Переход с 1С конфигурации "Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры" 7.7 на "1С:Комплексная автоматизация 2" эксклюзивного дистрибьютора косметики ООО "ЭКОЛЛА-БИО"
Общество с ограниченной ответственностью " ЭКОЛЛА-БИО"
Заказчик проекта: ООО «Эколла Био»
сайт: http://www.ecolla-bio.ru/
Отрасль: Дистрибьюция косметики, оптовая торговля
Специфика: Переход с устаревшей конфигурации «1С:Комплексная Автоматизация 7.7». Отсутствие типовых механизмов выгрузки данных в «1С:Комплексная Автоматиазция 2.4». Доработка для реализации сложного механизма возврата НДС при обратном выкупе у покупателей (возврат нереализованного товара) предусмотренного НК РФ.
Масштаб деятельности: оптовая компания средних размеров, поставляющая косметику в аптечные сети, а также сети ритейла по всей территории РФ
Штат: 30 сотрудников
Бизнес-цели проекта:
-
улучшить взаимодействие склада, бухгалтерии и отдела продаж
-
значительно сократить пересортицу при сборе заказа
-
автоматизация управленческой отчетности
Программный продукт: «1С: Комплексная Автоматизация 2»
Количество автоматизированных рабочих мест (АРМ) (по отделам):
-
отдел продаж: 4
-
склад: 2
-
бухгалтерия: 3
-
директор: 1
Продолжительность проекта: 17 месяцев
Год проведения проекта: 2018-2019
Описание компании
Эколла Био является эксклюзивным дистрибьютором ряда украинских и российских производителей качественной и недорогой косметики на территории Российской Федерации
Цель автоматизации: улучшить взаимодействие склада, бухгалтерии и отдела продаж
Склад получал задания на сборку заказа на бумажных носителях, а сотрудники склада были вынуждены постоянно относить приходные ордера в бухгалтерию (в соседнее здание от офиса). Также бухгалтерия была вынуждена отражать в базе 1С все операции с товарами, хотя это обязанность кладовщика.
Некоторые сотрудники отдела продаж работают в другом офисе далеко от склада. В программе не отражались правильные остатки товара, в результате менеджеры по продажам зачастую не знали реальные остатки и не могли качественно планировать отгрузки поставщикам.
Для улучшения работы склада была проведена инвентаризация, а также внедрено использование штрих-кодов на складе. Запущен механизм планироания отгрузок (с помощью Заказов Клиентов), поддержания минимальных складских остатков по наибоеле часто продающимся позициям. Автоматизирован процесс планирования поставок товара (Заказы поставщикам). Кладовщики начали отражать приход, отгрузку товара самостоятельно в 1С. Избавились от необходимости бегать в бухгалтерию, сократился бумажный документооборот.
Цель: значительно сократить пересортицу при сборе заказа. Пересортица приводила к необходимости платить серьезные штрафы оптовым сетям.
Для решения данной проблемы на складе был установлен сканер штрихкодов, а также введена процедура проверки собранного товара с помощью сканера штрих-кодов. Сама проверка проводится в «1С:Комплексная Автмоатиазция 2».
Цель: автоматизация управленческой отчетности
Управленческая отчетность по прибыли, а также товарные отчеты ранее формировались в Excel. Приходилось тратить немало времени на их подготовку. Продажи по менеджерам было сложно посчитать
За основу были взяты типовые отчеты. Небольшая их настройка и доработка привела к тому, что теперь управленческая отчетность формируется за несколько секунд прямо из базы.
Автоматизация возврата НДС при обратном выкупе:
-
Продали товар на 100 р клиенту (ИП, без НДС) - НДС 18 р. С клиентом договоренность, что часть товара, который не будет продан, выкупаем у них по той же стоимости.
-
Обратно выкупили у клиента товара на 50 р. Нужно восстановить часть НДС, который ранее приняли к учету при продаже пропорционально доли выкупленного обратно товара (в данном примере - 50 %).
Бухгалтер это делала в 7-ке (1С:КА 7.7) следующим образом: На основании с/ф исходящей (формируется на этапе 1) создается с/ф корректировочная. Открывает корректировочную с/ф и вносит правки в нее.
В КА 2.4 такой возможности зайти в с/ф найти не может, а тем более откорректировать. В НК восстанавливать можно только если период между этапом 1) и 2) был менее 1 года.
Метод решения задачи:
Была сделана доработка базы - реализации операций:
|
Операция |
Дебет счета |
Кредит счета |
|
Оприходован принятый от покупателя возвращенный качественный товар |
41 |
62 |
|
Учтен НДС, предъявленный покупателем при возврате |
19 «НДС по приобретенным ценностям» |
62 |
|
Возвращены денежные средства покупателю за возвращенный качественный товар |
62 |
51,52 и др. |
Выводы
-
За счет внедрения современной системы автоматизации возможно качественное улучшение работы всех подразделений организации. Это приводит к значительному сокращению рутинных операций, выполняемых как рядовыми сотрудникаи, так и руководством. В результате высвобождается время на стратегическое планирование у топ менеджмента.
-
Важно поддерживать в актуальном состоянии системы автоматизации.
Критерии успешности проекта:
-
Подготовка к переходу за 6-10 месяцев до даты перехода
-
Переход на новую программу в начале года
-
Заблаговременное привлечение дополнительных сотрудников на время перехода (3-6 месяцев)
-
Выбор надежного интегратора
Дальнейшие планы по совершенствованию системы автоматизации в компании
В ближайших планах внедрение «1С:Документооборот 8» в организации, а системы штрихкодирования на складе.
Автоматизированы следующие функции:
- Анализ кадрового состава
- Банк и касса
- Бюджетирование, финансовое планирование
- Взаиморасчеты с покупателями
- Взаиморасчеты с поставщиками
- Завершение периода
- Интеграция (встраивание) БЭД
- Кадровый учет
- Комиссионная торговля
- Налоговый учет
- Нематериальные активы
- Оптовая торговля
- Основные средства
- Оформление заказов покупателей
- Оформление заказов поставщикам
- Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
- Подключение торгового оборудования
- Расчет зарплаты
- Расчет зарплаты и кадровый учет
- Расчеты с контрагентами
- Регламентированная отчетность
- Регламентированная отчетность
- Розничная торговля
- Товарно-материальные ценности
- Торговые операции
- Управление денежными средствами (казначейство)
- Управление складскими запасами
- Управленческий учет
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
- Учет продаж ТМЦ
- Учет рабочего времени
- Финансовый анализ
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Клиент купил программных продукт у другого партнера, который не смог оказать услуги по внедрению.
Решение о выборе конфигурации "1С: Комплексная Автоматизация 2" было сделано на основе предыдущего положительного опыта работы с предыдущей версией 1С Комплексная конфигурация "Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры" 7.7.
В новом версии "1С: Комплексная Автоматизация 2" появилось много новых возможностей, таких как: директ-банк, новые механизмы взаиморасчетов, а также благодаря тому, что поддержка старого решения (1С Комплексная конфигурация "Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры" 7.7) была прекращена и отчетность приходилось делать в Excel.
В течении нескольких месяцев мы дорабатывали программный продукт под нужды заказчика, затем на 31.12.2018 начали вводить начальные остатки пропорционально тому, как главный бухгалтер закрывал счета. В начале 2019 года провели комплексное обучение главному бухгалтеру и решали небольшие задачи и вопросы в рамках технической поддержки.
В результате организация смогла сдать отчетность по НДС в срок, сократили количество сотрудников, так как главный бухгалтер смог взять на себя больше обязанностей после автоматизации.
Был произведена автоматизация расчет заработной платы (блок "Зарплата и Управление Персоналом") в "1С: Комплексная Автоматизация 2".
В результате автоматизации заказчик получил:
- современную комплексную систему учета и принятия решений
- единый архив (сканиронных) документов, приложенных непосредственно к документам в 1С (реализации, с/ф, акты и т.д.)
- сократились сроки подготовки отчетности по НДС, налогу с продаж и др.
- сократились ошибки при расчете заработной платы, срок расчета з/п сократился с 2-х дней до 1 часа в месяц
- разработанные управленческие отчеты позволили анализировать различные товарные позиции и группы товаров по маржинальности, также появилась возможность сократить складские запасы
- автоматизация работы склада позволила значительно сократить штрафы при недопоставках и/или пересортице крупным торговым сетям
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
Генеральному директору
ООО «Сэйлз Солюшнс Групп»
А.С. Кулишу
Дата: 13.06.2019
ОТЗЫВ О РАБОТЕ ИТБ КОНСАЛТИНГ
Уважаемый Антон Сергеевич!
ООО «Эколла Био» благодарит коллектив ИТБ Консалтинг за проведенные работы по внедрению «1С: Комплексная Автоматизация 2». Все работы были проведены на профессиональном уровне.
Эколла Био является эксклюзивным дистрибьютором ряда украинских и российских производителей качественной и недорогой косметики на территории Российской Федерации.
Внедренный ПП: 1С:Комплексная Автоматизация 2.
В качестве исполнителя проекта был выбран системный ИТ интегратор «ИТБ Консалтинг» как высокопрофессиональный и надежный партнер, имеющий уникальный опыт и компетенции в автоматизации производственного, финансового и управленческого учета на базе «1C: Комплексная автоматизация 2».
До начала работ учет велся в «1С: Комплексная Автоматизация 7.7» (1С: КА 7.7). Решение о переходе на новую платформу «1С: Предприятие 8» было принято в связи с необходимостью использовать современные возможности учета и автоматизации.
В результате проекта были автоматизированы следующие контуры учета:
• Бухгалтерский учет. Перенесены остатки на начало года, внедрен учет денежных средств, основных средств. Автоматизирован процесс возврата НДС при обратном выкупе непроданного товара у покупателей работающих на упрощенной системе налогообложения (доработка функционала). Автоматизирован бизнес-процесс учета пробников переданных покупателям на безвозмездной основе (доработка функционала. Настроен двусторонний автоматический обмен 1С и банк-клиента платежными поручениями, что сократило время, которое затрачивал ранее бухгалтер для ведения банка.
• Расчет заработной платы. Перенесены остатки на начало года, перенесены обороты за 1 месяц для сверки работы с исторической системой 1С: КА 7.7.
• Складской учет. Сборка заказов осуществляется в этапа: сборка и проверка собранного заказа. Внедрен механизм планирования закупок, поддержания складских запасы на необходимом уровне. Разработана загрузка прайс-листов поставщиков из Excel в 1С (ранее вносился вручную).
• Управленческий учет. Разработаны управленческие отчеты для Топ менеджмента. Руководство получило механизм оперативного контроля просроченной дебиторской задолженности, а также складские отчеты при этом скорость их формирования значительно возросла.
В ближайшее время планируем автоматизацию электронного документооборота при поддержке ИТБ Консалтинг!
Количество автоматизированных рабочих мест: 13
Таблица 1. Эффекты для компании от автоматизации на базе 1С: Комплексная автоматизация 2
№ Описание эффекта для компании
1 Улучшено взаимодействие склада, бухгалтерии и отдела продаж
2 Сократилась пересортица при сборе заказа
3 Сократилось время на формирование управленческих отчетов, расчета прибыльности, оценки работы менеджеров
4 Улучшена работа с НДС при возврате товара
Дата ввода решения в промышленную эксплуатацию – январь 2019 года.
Подтверждаем, что наша компания активно использует внедренное программное обеспечение для автоматизации рабочих мест организации.
В настоящее время осуществляется техническая поддержка и обновления базы.
От лица ООО «Эколла Био» выражаем благодарность проектной команде ИТБ Консалтинг за ответственный подход к решению поставленных задач, инициативу при выработке решений и богатые компетенции команды.
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Оценка работы по 5-ти бальной шкале
Соответствие потребности организации, где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности"
Удобство работы с программой,
где "5" - "работать с программой легко и комфортно"
Оценка качества работы партнера,
где "5" - "работой партнера очень доволен"
Рекомендовали бы коллегам использовать решение 1C: ERP 2 для автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных ниже):
- Да
- Скорее да
- Скорее нет
- Нет
Должность Генеральный директор
Подпись /Рагузина Ж.В./
м.п.
Дата 13.06.2019
С уважением,
ООО «Эколла Био»
Генеральный Директор /Рагузина Жанна Вячеславовна/
Отзыв клиента
