Выстроить бизнес-процесс по планированию и учету рабочего времени сотрудников;
Автоматизировать подготовку планов по загрузке сотрудников;
Автоматизировать учет рабочего времени сотрудников с учетом всех особенностей различных видов подразделений;
Автоматизировать учет затрат сотрудников по всем необходимым разрезам;
Повысить исполнительскую дисциплину сотрудников;
Снизить затраты на поддержку системы учета рабочего времени.

Ситуация до внедрения

До проекта учет рабочего времени сотрудников велся в зарубежной системе, в которой не были учтены все особенности подразделений, а планирование ресурсов происходило вне систем. Были трудности с контролем учета рабочего времени, проверкой плановых данных по загрузке и сбору информации о затратах по необходимым аналитикам, которые должны быть учтены также в финансовой системе.

В связи с этим перед компанией встали задачи по внедрению дополнительного функционала, такого, как:

Автоматизация учёта рабочего времени сотрудников;
Автоматизация учёта планирования загрузки сотрудников;
Интеграция с системами учета зарплаты и управления персоналом и управления нормативно-справочной информацией.

Уникальность и инновационность проекта

Сжатые сроки проекта и большое количество рабочих мест;
Доработка мобильного приложения для возможности учета рабочего времени;
Еженедельный учет рабочего времени;
Необходимость согласования отчетов о затраченном рабочем времени и плановых данных;
Большое количество особенностей различных подразделений и необходимость планирования рабочего времени на год с возможностью проведения ревизий, для учета которых разработана отдельная подсистема;
Интеграция с "1С:ЗУП" и MDM-решением с использованием RabbitMQ.

Публикации о проекте

Автоматизация учета рабочего времени в компании АДВ с помощью системы "1C:Документооборот КОРП"

Результаты проекта

По итогам проекта "Первый Бит" автоматизировал 700 рабочих мест на базе программного продукта "1С:Документооборот" и 100 мобильных рабочих мест. Внедрение решения позволило компании получить следующие функциональные возможности:

Повышена исполнительская дисциплина. Реализовали удобные рабочие места для сотрудников, помощник создания документов, эргономичный интерфейс документов, функционал руководителей для контроля и доработали мобильное приложение;
Автоматизирована подготовка плановых данных руководителями. Реализовали удобные и функциональные рабочие места для годового планирования загрузки сотрудников с возможностью проведения поквартальных ревизий;
Сокращено время согласования отчетов по плану и факту. Описали и оптимизировали все бизнес-процессы в компании, связанные с учетом рабочего времени, а также реализовали автоматическую отправку отчетов в удобном виде и уведомлений;
Организован учет трудозатрат для финансовой системы. Разработали подсистему, которая позволяет учитывать трудозатраты сотрудников по всем аналитикам, которые используются в финансовой системе, функционал план-фактного анализа и интеграция с "1С:ЗУП";
Снижены затраты на поддержку системы.

Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8" позволило компании "АДВ":

Оперативно получать данные о затраченном времени сотрудников всех агентств по всем необходимым аналитикам;
Контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников;
Осуществлять подготовку плановой загрузки сотрудников;
Оперативно проводить план-фактный анализ трудозатрат;
Получать в системе учета зарплаты и управления персоналом данные о затратах по всем необходимым аналитикам.

Экономический эффект от внедрения

сокращение трудозатрат в подразделениях: 5%
ускорение получения регламентированной отчетности: 10%
сокращение операционных и административных расходов: 10%