Сокращение времени на работу с документами, перемещение документов.
Снижение количества бумажных документов.
Снижения "потерь" документов.
Цифровизация бизнес-процессов взаимодействия отделов и цехов.
Унификация работы с документами на заводе: согласование документов по утвержденным цепочкам, назначение ответственных за работу с документами в каждом структурном подразделении.
Контроль исполнительской дисциплины всех поручен.

Ситуация до внедрения

Абинский электрометаллургический завод (АЭМЗ) работает с 2010 года и производит полмиллиона тонн арматуры в год, занимая третье место в мире по объемам производства.

Строительство завода началось в небольшом райцентре на западе Кубани в 2008 году. Этот проект стал первой попыткой создать высокотехнологичный металлургический объект в Краснодарском крае. Все этапы реализовывались нетипично быстрыми для таких масштабов темпами, а основное оборудование для строительства было закуплено у немецкой компании SMS-Meer. ООО "АЭМЗ" приступило к работе уже в 2010 году, став всего за несколько лет флагманом экономики Южного федерального округа. Выгодное географическое положение, применение самых современных технологий и большая номенклатура выпускаемой продукции позволили заводу занять третье место по производительности в мире.

Завод активно уделяется внимание экологическому вопросу: на территории налажен раздельный сбор отходов, есть специальные ящики для сброса опасных отходов, продукция производится также из вторичного сырья – металлолома. Уменьшение количества бумажных носителей – это одна из целей внедрения "1С:Документооборота" и еще один шаг в решении экологического вопроса.

Компания обеспечивает рабочими местами до 4,5 тысяч сотрудников и располагается на обширной территории. Скорость строительства и запуска производства были очень сжатыми, поэтому все внимание уделялось производственным процессам, а оптимизацией, например, потоков документооборота, уделяли меньше внимания. Как следствие, нужно отметить наличие проблем территориальной распределённости административных зданий и сложности взаимодействия отделов. В среднем от одного основного отдела к другому приходится пройти 500-700 метров. А путь от самых удаленных подразделений займет 2-2,5 км по самым оптимальным траекториям.

Стремительный рост компании привел к усложнению контроля процессов руководством, снижению оперативности получения данных и исполнительской дисциплины.

Уникальность и инновационность проекта

Ключевой особенностью проекта была необходимость наладить и оптимизировать процессы документооборота под цели и задачи стремительно развивающегося, масштабного для экономики ЮФО высокотехнологичного международного бизнеса.

Проект охватил все процессы (от приема корреспонденции секретарем до оценки руководством эффективности работы завода за год), наладил взаимодействие отделов и цехов, свел до минимума потери времени сотрудниками на передвижение между отделами по обширной территории завода.

Отличительной чертой проекта также можно назвать его быстрый старт и развитие: с момента первого контакта с Заказчиком до начала обследования прошел всего один месяц. Один из процессов был внедрен уже через 2 месяца после старта с целью демонстрации руководству эффективности работы в системе и всех плюсов от ее внедрения.

В рамках проекта было выполнено несколько уникальных технических задач:

Реализован механизм взаимодействия с личным кабинетом Почты России, позволяющий отслеживать исходящие письма прямо из конфигурации "1С:Документооборот";
Реализован механизм "двойной нумерации", благодаря которому удалось расширить типовой функционал конфигурации "1С:Документооборот" и одному внутреннему документу присваивать два номера: подразделения-отправителя и подразделения-получателя;
Реализован гибкий механизм "правила коммуникации", позволяющий управлять разрешенными и запрещенными списками рассылки задач;
Разработан и внедрен механизм размещения на файлах скан-копий и pdf-файлах результатов рассмотрения документов руководящими сотрудниками и виз согласования.

Публикации о проекте

Абинский ЭлектроМеталлургический завод (АЭМЗ) (1С:Документооборот 8 КОРП)

Внедрение "1С:Документооборот КОРП" в Абинский ЭлектроМеталлургический завод, ООО

Результаты проекта

Внедрена конфигурация "1С:Документооборот" во всех основных подсистемах работы с документами;

Организовано единое хранилище документации и связанных с ней поручений на предприятии. Облегчен процесс принятия управленческих решений. Стало возможным оперативное получение данных о движении документов и их статусе обработки, а также ускорена работа с самими документами;

Налажена работа с внутренней, входящей и исходящей корреспонденций в каждом отделе и цехе предприятия. Назначены ответственные за делопроизводство, обрабатывающие документацию;

Автоматизирован учет ежедневных планерок Генерального директора и выдаваемых на этих планерках поручений;

Составлен список видов договоров и маршруты обработки данных видов, в том числе цепочек согласования;

Настроена интеграция с конфигурацией "1С:ERP" в части обмена нормативно-справочной информацией, а также согласованных новых номенклатурных позиций, необходимых в деятельности предприятия, в справочник "Номенклатура";

Автоматизирована работа отдела качества по сбору показателей деятельности основных подразделений завода и анализа этих показателей;

Существенно ускорен процесс обработки заявок на закупку сырья, комплектующих и других, необходимых для функционирования всех отделов предприятия материалов;

Проведено масштабное обучение по работе с конфигурацией "1С:Документооборот" для сотрудников предприятия. Обучение проводилось как разрезе подразделений, так и по группам сотрудников, осуществляющих одинаковые функции в программе.

Экономический эффект от внедрения

сокращение трудозатрат в подразделениях: 50%
ускорение получения управленческой отчетности: 15%
сокращение операционных и административных расходов: 5%
сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 15%
Ускорение обработки заказов: 15%