаты проекта:

• > 950 сотрудников подключено в новую систему;
• > 15 000 входящих и исходящих документов обработано в электронном виде;
• > 5 000 документов подписано УКЭП;
• > 50 текстовых и 22 видео-инструкции создано в базе знаний для пользователей;
• > 430 сотрудников прошли обучение;
• > 17 шаблонов маршрутов документов создано;
• > 24 000 процессов стартовано;
• > 15 000 страниц бумаги формата А4 сохранено.
• > среднее время согласования документа сократилось с 3 дней до 2 часов;
• > трудозатраты на создание и подписание документа сократились с 1 дня до 1 часа;
• > время поиска документов сократилось с 1 дня до нескольких минут;
• > процедура регистрации документов ускорилась с 1 дня до нескольких минут.

Заместитель генерального директора - Исполнительный директор, Ширяев Сергей Николаевич:

«Настоящей проблемой для нашей компании был процесс, связанный с внутренним бумажным документооборотом между производственными подразделениями и головным офисом. Внедренная информационная система помогла решить проблемы обмена документами благодаря автоматизации процессов. Теперь всё работает как часы, рассмотрение и визирование документов значительно ускорилось. Также, мне как руководителю, не нужно держать в голове сроки и задачи подчинённых, чтобы их контролировать, система обо всём напомнит автоматически».

Экономический эффект от внедрения

• сокращение затрат в подразделениях, 10%