Минимизация бумажного документооборота;
Повышение срока создания, обработки и согласования документов;
Структурирование и систематизация исторических документов по преддоговорной и договорной деятельности путем создания архива и удаленного доступа к нему;
Создать инструмент по контролю за сроками и качеством исполнения задач и поручений;
Разработать функционал для работы с контрагентами;
Создать функционал для подготовки и согласованию технико-коммерческих предложений.

Ситуация до внедрения

До начала проекта в компании документооборот велся исключительно на бумажных носителях. Согласование документации между структурными подразделения предприятия занимало от 3‑х недель до месяца. Отсутствовала система по контролю исполнения задач и соблюдением сроков их исполнения. Большой срок согласования документов приводил к тому, что некоторые документы теряли свою актуальность, а некоторые и вовсе терялись.

Постановка задач и взаимодействие между подразделениями и отделами велась в устной форме или посредством электронной почты. Договорные документы в рамках одного контракта были разрознены и никак не учитывались. Исполнения по контрактам велись в ручном режиме или посредством электронных таблиц. Отсутствовала система по контролю за обучением и повышением квалификации персонала, аттестации, тренингам и семинарам.

Учет по работе с клиентами и поставщиками велся в электронных таблицах, что не позволяло в полной мере отслеживать путь взаимодействия с контрагентами. Неудовлетворительными были сроки по получению отчетности для руководства по договорной деятельности предприятия и информации по статусу взаимодействия с контрагентом. Для дальнейшего развития предприятия и улучшения процессов по взаимодействию с контрагентами компания ОАО "НИИК" приняла решение о модернизации системы документооборота.

Уникальность и инновационность проекта

Особенность проекта по внедрению единой системы электронного документооборота заключается в ее масштабе - к системе подключены 100 рабочих мест в 60 подразделениях предприятия, включая удаленные.

Для организации оперативного обмена с другими информационными базами разработаны механизмы обмена данных, которые обеспечивают не только регулярный оперативный обмен, но и имеют резервирование по каналам производительности на случаи отказа основного механизма. Кроме того, в рамках проекта решен ряд технологических задач, которые облегчают работу сотрудников компании:

Разработан механизм параллельного редактирования и согласования документов, который позволяет вносить корректировки и видеть комментарии других участников процесса в режиме реального времени.
Упрощен процесс по созданию документа в системе: автоматически подбирается необходимый шаблон документа на основе его вида и типа, а также выстраивается маршрут согласования и ставятся задачи на ответственных сотрудников.
Разработан гибкий механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных.
Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM).
Создан механизм для постановки отдельных задач и поручений в системе и отслеживания сроков исполнения.
Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс, настроены оповещения пользователей, а также функционал согласования документов по электронной почте или мобильного клиента.
Разработаны специальные наборы атрибутов для быстрого поиска нужных документов в БД.

Публикации о проекте

ОАО "НИИК" автоматизировал систему документооборота и улучшил процессы по взаимоотношениям с контрагентами

Результаты проекта

Реализованы параллельные бизнес-процессы по подготовке, обработке и согласованию документов в компании с помощью "1С:Документооборот КОРП". Время на подготовку и согласование документов сократилось в 3 раза.
На 30% сократилось количество документов, утративших свою актуальность.
Скорость обмена документами между структурными подразделения выросла на 200%.
Количество бумажного документооборота сократилось на 70%. Затраты на материалы сократились на 40%.
Благодаря удобному механизму по поиску нужного документа в системе, время на поиск сократилось на 60%.
Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM). Усилен контроль за соблюдением сроков исполнения задач и поручений. Количество просроченных задач сократилось на 35%.
Время на сбор отчетности в разрезе необходимых аналитик по статусам согласования договоров сократилось в 10 раз.
Повышена лояльность клиентов и поставщиков компании. Ведется работа по наращиванию продаж.

С помощью ЭДО был решен следующий ряд задач:

Согласование договоров;
Согласование ТКП;
Согласование заявок на расход денежных средств;
Согласование счетов;
Согласование заявок на создание номенклатуры в каталоге "1С:ERP УСО";
Согласование проектных спецификаций;
Согласование заявок на замену позиций в оригинально разработанной конфигурации по формированию спецификаций.

Своим мнением о реузльтатах проекта поделился Швейников Андрей Борисович, руководитель ИТ проектов ОАО "НИИК":

"Система документооборота, созданная на предприятии, помогла объединить и систематизировать договорную деятельность компании. Теперь каждый из сотрудников может найти нужный документ, отследить его статус и, при необходимости, поднять полную историю взаимодействия с клиентом. Это особенно актуально при возникновении спорных ситуаций.
Согласование договоров также претерпело изменения — благодаря системе документооборота наша компания не тратит по месяцу на согласование каждого документа, не ждет каждого из участников процесса и не занимается поиском документа, на каком этапе он "завис". Теперь процесс согласования прозрачен: руководство в любой момент может отследить, на каком из этапов находится документ и выполняются ли по нему первоначальные сроки. В результате проекта удалось сократить время на получение отчетности по договорной деятельности и реализовать некоторые виды отчетов, которые еще год назад были недоступны".

Экономический эффект от внедрения

сокращение трудозатрат в подразделениях: 40%
ускорение получения управленческой отчетности: 90%
ускорение получения регламентированной отчетности: 90%
сокращение расходов на материальные ресурсы: 5%